Tuontitullauksen asiakirjojen arkistointi
Kun tulli-ilmoitus on annettu sähköisesti, tuojan on huolehdittava tullausasiakirjojen arkistoinnista. Tuojalla tarkoitetaan toimijaa, joka on merkitty ilmoittajaksi tuonti-ilmoituksessa. Asiakirjoja ei tarvitse toimittaa arkistoitaviksi Tulliin.
Vain poikkeuksellisesti paperisena annetut tuonti-ilmoitukset liitteineen arkistoidaan Tullissa.
Kenellä on velvollisuus arkistoida?
Tuontiasiakirjojen arkistoinnista on vastuussa joko tuoja tai edustaja. Tuojayritys on itse vastuussa arkistoinnista seuraavissa tapauksissa:
- Tuoja tekee ilmoituksen itse.
- Tuoja käyttää suoraa edustajaa.
- Tuoja käyttää suoraa edustajaa takaajan vastuulla.
Edustaja on puolestaan vastuussa sellaisten sähköisten tuontitullausten arkistoinnista, joissa edustaja on antanut tuonti-ilmoituksen tuojan puolesta välillisenä edustajana.
Vaikka tuojayritys olisi vastuullinen arkistoinnista, tuoja voi myös antaa edustajalle toimeksiannon arkistoinnista.
Myös yksityishenkilöllä on sama velvollisuus arkistoida tuonnin tullausasiakirjansa kuin yrityksillä.
Mitä asiakirjoja on arkistoitava?
Arkistoitavia asiakirjoja ovat esimerkiksi tulli-ilmoitukseen ja tuontiin liittyvät kaupalliset asiakirjat. Näitä ovat esimerkiksi kauppalasku, rahti- ja kuljetusasiakirjat, alkuperäselvitykset sekä muutoksenhakuun liittyvät asiakirjat.
Ilmoittajan on säilytettävä ja arkistoitava Tullilta saamansa tullaus- ja luovutuspäätökset, jos niiden arkistointia edellytetään kirjanpitolaissa tai muussa lainsäädännössä. Esimerkiksi arvonlisäverolaki edellyttää tullauspäätöksen arkistointia osana kirjanpitoaineistoa.
Asiakirjat voi arkistoida sähköisesti tai paperitallenteina. Viranomaisen allekirjoituksella, leimalla tai muulla vastaavalla tavalla vahvistettu lupa tai muu asiakirja on kuitenkin aina arkistoitava alkuperäisenä paperitallenteena. Tämä vaatimus koskee esimerkiksi seuraavia asiakirjoja, jotka esitetään tuonnissa tullietuuskohtelun saamiseksi:
- FORM A -alkuperätodistukset
- EUR.1-, EUR-MED- ja A.TR.-tavaratodistukset
- viejämaan viejän allekirjoittamat kauppalasku- ja alkuperäilmoitukset, joihin ei sisälly valtuutetun viejän lupanumeroa.
Missä asiakirjoja arkistoidaan?
Paperitallenteiset asiakirjat on arkistoitava Suomessa joko tuojan tiloissa tai toimeksiannon perusteella esimerkiksi tili- tai kirjanpitotoimistossa tai edustajan tiloissa.
Tullausasiakirjojen luotettavuuden, alkuperäisyyden, eheyden ja todistusvoimaisuuden on säilyttävä koko arkistoinnin ajan.
Kuinka kauan asiakirjoja pitää arkistoida?
Asiakirjoja on arkistoitava kuusi (6) vuotta. Aika alkaa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin Tulli on tehnyt päätöksen tavaroiden luovuttamisesta tuontimenettelyyn.
Tulli voi pyytää asiakirjoja
Tullilla on oikeus tarkastaa tulli-ilmoitukseen liittyvät arkistoitavat asiakirjat. Tarvittaessa Tulli kysyy asiakirjoja nähtäväksi tuojan tulliasioiden yhteyshenkilöltä. Asiakirjat on toimitettava Tulliin viivytyksettä.
Sähköisesti arkistoidut asiakirjat on tarvittaessa toimitettava yleisesti käytössä olevassa tallennusmuodossa.
Jos tuoja lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, arkistoitava materiaali on siirrettävä Tulliin arkistoitavaksi. Jos arkistointitoimeksiannon saanut yritys lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, sen on siirrettävä arkistomateriaali toimeksiannon antaneelle tuojalle.
Toimituksen tai siirtämisen kustannuksista vastaa tuoja.
Voit pyytää maksullisen listauksen edustajan tekemistä ilmoituksista
Tuoja, jonka puolesta ilmoituksia annetaan sähköisesti, voi saada kuukausittain listauksen niistä tullauksista, jotka edustaja on tehnyt suorana edustajana tai suorana edustajana takaajan vastuulla. Listauksessa näkyy tullauspäätösnumero, tullauspäivä, tavaranhaltija, huolitsija, viite ja lisäviite.
Voit pyytää listausta sähköpostiosoitteesta arkistoedi(at)tulli.fi. Käsittelyaika on 2–4 viikkoa. Palvelu on maksullinen.
Huom.! Valitettavasti uusista tuonnin ilmoituksista, jotka on annettu Tulliselvityspalvelussa tai sanomalla (UTU), ei saa vielä listauksia. Ilmoitamme myöhemmin, milloin tällainen palvelu otetaan käyttöön. Yritys saa kuitenkin yksittäisten ilmoitusten päätökset kirjautumalla itse Tulliselvityspalveluun ja hakemalla ilmoitukset MRN-viitenumeron perusteella. Kirjautuminen vaatii Suomi.fi-tunnistautumisen ja valtuutuksen.
Ilmoittajalla on velvollisuus arkistoida tulli-ilmoitukseen liittyvät asiakirjat. Jos ilmoittajalla ei tästä huolimatta ole arkistoituna ilmoitukseen liittyvää tullaus- tai luovutuspäätöstä, Tulli voi pyynnöstä toimittaa sen ilmoittajalle jälkikäteen.
Voit pyytää päätöksen sähköpostiosoitteesta arkisto(at)tulli.fi. Tulli perii erikseen toimitettavasta päätöksestä maksun valtion maksuperustelain mukaisesti.
Tulli säilyttää omissa arkistoissaan luovutus- ja tullauspäätöksiä kuusi vuotta. Aika alkaa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin päätös on tehty.