Henkilötietojen käsittely rahavirroissa (veronkannossa)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rahavirrat käsittää Tullin veronkannon ja siihen liittyvän taloushallinnon. Tällä tarkoitetaan tullivelkojen ja -vastuiden, merenkulkumaksujen sekä julkisoikeudellisten ja liiketaloudellisten suoritemaksujen laskutusta, maksunvalvontaa, palautuksia, maksuliikennettä, kassatoimintaa, perintätointa sekä vakuuksien hallintaa ja edellä mainittuihin liittyviä osakirjanpitoja.
Rahavirtojen ulkopuolelle jäävät mm. Tullin toimintamenojen hallintaan liittyvät prosessit, kuten palkkojen, vuokrien ja ostolaskujen käsittely. Näitä taloustietoja käsitellään valtionhallinnon yhteisessä järjestelmässä.
Rahavirroissa henkilötietoja käsitellään seuraavissa yhteyksissä:
- Rahavirtaan (maksatukseen, maksuliikenteeseen ja maksujen valvontaan sekä vakuuksien
- hallintaan) ja perintään sekä verosaatavien asianvalvontaan liittyvät henkilötiedot.
- Rahavirtaprosessiin liittyvien järjestelmien ja sovellusten kehittäminen.
- Rahavirtaprosessiin liittyvien henkilötietojen säilyttäminen.
- Rahavirtaprosessiin liittyvien palveluiden asiakas- ja saavutettavuuspalautteiden käsitteleminen sekä palautteisiin vastaaminen.
- Tullin lakisääteisten tehtävien ja Tullin viranomaismääräyksiin ja -ohjeisiin liittyvien tehtävien hoitaminen.
Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
Henkilötietoryhmät
Henkilöasiakkailta kerätään nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto, kansalaisuus ja ulkomaalaiselta henkilöltä myös matkustusasiakirjan tiedot, kansalaisuus sekä yhteystiedot, kuten sähköposti, puhelinnumero, osoite ja asuinmaa.
Yritysten yhteyshenkilöistä kerätään nimi, asema yrityksessä sekä sähköposti ja puhelinnumero.
Tullin rahavirtaan (maksatukseen, maksuliikenteeseen ja maksujen valvontaan sekä vakuuksien hallintaan) ja perintään sekä verosaatavien asianvalvontaan liittyviä asiointi- ja asiakastapahtumatietoja ovat:
- tullauspäätöksen numero
- yksittäisen henkilön asema
- edustuksen laatu
- saatavan maksajan nimi, joka voi olla eri henkilö kuin velallinen
- maksun palautuksen saajan nimi ja pankkitilinumero
- vakuustakavarikkotapauksiin ja ulosottotilityksiin liittyvät viitetiedot
- tiedot, joilla voidaan yhdistää tullauspäätös komission petos- ja väärinkäytöstapauksen ilmoittamissovelluksessa olevaan tunnukseen
- henkilötiedot ulosottotilanteisin liittyvissä maksukielto- ja tilityserittelyasiakirjoissa: henkilön nimi, henkilötunnus, viittaukset oikeusprosessiin
- henkilötiedot tileistä poistoihin liittyvissä asiakirjoissa: oikeuden tuomiot ja päätökset
- asiakas- ja toimittajatiedot taloushallintojärjestelmässä asiakas- ja toimittajatiedot sekä suorite- ja virhemaksujen tiedot (tullauspäätöksiä vastaavat tiedot) Kieku-järjestelmässä
- manuaalisten veronpalautusten sekä lasku- ja kirjanpitoaineistojen tiedot (tullaus- ja palautuspäätösten tiedot, pankkitilinumerot ja liittymäraportit, joissa on samoja tietoja kuin veloituspäätöksillä ja niiden maksuissa) Handi-järjestelmässä
- henkilöön liittyvät lisätiedot tietojärjestelmien selitekentissä, jotka voivat sisältää viittauksia rikosprosessiin
- vakuuksien hallintaan liittyvät henkilötiedot: vakuuden antavan yksityishenkilön perustietoja, kuten etu- ja sukunimi, yhteystietoja, kuten osoitetiedot, asiakkaan pankkitilinumero ja pankin BIC-tunnus, tullauspäätöksen numero, passitusviite (MRN), passituksen MRN, tulli-ilmoituksen MRN, vakuuden viitenumero (GRN), yritysten yhteyshenkilöiden perustietoja ja yhteystietoja, ulkomaalaisen asiakkaan tunnus (maakoodi ja ulkomaalaisen tunniste, joka on Suomi.fi ulkomaalaisten tunnistautumispalvelusta (FinnAuth) välitetty ulkomaalaisen henkilön tunnus) ja syntymäaika sekä kotimaisen asiakkaan tunnus (maakoodi ja henkilötunnus).
- yritysten vastuuhenkilöiden maksuhäiriötietoihin liittyvät henkilötiedot: nimi ja asema yrityksessä
- verosaatavien perintään ja asianvalvontaan liittyvät tiedot
- maksunlykkäyshakemuksissa ja saavutettavuuspalautteissa olevat henkilötiedot.
Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja saadaan henkilöilta itseltään, ulosottoviranomaisilta, käräjäoikeuksilta, Suomen Asiakastieto Oy:ltä sekä tullaus- ja verotusjärjestelmistä.
Henkilötietojen säännölliset luovutukset
Rahavirroissa käsiteltäviä tietoja luovutetaan ulosottoviranomaisille (koti- ja ulkomaiset), Valtiontalouden tarkastusvirastolle (VTV), Euroopan komissiolle, viranomaisille, joiden puolesta Tulli kantaa tai on kantanut veroja tai maksu-ja (Trafi, Liikennevakuutuskeskus, Verohallinto), keskusrikospoliisille (rahanpesuilmoitukset), Postille (maksukehotukset) ja käräjäoikeuksille sekä muille viranomaisille, jotka hoitavat maksukyvyttömyysmenettelyjä.
Tietoja voidaan viranomaistehtävien hoitamiseen perustuen siirtää Tullin muille toiminnoille tai osapuolille. Lisäksi tietoja voidaan siirtää Kansallisarkistoon siltä osin, kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.
Rahavirtojen henkilötietoja käsittelevät Tullin työntekijät käyttöoikeuksiensa mukaisesti, Verohallinnon henkilöstö roolinsa mukaisesti (yhteiskäyttöisten henkilörekistereiden sisältö) sekä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ylläpitäjät. Rahavirtojen henkilötietoja käsittelevät myös Tullin palveluksessa olevat konsultit sovelluksia ja järjestelmiä kehittäessään.
Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat
Rahavirtaprosessin kautta kertyneitä henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden mukainen aika. Tositteissa, kirjanpitokirjoissa ja muissa kirjanpidon aineistoissa noudatetaan valtion talousarviosta annetun lain (423/1988)) ja kirjanpitolain (1336/1997) määräyksiä. Mikäli lakisääteinen henkilötietojen säilytysperuste on lakannut, tiedot poistetaan Tullin normaalin käytännön mukaan vuosittain tehtävän läpikäynnin perusteella.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot
Pekka Pylkkänen
pekka.pylkkanen(at)tulli.fi