Multilokalt arbete formade Tullens verksamhetslokaler – koncentrering av lokaler sparar även energi

Tullen är en myndighet som är verksam i hela Finland och har ett stort antal verksamhetsställen runt om i landet. Utrymmena i Tullens största kontorslokal, huvudkontoret i Böle förvaltningscentrum, koncentrerades år 2023. När en stor del av de anställda kan arbeta flexibelt på distans har behovet av fysiskt utrymme minskat betydligt. Genom att avstå från onödiga utrymmen kan Tullen också bedriva sin verksamhet mer energieffektivt.

År 2023 minskade Tullens största kontorsenhet i Böle kontorsytan med sammanlagt 35,15 procent, dvs. cirka 2 700 kvadratmeter. Resultaten av den undersökning av utnyttjandegrad som genomfördes år 2022 visade att det inte längre fanns något behov av utrymmen av tidigare storlek. Den främsta orsaken till detta är Tullens flexibla modell för multilokalt arbete, som möjliggör omfattande distansarbete inom många arbetsuppgifter. Minskandet av lokalerna genomfördes också utifrån riktlinjerna i statens lokalstrategi och Tullens egna energisparmål. 

Med projektet gällande mindre lokaler sökte man flera fördelar, såsom besparingar i lokalkostnader, bättre utnyttjande av lokalerna, en effektivare och mångsidigare arbetsmiljö samt möjlighet att minska miljöpåverkan till exempel genom att minska energiförbrukningen. 

Vi sparar på väggarna, inte på människorna

I projektet övergavs en del utrymmen, varför de återstående lokalerna och deras användningsändamål måste planeras noggrant. Effektiv användning av lokaler och olika arbetszoner gör arbetet smidigt, och utsedda arbetspunkter används inte längre. Ett annat mål är att de renoverade lokalerna ska stöda lagarbete och kommunikation genom att erbjuda olika typer av samarbetszoner. 

Tullens lokaldirektör Miia Asikainen, anser att reformen är framtidsinriktad och viktig med tanke på genomförandet av Tullens lokalstrategi: 

– Tullens lokalstrategi fokuserar på flera aspekter, såsom effektiv lokalanvändning, beaktande av framtida behov, kostnadseffektivitet och hållbarhet. Det är också viktigt att lokalerna stöder en verksamhet som ger resultat. 

Tullen måste även fortsättningsvis ta stor hänsyn till vilka utvecklingsbehov som finns för lokalerna samt utveckla dem så att de blir så kostnadseffektiva som möjligt.

- Som den tidigare förvaltningschefen Hannu Lappi konstaterade, vi föredrar att lägga pengar på människor snarare än på väggar, betonar Miia.

Vid sidan av distansarbete vill man också bevara möjligheten till möten

Trots kostnadstrycket fortsätter Tullen att utveckla sina lokaler med tanke på framtiden. Kontorens framtid ser mångsidig ut i takt med att arbetskulturer och teknologin utvecklas. 

– Distansarbete och flexibla arbetsmodeller kommer att fortsätta växa, men kontoren kommer att förbli viktiga mötesplatser, samarbetsfrämjare och kulturbyggare, säger Miia.

Dessutom blir kontoren mer flexibla och mångsidiga och erbjuder olika platser att arbeta på och tjänster enligt de anställdas behov. Teknologins roll på kontoren kommer också att fortsätta att växa, till exempel genom smarta utrymmen och virtuella samarbetsplattformar. Framtidens kontorsarbete förenar målen flexibilitet, teknologi, gemenskap och hållbarhet och erbjuder samtidigt de anställda bästa möjliga prestation och välbefinnande.

Text: kommunikationsassistent Hanna-Kaisa Salmi, lokalchef Miia Asikainen