Tullin Omat tiedot –palvelun kehittäminen

Tietosuojaseloste sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 mukaiset tiedot rekisteröidylle luonnolliselle henkilölle siitä, miten rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään silloin, kun hän on ilmoittautunut vapaaehtoiseksi asiakasosallistujaksi Tullin Omat tiedot –palvelun käyttäjätestaukseen. Rekisteröity edustaa työnantajaansa (yritysasiakas).

Vapaaehtoisia osallistujia haetaan Tullin asiakasverkostoista.  Ilmoittautuneiden tietoja ei yhdistetä asiointitapahtumiin Tullin kanssa.

Rekisterin tietosisältö

Käsittely koskee seuraavia henkilötietoja:

  • sähköpostiosoite tai puhelinnumero
  • tarvittaessa tallenne testaustilaisuudesta eli Skype-tallenne. Skype-kokouksissa osallistujasta tallentuu mahdollinen profiilikuva, videokuva, ääni, chat-palstalle kirjoitetut keskustelut sekä IP-osoite.

Lisäksi ilmoittautumisvaiheessa kysytään osallistujan kokemus Omat tiedot –palvelun käytöstä. Tätä tietoa ei yhdistetä Tullin asiakastietoihin tai todellisiin tullaustapahtumiin.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 a -kohta: Rekisteröity on antanut
suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

  • Asiakasymmärryksen kerääminen Tullin palvelujen kehittämiseksi 
  • Kehitteillä olevan Tullin Omat tiedot -palvelun testaaminen näiden palveluiden oikeilla käyttäjäryhmillä

Tietojen säilytys ja luovuttaminen

  • Henkilötietoja säilytetään Tullin tietojärjestelmissä, joihin on rajattu pääsy myös Tullin sisällä. 
    • Testaukseen osallistumisesta sovitaan sähköpostitse.
    • Etätilaisuudet järjestetään Skype-ohjelmalla tai Teamsillä.
  • Henkilötietoja käsittelevät vain kehittämistyössä mukana olevat virka- tai työsuhteiset Tullin työntekijät.
  • Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin rekisteröity henkilö on mukana tässä selosteessa tarkoitetussa käyttäjätestauksessa. Ilmoittautumiseen liittyvät henkilötiedot ja mahdolliset Skype-tallenteet hävitetään, kun testaustilaisuuden sisältö on purettu.  
  • Henkilötietojen poistoa voi pyytää osoitteesta maarit.karhu(at)tulli.fi.
  • Rekisteröidyn henkilön testaustilaisuudessa itsensä kertomasta tai tuottamasta tiedosta tehtyjä koosteita, muistiinpanoja ja muita tuotoksia säilytetään kehittämisen kannalta tarpeellisen ajan. Kyseistä tietoa ei voi yhdistää rekisteröityyn eikä myöskään erottaa muiden vapaaehtoisten osallistujien tuottamasta tiedosta. 
  • Edellä mainittuja koosteita, muistiinpanoja ja muita tuotoksia voidaan käyttää muissa Tullin kehitysprojekteissa. 

Henkilötietojen luovutus

  • Microsoftin ja sen alihankkijoiden kautta testaustilaisuuteen liittyviä tietoja voi siirtyä myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Microsoft on kansainvälinen toimija, minkä vuoksi henkilötietojen suoja ei Skypeä käytettäessä välttämättä toteudu Suomen ja EU:n lainsäädännössä edellytetyllä tavalla.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään Tullin asiakasneuvonnasta ja suoraan henkilöltä itseltään.

Täydennykset

Tietojen käsittelyä ohjaava lainsäädäntö sekä tarkennukset rekisteröidyn oikeuksiin ja henkilötietojen käsittelyn suojaamiseen on esitelty Tullin tietosuojaselosteiden pääsivulla.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Maarit Karhu
maarit.karhu(at)tulli.fi