Henkilötietojen käsittely tarkastuksessa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoitus on säädetty henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain (650/2019) 12 §:ssä. Tulli saa käsitellä tulli- ja verovalvonnan suorittamiseksi henkilötietoja Tullille lain perusteella annettavista ilmoituksista ja muista tiedoista, suoritetuista tulli- tai verovalvonnan toimenpiteistä ja niiden perusteella esitetyistä jatkotoimista. Lisäksi saadaan käsitellä tunnistetietoja tarkastuksen perusteella tehdystä tutkintapyynnöstä, rikosilmoituksesta taikka sakon ja rikesakon määräämisestä annetussa laissa (754/2010) tarkoitetusta vaatimuksesta ja ratkaisusta sekä tulli- ja verovalvonnan kohdentamiseksi tavaran maahantuontiin liittyviä tuontitietoja sekä tietoja rajanylitysten määristä ja ajankohdista.

Reaaliaikaisella tarkastuksella tarkoitetaan ennen tulliselvitystä tai verotusta tehtävää fyysisiin ja sähköisiin asiakirjoihin kohdistuvaa tarkastusta, jolla varmistetaan asiakkaan ilmoittamien tietojen oikeellisuus, täydellisyys ja kelpoisuus.

Etupainotteisella tarkastuksella tarkoitetaan ennen luvan tai aseman myöntämistä tai ennen lupamuutoksen hyväksymistä tehtävää tarkastusta, jolla varmistetaan, että hakija täyttää tai pystyy täyttämään luvan tai asiakkuuden ehdot ja vaatimukset sekä toimittamaan luotettavaa tietoa jälkikäteistä valvontaa varten. Etupainotteinen tarkastus voi toimia myös lausuntona jollekin tarkastuksen sisäiselle sidosryhmälle, esim. Lupakeskukselle. Etupainotteinen tarkastus on pääsääntöisesti yrityksen toiminnallisuuden tarkastamista ja painottuu mm. yrityksen, hallinnon, organisaation, kirjanpitojärjestelmän ja sisäisten valvontakeinojen sekä varastotilojen tutkimiseen.

Jälkikäteisellä tarkastuksella eli jälkitarkastuksella tarkoitetaan tullauksen ja verotuksen jälkeen tehtävää tarkastusta, jolla varmistetaan yrityksen toimintaan, lupiin ja menettelyihin liittyvien säännösten ja vaatimusten noudattaminen ja/tai liiketapahtumien verotuksellinen oikeellisuus. Tarkastustavasta riippuen jälkikäteinen tarkastus voi kohdistua joko yrityksen toiminnallisuuteen tai liiketapahtumiin tai molempiin.

Tarkastukseen liittyviä tietoja käsitellään seuraavissa tarkastuksissa:

etupainotteiset tarkastukset

• kirjanpidon tarkastus
• tilatarkastus
• lupa-arviointi
• AEO-arviointi

jälkikäteiset tarkastukset

• yritystarkastus
• asiakirjatarkastus
• tasoseuranta
• muut jälkikäteiset tarkastukset (seurantatarkastus, uudelleen arviointi, menettelytarkastus, va-rastotarkastus ja sisämarkkinatukitarkastus)

reaaliaikaiset tarkastukset

• asiakirjatarkastus.

Henkilötietoryhmät

Henkilöistä kerättäviä tietoja ovat nimet, syntymäaika ja -paikka, henkilötunnus, sukupuoli, äidinkieli, asiointikieli, siviilisääty, kansalaisuus tai kansalaisuudettomuus ja kansallisuus, koti- ja asuinpaikka, ammatti ja koulutus, yhteystiedot, henkilöllisyyden toteamiseksi tarvittavat tiedot asiakirjoista, ulkomaalaisen henkilön vanhempien nimet, kansalaisuus ja kansallisuus, matkustusasiakirjan tiedot sekä muut maahantuloon ja rajanylittämiseen liittyvät tiedot, kulkuneuvon rekisteritunnus, viranomaisen antama asiakasnumero, tieto kuolemasta tai kuolleeksi julistamisesta ja tieto edunvalvonnasta, konkurssiin asettamisesta tai liiketoimintakieltoon määräämisestä.

Henkilötietojen lähteet

Osa henkilötiedoista saadaan henkilöiltä itseltään. Osa saadaan tarkastussuunnitteluvaiheessa ja tarkastusehdotusten tekijöiltä. Tietoja saadaan myös Digi- ja väestötietovirastolta VTJ:stä ja tullausjärjestelmästä.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain  21 §:n mukaisesti muille viranomaisille. Tietoja voidaan luovuttaa EU-sopimusten tai kahden- tai monenvälisten kansainvälisten sopimusten nojalla. Tietojen luovutus voi perustua myös kansalliseen erityislainsäädäntöön. Tietoja voidaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai tietojoukkona.

Tietoja voidaan käsitellä Tullin muissa toiminnoissa viranomaistehtävien hoitamiseen perustuen. Lisäksi tietoja voidaan siirtää Kansallisarkistoon siltä osin, kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Tarkastussuunnitelmat ja niihin liittyvät tausta-aineistot säilytetään 10 vuotta. Tarkastussuunnittelua koskevat ohjeet ja pöytäkirjat säilytetään 25 vuotta. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään tallettamista seuraavan kuudennen kalenterivuoden lopussa.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Pirkko Alamäki-Karkiainen 
pirkko.alamäki-karkiainen(at)tulli.fi