Henkilötietojen käsittely tullauksessa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tullaus (sisältäen tullauksen ja oikaisun toiminnot) käsittelee henkilötietoja tulliselvityksen tekemiseksi ja tullien määräämiseksi tehtävissään, joita ovat

  • tullimenettelyt
    • luovutus vapaaseen liikkeeseen (tuonti)
    • erityismenettelyt
      • passitus (ulkoinen ja sisäinen passitus)
      • varastointi (tullivarastointi ja vapaa-alueet)
      • erityiskäyttö (väliaikainen maahantuonti ja tietty käyttötarkoitus)
      • jalostus (sisäinen ja ulkoinen jalostus)
    • vienti (mukaan lukien väliaikainen vienti, jälleenvienti ja poistuminen)
  • muut tulliselvitykseen liittyvät ilmoitukset
    • väliaikainen varastointi
    • unioniaseman todistaminen
    • hävittäminen
    • luovutus valtiolle
    • turvatietoilmoitukset (saapumis- ja poistumisvaiheen ilmoitukset)
  • tullien, valmisteveron, arvonlisäveron sekä veronluontoisten maksujen määrääminen tavaroiden maahantuonnin tai maastaviennin perusteella ja tämän edellytyksenä olevien tehtävien hoitaminen
  • veroperusteiset ja kauppapoliittiset asiat
  • tuonnin oikaisu (Oikaisutoimi)
    • tullia, Ahvenanmaan verorajaa ja väylämaksuja ja Tullin toimivaltaan kuuluvia muita kolmannen maan maahantuonnin yhteydessä kannettavia tuontiveroja (arvonlisävero, valmistevero) ja maksuja (virhemaksut, suoritemaksut) koskeva jälkiveronkanto ja muutosvaatimusten (palautus, peruutus) käsittely
    • muiden oikaisuvaatimusten käsittely (esim. sitova tariffitieto)
    • tilastomuutosten käsitteleminen
    • jälkiveronkanto ja muutosvaatimusten (palautus, peruutus) käsittely
    • täytäntöönpanon keskeytyspäätösten tekeminen
    • lausuntojen antaminen valitusviranomaiselle
    • ennakkoratkaisujen antaminen
    • huojennushakemusten käsittely
  • viennin oikaisu (Sähköinen palvelukeskus, tullitoimipaikat)
    • vienti-ilmoitusten oikaisu, mitätöinti ja tilastomuutokset
    • passituksen mitätöinti ja peruutus

Henkilötietoja käsitellään myös Sähköisen palvelukeskuksen sanomaliikenteen teknisessä seurannassa ja sanoma-asiakkaiden hyväksymismenettelyssä.

Henkilötietoja käsitellään tullauksen palvelutoiminnan, tulliverotukseen liittyvien menettelyjen ja tietojärjestelmien kehittämisessä sekä tullaustoiminnan oikeellisuuden seurannassa.

Henkilötietoja käsitellään tullauksen toiminnoissa asiakkaiden kysymyksiin ja asiakaspalautteisiin vastattaessa sekä niitä Tullin asiakasneuvonnalle välitettäessä. Asiakaspalveluiden käsittelytoimista on oma selosteensa.

Henkilötietoja käsitellään tullauksen palveluita koskevia saavutettavuuspalautteita käsiteltäessä ja niihin vastattaessa.

Henkilötietoja käsitellään myös tullausta koskevia asiakirja- ja tietopyyntöjä käsiteltäessä ja niihin vastattaessa.

Tullaus käsittelee henkilötietoja myös ulkomaanalusliikenteessä, josta on laadittu erillinen seloste käsittelytoimista.

Henkilötietoja käsitellään Tullin lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi niin kuin tullilaissa (304/2016) ja unionin tullikoodeksissa (EU 952/2013) ja sen nojalla annetuissa säädöksissä säädetään. Rikosprosessista saatujen henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679), kun kyseisiä tietoja käsitellään verotustehtävissä. Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietoryhmät

Henkilöasiakkaista kerätään seuraavat tiedot:  

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet)
  • etu- tai sukunimet, syntymäpäivät, muut puhelinnumerot kuin matkapuhelinnumerot, koti- tai muut osoitteet, kulkuneuvon tunnistetiedot ja passin numerot

  • Internet-osoitteet ja valokuvat (passien ja henkilökorttien kopiot)

  • arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus

  • asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Yritysasiakkaiden vastuu- ja yhteishenkilöistä kerätään seuraavat tiedot:

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet)
  • etu- tai sukunimet, syntymäpäivät, muut puhelinnumerot kuin matkapuhelinnumerot, koti- tai muut osoitteet, kulkuneuvojen tunnistetiedot ja passin numerot
  • Internet-osoitteet ja valokuvat (passien ja henkilökorttien kopiot)
  • arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus
  • asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Erityisiin henkilötietoryhmiin (aiemmin käsitteellä arkaluonteiset henkilötiedot) kuuluvia henkilötietoja saattaa sisältyä liiteasiakirjoihin. Tullauspäätöksillä voi olla tietoja, joista voi olla suoraan tai muuhun tietoon yhdistelemällä pääteltävissä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötietoja saadaan asiakkailta, kuljetusyrityksiltä Tullin muilta toiminnoilta/osastoilta ja muilta viranomaisilta kuten Poliisilta ja Verohallinnolta. Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmästä saadaan osoitetietoja ja äidinkieltä koskevia tietoja päätöksiä varten. Suomi.fi-palvelusta saadaan tullauksen palveluihin tunnistautuvan henkilön tietoja.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Tullauksen tietoja luovutetaan asianosaisille.

Tullauksen tietoja luovutetaan Tullin sisällä Tullin muille toiminnoille virkatehtävän hoitamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

Lisäksi tietoja luovutetaan muille viranomaisille virkatehtävien hoitamiseksi viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) ja henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain (639/2015) mukaisesti. Tiedot annetaan silloin, kun tiedonsaantioikeudesta on säädetty laissa erityissäännöksin. Yleisimmin tietoja siirretään pyynnöstä seuraaville viranomaisille lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla silloin, kun pyyntö liittyy viranomaistehtävien hoitamiseen.

Henkilötietoja luovutetaan tullaukseen liittyen myös seuraaville toimijoille:

  • Valtioneuvoston kanslian julkaisemalle, Edita Publishing Oy:n kustantamalle Viralliselle Lehdelle yleistiedoksiantoja varten
  • Kauppakamarille ATA carnet -asioiden tietoja
  • Kansallisena TIR-takaajayhdistyksenä toimivalle Suomen Kuljetus ja Logistiikka SKAL ry:lle sekä takaajaketjun kansainvälisenä organisoijana toimivalle kansainväliselle maantiekuljetusten liitolle (IRU, International Roadtransport Union) TIR-tietoja
  • Euroopan komissiolle tietoja tavaran vapaaseen liikkeeseen luovuttamisesta ja viennistä tullietuusjärjestelmien ja kauppatoimenpiteiden valmistelemista, valvontaa ja petosten torjuntaa varten sekä sitovien tariffitietojen käytön valvomiseksi ja veronkannon varmistamiseksi arvonlisäverottomissa tuontimenettelyissä
  • muille Euroopan unionin jäsenmaille viennin ennakkotietosanomia
  • muille yhteiseen passitusalueeseen kuuluville Euroopan unionin ulkopuolisille maille, jotka ovat passitussopimuksen osapuolia, passituksen tietoja
  • Venäjän tullilaitokselle Euroopan komission välityksellä TIR-passituksen tietoja
  • Euroopan petostorjuntavirastolle (OLAF) petostutkintaan ja -torjuntaan
  • Maksuvälityspalvelu Paytrail Oyj:lle luovutetaan Tullin asiakkaiden henkilötietoja (nimitiedot, maksun sum-ma, viite ja maksutapatiedot), jos asiakas on valinnut asiointipalvelussa maksutavaksi Paytrailin. Lisäksi asiakkaan sähköpostiosoite välittyy Paytrailille maksuvahvistusviestin lähettämistä varten

Tullauksen henkilötietoja siirretään Kansallisarkistoon siltä osin, kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Tullauksen henkilötietoja käsittelevät Tullin työntekijät, jotka hoitavat tullauksen ja oikaisun tehtäviä tai tarvitsevat työtehtävissään tullauksen ja oikaisun tietoja.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja voidaan käsitellä automaattisessa päätöksenteossa, jonka mahdollistava yleislainsäädäntö on astunut voimaan 1.5.2023. Automaattisesta päätöksenteosta on kyse silloin, kun viranomaisen päätös syntyy ilman ihmisen myötävaikutusta. Automaattisesta päätöksenteosta kerrotaan aina asiointitapahtuman alussa ja automaattisesti tehtyihin ratkaisuihin voi hakea muutosta oikaisuvaatimuksella.  Myös alaikäisiin kohdistuvia päätöksiä voidaan ratkaista automaattisesti.

Tulli ei hyödynnä henkilötietojen käsittelyssä profilointia.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Tullaukseen kertyneitä henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden tai määritellyn säilytysajan mukainen aika. Säilytysajat on täsmennetty Tullin tiedonhallintasuunnitelmassa. Säilytysajat vaihtelevat yhdestä kymmeneen vuoteen asiakirjatyypin mukaan. Kun henkilötietojen säilytysaika on päättynyt, tiedot poistetaan Tullin normaalin käytännön mukaan vuosittain tehtävän läpikäynnin perusteella.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Jouni Ukko
jouni.ukko(at)tulli.fi