Arkivering av importförtullningsdokument

När tulldeklarationen har ingetts elektroniskt, ska importören ha hand om arkiveringen av förtullningsdokumenten. Med importör avses den aktör som angetts som deklarant i importdeklarationen. Dokument behöver inte lämnas till Tullen för arkivering.

Endast importdeklarationer som undantagsvis inlämnats i pappersform jämte bilagor arkiveras fortfarande vid Tullen.

Vem har arkiveringsskyldighet?

Det är antingen importören eller dennes ombud som ansvarar för arkiveringen av importdokumenten. Importföretaget ansvarar själv för arkiveringen i följande fall:

• Importören gör deklarationen själv.
• Importören anlitar ett direkt ombud.
• Importören anlitar ett direkt ombud med garantens ansvar.

Ombudet ansvarar däremot för arkiveringen av sådana elektroniska importförtullningar där ombudet ingett importdeklarationen på importörens vägnar som ett indirekt ombud.

Även om importföretaget skulle vara ansvarigt för arkiveringen, kan importören också ge ombudet i uppdrag att sköta den.

Privatpersoner har samma skyldighet att arkivera sina importdokument som företag.

Vilka dokument ska arkiveras?

Exempel på dokument som ska arkiveras är kommersiella dokument som hänför sig till tulldeklarationen och importen. Sådana är t.ex. fakturor, frakt- och transportdokument, ursprungsintyg samt dokument gällande ändringssökande. 

Deklaranten ska förvara och arkivera förtullningsbeslut och beslut om frigörande som denne fått från Tullen, om det i bokföringslagen eller annan lagstiftning förutsätts att dessa ska arkiveras. Till exempel i mervärdesskattelagen förutsätts det att förtullningsbesluten arkiveras som en del av bokföringsmaterialet. 

Dokumenten kan arkiveras antingen i elektronisk form eller pappersform. Ett tillstånd eller något annat dokument som en myndighet med sin underskrift, stämpel eller på annat motsvarande sätt bestyrkt ska dock alltid förvaras i pappersform. Detta krav gäller t.ex. för följande dokument som ska uppvisas för att man ska erhålla förmånsbehandling vid import:

• ursprungscertifikat FORM A
• varucertifikaten EUR.1-, EUR-MED- och A.TR.
• av exportören i exportlandet undertecknade faktura- och ursprungsdeklarationer som inte innehåller den godkända exportörens tillståndsnummer.

Var ska dokumenten arkiveras?

Dokument i pappersform ska förvaras i Finland, antingen hos importören eller enligt uppdrag t.ex. på en revisions- eller bokföringsbyrå eller hos ombudet. 

Förtullningsdokumentens tillförlitlighet, autenticitet, integritet och beviskraft ska bibehållas under hela arkiveringstiden.

Hur länge ska dokumenten arkiveras?

Dokumenten ska arkiveras i sex (6) år. Tiden börjar räknas från utgången av det kalenderår då Tullen har fattat beslutet om frigörande av varorna till importförfarandet.

Tullen kan begära dokument

Tullen har rätt att kontrollera de arkiverade dokumenten som hänför sig till tulldeklarationen. Vid behov kontaktar Tullen importörens kontaktperson i tullärenden och ber om att få se dokumenten. Dokumenten ska tillställas Tullen omedelbart. 

Dokument som arkiverats i elektronisk form ska vid behov lämnas till Tullen i en allmänt använd lagringsform.

Om importören slutar med sin verksamhet eller går i konkurs ska arkiveringsmaterialet överföras till Tullen för arkivering. Om ett företag till vilket arkiveringen enligt uppdrag har överförts slutar med sin verksamhet eller går i konkurs ska företaget överföra arkiveringsmaterialet till den uppdragsgivande importören.

Leveransen eller överförandet sker på importörens bekostnad.

Du kan begära en avgiftsbelagd förteckning över deklarationerna som ingetts av ett ombud

Importören på vars vägnar deklarationer inges elektroniskt, kan månatligen få en förteckning över de förtullningar som ombudet gjort som direkt ombud eller som direkt ombud med garantens ansvar. Förteckningen innehåller uppgift om förtullningsbeslutets nummer, förtullningsdag, deklarant, speditör, referens och tilläggsreferens. 

Du kan begära att få förteckningen genom att skicka e-post till adressen arkisto(at)tulli.fi. Handläggningstiden är 2–4 veckor. Tjänsten är avgiftsbelagd.

Obs! Tyvärr kan förteckningar inte ännu fås för de nya deklarationerna för import som har ingetts i Tullklareringstjänsten eller med ett meddelande (UTU). Vi meddelar senare när en sådan här tjänst tas i bruk. Företag får dock enskilda deklarationers beslut genom att själv logga in i Tullklareringstjänsten och söka deklarationerna med hjälp av MRN-referensnumret. Inloggningen kräver Suomi.fi-identifikation och -fullmakt.

Övrigt att beakta