Henkilötietojen käsittely viestinnässä
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Viestintä vastaa Tullin strategian mukaisesta mediaviestinnästä, verkkoviestinnästä, visuaalisesta ilmeestä, yhteisökuvan monipuolistamisesta ja maineenhallinnasta eri kanavissa. Viestinnän tehtävänä on antaa oikea kuva Tullin toiminnasta ja palveluista, ylläpitää Tullin arvostusta suuren yleisön ja sidosryhmien keskuudessa sekä helpottaa henkilö- ja yritysasiakkaiden asiointia Tullin kanssa. Viestintä vastaa myös Tullin sisäisestä käännös- ja tulkkaustoiminnasta. Lisäksi Viestinnän tehtävänä on huolehtia osaltaan Tullin toiminnan dokumentoinnista ja arkistoinnista.
Viestintä käsittelee henkilötietoja tehtäviensä hoitamista varten seuraavissa tapauksissa:
- uutiskirjeiden, mediatiedotteiden, asiakastiedotteiden sekä häiriötiedotteiden lähettämisen ja jakelun yhteydessä
- erilaisten kutsuvierastapahtumien järjestämisen ja niistä tiedottamisen yhteydessä
- viestinnän palvelujen kehittämistä varten järjestettyjen kyselyjen, puhelinhaastattelujen ja työpajojen yhteydessä
- viestinnän järjestämien kilpailujen yhteydessä
- Tullin toiminnan dokumentoinnin ja arkistoinnin yhteydessä
- Tulli.fi-sivuston ylläpidon ja kehittämisen yhteydessä (evästeet).
Henkilötietojen käsittely uutiskirjeiden, mediatiedotteiden, asiakastiedotteiden sekä häiriötiedotteiden yhteydessä on tarpeen Tullin tiedottamistehtävän suorittamiseksi. Käsittelyperusteena on yleinen etu (6 art. 1 mom. kohta e). Myös Tullin toiminnan virallisen dokumentoinnin ja arkistoinnin yhteydessä käytettyjen henkilötietojen käsittelyperusteena on yleinen etu (6 art. 1 mom. kohta e). Kyselyihin tai viestinnän palvelujen kehittämiseen sekä kilpailuihin osallistujien tietoja käsitellään osallistujien suostumuksen perusteella, kuten myös verkkopalveluiden evästeitä (6 art. 1 mom. kohta e). Tullin järjestämiin tilaisuuksiin osallistuvien henkilötietoja käsitellään osallistujien suostumuksen perusteella.
Henkilötietoryhmät
Uutiskirjeiden, media- ja asiakastiedotteiden sekä häiriötiedotteiden lähettämistä varten tarvitaan vastaanottajan sähköpostiosoite. Uutiskirjeissä käytetään myös seurantaa, joka kertoo, kuinka moni vastaanottajista on avannut kirjeen.
Kutsuvierastapahtumista tiedottamista ja niiden järjestämistä varten käsitellään seuraavia tietoja: osallistujan nimi, sähköpostiosoite, muut tarpeelliset yhteystiedot sekä mahdolliset ruokavaliotiedot.
Kyselyjen toteuttamista sekä viestinnän palvelujen kehittämistä varten käsitellään seuraavia tietoja: osallistujan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero sekä osallistujan puhelimessa tai tilaisuudessa antamat tiedot, jotka sisältävät mahdollisesti henkilötietoja.
Kilpailujen järjestämisen yhteydessä käsitellään seuraavia tietoja: osallistujan nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostisoite ja ikä.
Tullin toiminnan dokumentoinnin ja arkistoinnin yhteydessä käsitellään valokuvissa esiintyviin tunnistettaviin henkilöihin liittyviä tietoja kuvanottopaikasta ja -ajasta sekä mahdollisesti heidän nimitietojaan. Tietoa Tullin valokuvauskäytännöistä.
Tulli.fi-sivuston evästeisiin tallentuu käyttäjän IP-osoite. Evästeiden käyttötarkoitukset on kuvattu käyttöehdoissa.
Henkilötietojen lähteet
Asiakkaat itse välittävät sähköpostiosoitteensa, kun tilaavat uutiskirjeen tai tiedotteen tai ilmoittautuvat mukaan viestinnän palvelujen kehittämiseen tai kilpailuihin.
Kutsuvierastilaisuuksia varten tietoja kerätään asiakasrekisterien tietojen lisäksi sidosryhmien omista julkisista lähteistä ja Tullin sisäisistä henkilökunnan tietoja sisältävistä rekistereistä.
Tulli kuvaa ja videoi toimintaansa sekä sellaisia tilaisuuksia ja tapahtumia, joissa se on mukana.
Henkilötietojen säännölliset luovutukset
Viestinnän hallussa olevia henkilötietoja ei luovuteta suoramarkkinointia eikä mielipide- tai markkinatutkimuksia varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.
Viestintä käyttää uutiskirjeiden ja häiriötiedotteiden jakeluun henkilötietojen käsittelijöitä, joiden kanssa on tehty tietosuoja-asetuksen 28. artiklan mukaiset sopimukset.
Pääsääntöisesti viestinnän käyttämät pilvipalvelut toteutetaan kokonaan EU:n sisällä. Analytiikkapalvelu Hotjarin data sijaitsee EU:ssa mutta joitain teknisiä tukiprosesseja toimii myös Yhdysvalloissa. Tulli on varmistanut riittävän henkilötietosuojan sopimalla käsittelystä palvelun tarjoajan eli tietojen käsittelijän kanssa. Lisätietoja Hotjarin tietosuojasta
Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat
Tilaajat voivat milloin tahansa lopettaa uutiskirjeiden ja tiedotteiden tilauksensa tai peruuttaa lupansa vastaanottaa asiakaskyselyjä viestissä olevan peruutuslinkin kautta. Tämän jälkeen heidän sähköpostiosoitteensa poistuvat lähetyslistalta.
Uutiskirjepalvelun tilaajan sähköpostiosoite poistuu palveluntuottajan järjestelmästä seitsemän päivän kuluttua peruutuksesta.
Viestinnän palvelujen kehittämiseen osallistuvien henkilöiden yhteystiedot poistetaan, kun niiden kuvattu käyttötarkoitus on päättynyt. Tietojen säilytyksen maksimiaika kerrotaan aina tietojen keräämisen yhteydessä. Tietoja säilytetään kuitenkin enintään kaksi vuotta.
Kilpailuun osallistuneita materiaaleja säilytetään enintään vuoden ajan.
Palautelomakkeella kerättyjen tietojen käsittely on kuvattu Asiakaspalvelujen tietosuojaselosteessa.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot:
Mervi Korpiaho
viestinta(at)tulli.fi