Henkilötietojen käsittely ulkomaan alusliikenteessä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus on alusten saapumis- ja lähtöilmoituksiin sisältyvien henkilötietojen kerääminen alusliikennepalvelulain (623/2005) perusteella alusten turvallisuuspäällikköä koskevien henkilötietojen kerääminen jäsenvaltioiden satamiin saapuvia ja/tai satamista lähteviä aluksia koskevista ilmoitusmuodollisuuksista ja direktiivin 2002/6/EY kumoamisesta annetun direktiivin 2010/65/EU perusteella, kansallisen sisäisen järjestyksen ja turvallisuuden varmistaminen, tullilainsäädännön, verolainsäädännön, maahanmuuttolainsäädännön, ympäristölainsäädännön ja terveyttä koskevan lainsäädännön täytäntöön paneminen, ulkomaanliikenteessä olevien alusten miehistön ja matkustajien rajavalvonta rajavartiolain (578/2005) ja tullilain (304/2016) sekä Schengenin rajasäännöstön (Regulation (EC) No 562/2006) perusteella, väylämaksujen toimittaminen ja valvonta väylämaksulain perusteella, ulkomaanalusliikenteen palveluihin liittyvien asiakaspalautteiden ja -kysymysten käsittely ja niihin vastaaminen sekä Portnet-järjestelmää koskevien saavutettavuuspalautteiden välittäminen Liikenne- ja viestintävirasto Traficomille.

Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietoryhmät

Aluksen miehistöstä kerättäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilöllisyystodistuksen laji ja numero, oleskeluluvan tai viisumin laji sekä numero, henkilön arvo tai pätevyys aluksella, syntymäpaikka, kansalaisuus, sukupuoli ja aluksesta poistumistiedot. Terveystietoja kerätään, jos aluksella on ilmoitettu terveysongelmista.

Aluksen matkustajista kerättäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi, syntymäaika, henkilöllisyystodistuksen laji ja numero, oleskeluluvan tai viisumin laji sekä numero, laivaan tulosatama ja laivasta poistumissatama, syntymäpaikka, kansalaisuus, sukupuoli ja aluksesta poistumistiedot. Terveystietoja kerätään, jos aluksella on ilmoitettu terveysongelmista.

Yhtiöiden turvapäälliköistä kerättäviä tietoja ovat etu- ja sukunimi sekä ympärivuorokautiset yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköposti ja faksinumero.

Alusten edustajista kerättäviä tietoja ovat aluksen edustajan yhteyshenkilön etu- ja sukunimi (vapaaehtoinen tieto) sekä käyttäjätunnus.

Varustamoista/laivanisännistä kerättäviä tietoja ovat varustamon/laivanisännän yhteyshenkilön etu- ja sukunimi.

Henkilötietojen lähteet

Ulkomaanalusliikenteessä käsiteltävät henkilötiedot saadaan alusten edustajilta.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Ulkomaanalusliikenteen henkilötietoja luovutetaan muille viranomaisille laissa säädettyjen virkatehtävien hoitamista varten. Tietoja luovutetaan tiedonsiirtoina teknisen käyttöyhteyden välityksellä Tullin valvonnalle valvontakäyttöä varten sekä Rajavartiolaitokselle rajavalvontaa varten.

Ulkomaanalusliikenteen miehistö- ja matkustajatietoja sekä asiakasrekisterin tietoja (sisältäen aluksen edustajien ja varustamoiden tiedot) Portnet-järjestelmässä pääsevät katsomaan erikseen myönnetyillä käyttäjätunnuksilla ulkomaanalusliikenteen edustajat, sataman edustat ja turvapäälliköt, huolintaliikkeet, järjestelmän toimittaja, konesalipalvelun toimittaja, Rajavartiolaitos, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos, Puolustusvoimat, Tullin meriliikenneryhmän, tullivalvonnan ja toimipaikkaosaston henkilöt, Tullin Portnet-kehittämisen vastuuhenkilöt ja Tullin sähköisen palvelukeskuksen päivystäjät. Käyttöoikeuksien laajuus määritellään oikeuksien ja tehtävien mukaan.

Portnet-pääkäyttäjätunnusten haltijoita ovat Tulli, Liikenne- ja viestintävirasto ja järjestelmän toimittaja. Pääkäyttäjätunnuksen haltijoilla on pääsy miehistö- ja matkustajatietoihin, asiakasrekisterin tietoihin sekä käyttäjätunnuksia koskeviin tietoihin.

Ulkomaanalusliikennettä koskevia asiakaspalautteita ja -kysymyksiä käsittelevät tehtäviin määrätyt henkilöt.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Miehistö ja matkustajaluetteloita säilytetään nykytilanteessa kymmenen (10) vuotta Tullin tiedonhallintasuunnitelman mukaisesti. EU NSW Guidelines ohjekirjan mukainen säilytysaika on vähintään viisi (5) vuotta.

Saapuneita asiakaspalautteita ja -kysymyksiä ei säilytetä, vaan ne poistetaan asian tultua käsitellyksi.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Jouni Ukko
jouni.ukko(at)tulli.fi