Henkilötietojen käsittely tilastoinnissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tilastoinnin henkilötietoja käsitellään tilastoinnin johto- ja kehittämistehtävissä, yritystietojen keräämiseksi EU:n sisäkaupassa, tilastotarkastuksia ja- tuotantoa, tilastojulkaisuja ja -palveluja sekä tilastojen jakelua, nettipalautteiden käsittelyä  ja asiakaskyselyjä varten sekä tilastoinnin uutiskirjeiden lähettämistä sekä tilastojärjestelmien testausta varten. Tilastoinnin lakisääteisistä tehtävistä säädetään tilastolaissa (280/2004), tullilaissa (304/2016) ja EU:n tilastoasetuksissa ja -säädöksissä. Näiden lisäksi henkilötietoja käsitellään Tullin viranomaismääräyksiin ja -ohjeisiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Tilastoinnissa henkilötietoja käsitellään myös tilastoinnin palveluita koskevia asiakas- ja saavutettavuuspalautteita käsiteltäessä ja palautteisiin vastattaessa.

Henkilötietoryhmät

Tilastoinnin järjestelmiin tallennetaan henkilöasiakkaan perustiedot (etu- ja sukunimi sekä yhteystiedot, kuten sähköposti, puhelinnumero, osoite ja palvelukieli). Yritysten ja yritysten yhteyshenkilöistä tallennetaan nimet ja yhteystiedot. Tullin tilastointitehtävistä kertyy näiden lisäksi seuraavia henkilötietoja:

  • Tullin asiakasrekisterissä yritysten Intrastat-ilmoittamiseen liittyvät yhteystiedot, joissa Intrastat-yhteyshenkilön nimi. Tiedot kopioidaan myös tilastojärjestelmään.
  • Tullaustapahtumista tilastojärjestelmään siirretään henkilötiedoista vain henkilötunnuksen kahdeksan ensimmäistä merkkiä.   
  • Intrastat-uutiskirjeiden tilaajien sähköpostiosoitteet.
  • Tilastotietojen rekisteröityjen tilaajien tilausten yhteystiedot.
  • Tilastoinnin toimintaan liittyviä tapahtumatietoja ovat Uljas.tulli.fi-palvelun käyttäjien IP-osoitteet, jotka tallentuvat kaikista palvelua käyttävistä. IP-osoitteen lisäksi ei tallenneta muuta tietoja, eikä IP-osoitetta liitetä muihin tietoihin.

  • Asiakkaiden terveydentilaa koskevia tietoja voi sisältyä saavutettavuuspalautteisiin.

Henkilötietojen lähteet

Tilastotiedot saadaan asiakkaalta ja tullaustapahtumista sekä asiakaspalveluista saapuneista asiakas- ja saavutettavuuspalautteista..

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Tilastoinnin henkilötietoja luovutetaan Tilastokeskukselle tilastointitarkoituksiin. Tietoja voidaan viranomaistehtävien hoitamiseen perustuen siirtää tullissa Tullin muille toiminnoille. 

Tilastoinnin henkilötietoja käsittelevät Tullin tilastoinnin henkilöstö, palveluntarjoajien nimetyt sovellusylläpidon henkilöt sekä sellaiset Tullin henkilöt, joilla on pääsy tilastoinnin käyttämiin tietojärjestelmiin.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Intrastat-tietoja säilytetään kaksi vuotta tilastointivuoden päättymisen jälkeen, jonka jälkeen tiedot poistetaan vuosittain käytävän läpikäynnin perusteella. Tilastoinnit säilytetään Kansallisarkiston päätöksen mukaisesti pysyvästi ja ilman henkilötietoja. Asiakaspalautteita ja niihin annettuja vastauksia ei säilytetä. Saavutettavuuspalautteita ja niihin annettuja vastauksia säilytetään pysyvästi.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Olli-Pekka Penttilä
olli-pekka.penttila(at)tulli.fi