Henkilötietojen käsittely Hiilirajamekanismitoiminnossa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tullin Hiilirajamekanismitoiminto vastaa kansallisena toimivaltaisena viranomaisena EU:n Hiilirajamekanismin (CBAM) kansallisesta toimeenpanosta. Siirtymäkaudella (1.10.2023-31.12.2025) henkilötietoja käsitellään kansallisesti vireille tulevien CBAM-hallintoasioiden käsittelyyn (CBAM-raporttien korjaamismenettely, virhemaksujen määrääminen, hakemus siirtymäkauden CBAM-raportin jälkikäteisestä muuttamisesta).

Tullin Hiilirajamekanismitoiminto tarjoaa neuvontaa ja käsittelee sähköpostiosoitteeseen cbamtoimipiste@tulli.fi lähetettyjä talouden toimijoiden kysymyksiä koskien CBAM-siirtymärekisteriin liittyviä tietoteknisiä ongelmatilanteita. Hiilirajamekanismitoiminto käsittelee henkilötietoja myös aloittaessaan ns. korjaamismenettelyn koskien siirtymäkauden raportointivelvollisuuksien laiminlyöntiä. Raportointivelvollisuuden laiminlyönnin johdosta toimijoita kehotetaan toimittamaan puuttuva raportti komission CBAM-siirtymärekisteriin tai korjaamaan virheellinen raportti. Hiilirajamekanismitoiminto voi myös määrätä virhemaksun raportointivelvollisuuden laiminlyönnin johdosta.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Henkilötietoja käsitellään Tullin lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi. Näistä tehtävistä on säädetty Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksessa (EU) 2023/956 hiilidioksidipäästöjen säätömekanismin perustamisesta rajalle ja sen nojalla annetuissa täytäntöönpanoasetuksissa. Lisäksi tehtävistä on säädetty laissa Euroopan unionin hiilirajamekanismia koskevan asetuksen toimeenpanosta. Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Henkilötietoryhmät

Henkilöasiakkaista kerätään seuraavat tiedot:

• etu- ja sukunimet, henkilötunnukset tai syntymäpäivät, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet), koti- tai muut osoitteet
• EORI-numero
• arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli ja kansalaisuus
• asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot. 

Yritysasiakkaiden vastuu- ja yhteishenkilöistä kerätään seuraavat tiedot:

• etu- ja sukunimet, henkilötunnukset tai syntymäpäivät, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet), koti- tai muut osoitteet
• arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli ja kansalaisuus
• asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot. 

Henkilötietojen lähteet

Hiilirajamekanismitoiminnossa käsiteltävät henkilötiedot saadaan Tullin asiakkailta (henkilö- ja yritysasiakkaat) ja komissiolta, joka ilmoittaa Tullille puuttuvista ja virheellisistä CBAM-raporteista. CBAM-tavaroiden tullauksiin liittyvät tiedot saadaan tulliselvitysjärjestelmästä. Tullin asiakkaat voivat ottaa yhteyttä Hiilirajamekanismitoimintoon CBAM-siirtymärekisteriin liittyvissä tietoteknisissä ongelmatilanteissa (sähköpostiosoitteen cbamtoimipiste@tulli.fi kautta).

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Hiilirajamekanismitoiminnon tietoja voidaan luovuttaa asianosaisille.

Hiilirajamekanismin tietoja voidaan luovuttaa Tullin sisällä muille Tullin toiminnoille virkatehtävän hoitamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

Lisäksi tietoja luovutetaan muille viranomaisille virkatehtävien hoitamiseksi viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) ja henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain (650/2019) mukaisesti. Tiedot annetaan silloin, kun tiedonsaantioikeudesta on säädetty laissa erityissäännöksin. Yleisimmin tietoja siirretään pyynnöstä muille viranomaisille lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla silloin, kun pyyntö liittyy viranomaistehtävien hoitamiseen.
 
Hiilirajamekanismin tietoja voidaan luovuttaa komissiolle Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2023/956 hiilidioksidipäästöjen säätömekanismin perustamisesta rajalle ja sen nojalla annettujen delegoitujen asetusten ja täytäntöönpanoasetusten nojalla.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Hiilirajamekanismitoiminnon tietoja, joita kerätään CBAM-siirtymäkauden aikana, säilytetään 10 vuotta lakisääteisten velvoitteiden tai määritellyn säilytysajan mukainen aika. Säilytysajat on täsmennetty Tullin tiedonhallintasuunnitelmassa. Mikäli lakisääteinen henkilötietojen säilytysperuste on lakannut, tiedot poistetaan Tullin normaalin käytännön mukaan vuosittain tehtävän läpikäynnin perusteella.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Jarkko Koho
jarkko.koho(at)tulli.fi