Behandling av personuppgifter i samband med videokonferenstjänster

1. Personuppgiftsansvarig

Tullen

Besöksadress: Böle förvaltningscentrum, Semaforbron 12, 00520 Helsingfors

Postadress: PB 512, 00101 Helsingfors

E-post: kirjaamo@tulli.fi 

Namn och kontaktuppgifter för den personuppgiftsansvariges kontaktperson 
Teams-tjänsten: Marianne Vuolli
Valtoris videokonferenstjänst: Mika Parkkonen

E-postadress: kirjaamo@tulli.fi

Dataskyddsombudets namn och kontaktuppgifter: Anne Mäkisalo

E-postadress: tietosuoja@tulli.fi

2. Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Tullen använder Microsofts Teams-tjänst och Valtoris videokonferenstjänst för att arrangera möten och kommunikation som gäller Tullens verksamhet och tjänster.

3. Grund för behandling av personuppgifter

Behandlingen av personuppgifter i Teams-tjänsten och Valtoris videokonferenstjänst baserar sig på Tullens utförande av en uppgift av allmänt intresse (artikel 6.1 e i allmänna dataskyddsförordningen (EU 2016/679)).

4. Registrerade

Registrerade är de personer som använder Teams-tjänsten och Valtoris videokonferenstjänst.

5. Personuppgifter som behandlas

Tullen samlar in följande personuppgifter om de som använder Teams-tjänsten och Valtoris videokonferenstjänst:

• Namn
• E-postadress

Tullen kan också behandla följande personuppgifter om användarna: 

• Fotografi, om användaren har sparat en profilbild i tjänsten.
• Videobild, om användaren har sin kamera på under mötet.
• Ljud, om användaren har sin mikrofon på under mötet.
• Övriga personuppgifter som användaren har angett i tjänsten, t.ex. i chatt-fönstret.

Tullens personal informeras om behandlingen av personuppgifter i Teams-tjänsten och Valtoris videokonferenstjänst i personalens dataskyddsbeskrivning, som har publicerats på Tullens intranät.

6. Källor till personuppgifter

Personuppgifterna har samlats in av de externa användarna själva.

7. Utlämnande av personuppgifter

Inga uppgifter utlämnas regelmässigt, utan endast i specialfall.

Teams-tjänsten är en del av Microsofts molntjänsthelhet, och således kan Microsoft eller dess underleverantörer ha tillgång till personuppgifterna.

8. Överföring av personuppgifter till tredjeländer

I regel överlåter Tullen inga uppgifter till områden utanför EU- eller EES-området. Teams-tjänsten är dock en del av Microsofts molntjänsthelhet, där uppgifter kan överföras också till tredjeländer. Som grund för dataöverföring står beslut av Europeiska kommissionen om adekvat skyddsnivå i enlighet med artikel 45.1 i dataskyddsförordningen.

9. Tidsfrister för lagring och radering av personuppgifter

Teams-tjänsten: Uppgifter om deltagande i möte sparas tills Tullens huvudanvändare eller användaren själv raderar dem.

Valtoris videokonferenstjänst: Om videokonferensen inte bandas in försvinner uppgifterna efter att mötet avslutats. Om videokonferensen bandas in (t.ex. för utbildning) sparas inbandningen och uppgifterna i systemet i tre månader.

Chattmeddelanden utanför mötena sparas i sex månader. Filer som delats och sparats i systemet sparas i sju dagar.

Logguppgifterna sparas i tjänsten i två års tid.