Behandling av personuppgifter i samband med förtullning

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Vid förtullning (inklusive tullbehandling och omprövning) behandlas personuppgifter för att upprätta tulldeklarationer och fastställa tullar i följande uppgifter:

tullförfaranden
- övergång till fri omsättning
- särskilda förfaranden
  - transitering (extern och intern unionstransitering)
  - lagring (lagring i tullager och frizoner)
  - särskild användning (tillfällig införsel och visst användningsändamål)
  - förädling (aktiv och passiv förädling)
- export (inklusive tillfällig export, återexport och utförsel)
andra anmälningar gällande tulldeklarationer
- tillfällig lagring
- bevisande av unionsstatus
- Förstöring
- överlåtelse till staten
- deklarering av säkerhetsuppgifter (vid införsel och utförsel)
fastställande av tullar, punktskatt, mervärdesskatt samt skattemässiga avgifter på basis av import eller export av varor och skötsel av uppgifter som detta förutsätter
skattebaserade och handelspolitiska frågor
rättelse av import (rättelseförfarande)
- efterbeskattning som gäller tullar, Ålands skattegräns och farledsavgifter och andra importskatter som omfattas av Tullens befogenheter och som uppbärs i samband med import från tredje länder (mervärdesskatt, punktskatt) och avgifter (felaktiga betalningar, avgifter och handläggning av ändringsyrkanden (retur, återkallelse)
- handläggning av andra rättelseyrkanden (t.ex. bindande klassificeringsbesked)
- handläggning av ändringar i statistiken
- handläggning av efterbeskattning och ändringsyrkanden (retur, återkallelse)
- beslut om att avbryta verkställighet
- utgivande av utlåtanden till besvärsmyndigheten
- utgivande av förhandsbeslut
- handläggning av ansökan om lättnad
rättelse av export (Elektroniska servicecentralen, Tullens verksamhetsställen)
- rättelse och annullering av exportdeklaration och ändring av statistiska uppgifter
- annullering och återkallelse av transitering.

Personuppgifter behandlas även i Elektroniska servicecentralens tekniska uppföljning av meddelandedeklareringstrafiken och vid godkännandeförfarande av meddelandedeklareringskunder.

Personuppgifter behandlas för att utveckla förtullningens serviceverksamhet, förfaranden som anknyter till tullbeskattningen och informationssystem samt den juridiska uppföljningen av tullbehandlingsverksamheten.

Personuppgifter behandlas inom förtullningen när kunders frågor och kundrespons besvaras samt när dessa förmedlas till Tullens kundrådgivning. Den finns en egen dataskyddsbeskrivning om hur personuppgifterna behandlas vid kundtjänsterna.

Personuppgifter behandlas när tillgänglighetsresponsen gällande förtullningstjänster behandlas och när denna respons besvaras.

Personuppgifter behandlas också när begäranden om handlingar och information gällande förtullning behandlas och när dessa begäranden besvaras.

Inom förtullningen behandlas även personuppgifter i utrikes fartygstrafik, över vilken upprättats en separat datasyddsbeskrivning.

Personuppgifterna behandlas för att sköta Tullens lagstadgade uppgifter på det sätt som föreskrivs i tullagen (304/206) och unionens tullkodex (EU 2013/952) och i regelverk som utfärdats med stöd av den. På behandlingen av personuppgifter som erhållits i ett brottmålsförfarande tillämpas EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679), då uppgifterna behandlas i beskattningssyfte. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen är att fullgöra den registeransvariges lagstadgade skyldighet.

Personuppgiftskategorier

Följande uppgifter om personkunder samlas in:

För- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner).
För- och efternamn, födelsedatum, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer, hemadresser eller andra adresser, fortskaffningsmedlets kännetecken och passnummer.
Internetadresser och fotografier (kopior av pass och id-kort).
Grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombud, modersmål, servicespråk, medborgarskap.
Uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Följande uppgifter om företagskunders ansvars- och kontaktpersoner samlas in:

För- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner).
För- och efternamn, födelsedatum, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer, hemadresser eller andra adresser, fortskaffningsmedlets kännetecken och passnummer.
Internetadresser och fotografier (kopior av pass och id-kort).
Grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombud, modersmål, servicespråk, medborgarskap.
Uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Personuppgifter som ingår i särskilda kategorier av personuppgifter (tidigare under begreppet känsliga personuppgifter) kan förekomma i bilagor. Tullbehandlingsbeslut kan innehålla uppgifter, utifrån vilka man antingen direkt eller i kombination med andra uppgifter kan härleda uppgifter som ingår i särskilda kategorier av personuppgifter.

Källor till personuppgifter

Personuppgifter erhålls av kunder, transportfirmor, Tullens övriga funktioner/avdelningar och andra myndigheter, såsom polisen och Skatteförvaltningen. Från myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas befolkningsdata-system erhålls adressuppgifter och uppgifter om modersmål för beslut. Från Suomi.fi-tjänsten fås uppgifter om de personer som identifierar sig i förtullningstjänster.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Förtullningsuppgifter lämnas ut till berörda parter.

Förtullningsuppgifter lämnas ut inom Tullen till Tullens övriga funktioner av motiverad anledning som har med utförande av tjänsteåligganden att göra.

Därtill lämnas uppgifter ut till andra myndigheter i syfte att sköta tjänsteåligganden enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/21.5.1999) och lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (650/2019). Uppgifter lämnas ut när det genom specialbestämmelser föreskrivs i lag om rätt till information. Oftast överförs uppgifterna på begäran till följande myndighet med stöd av den lagstadgade rätten till information då begäran gäller skötsel av myndighetsuppgifter.

I samband med förtullning lämnas personuppgifter även ut till följande aktörer:

till Officiella tidningen som publiceras av Statsrådets kansli via förlaget Edita Publishing Oy för offentliga delgivningar
uppgifter om ATA carnet-ärenden till handelskammaren
TIR-uppgifter till Finlands Transport och Logistik SKAL rf som agerar som nationell garanterande sammanslutning för TIR-transporter samt till den internationella vägtransportunionen (IRU, International Roadtransport Union) som agerar som internationell arrangör av garantikedjor
till Europeiska kommissionen uppgifter om frigörande av varor för övergång till fri omsättning och om export av varor för beredning och övervakning av tullpreferenssystem och handelsåtgärder och för bekämpning av bedrägerier med anknytning till dem samt för övervakning av användningen av bindande klassificeringsbesked och för säkerställande av skatteuppbörden vid momsfria importförfaranden
till andra EU-länder meddelanden med förhandsuppgifter om export
transiteringsuppgifter till sådana länder utanför EU som tillhör det gemensamma transiteringsområdet och som är parter i transiteringskonventionen
uppgifter om TIR-transiteringar via Europeiska kommissionen till ryska tullverket
till Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) för undersökning och bekämpning av bedrägerier
Till betalningsförmedlingstjänsten Paytrail Oyj överlåts personuppgifter om Tullens kunder (namnuppgifter, betalningens summa, referens och uppgifter om betalningssätt), om kunden har valt Paytrail som betalningssätt i tjänsten. Därtill förmedlas kundens e-postadress till Paytrail för att en betalningsbekräftelse ska kunna skickas.

Personuppgifter från förtullningar överförs till Riksarkivet till den del som de omfattas av bestämmelserna om varaktigt förvar.

Personuppgifter som hänför sig till förtullning behandlas av sådana anställda vid Tullen som utför uppgifter inom förtullning och omprövning eller som behöver förtullnings- och omprövningsuppgifter i sina arbetsuppgifter.

Automatiserat beslutsfattande och profilering

Personuppgifter kan behandlas i automatiserat beslutsfattande genom allmän lagstiftning som trädde i kraft den 1 maj 2023. Automatiserat beslutsfattande innebär att ett myndighetsbeslut fattas utan mänsklig medverkan. Kunden informeras alltid om automatiserat beslutfattande i början av ärendets handläggning och ändring i automatiserade avgöranden kan sökas genom en begäran om omprövning. Också beslut som gäller minderåriga kan fattas automatiskt.

Tullen använder inte profilering i behandlingen av personuppgifter.

Tidsfrister för lagring och radering av personuppgifter

Personuppgifter som samlats in i samband med förtullning sparas så länge som de lagstadgade förpliktelserna förutsätter eller som annars fastställts. Förvaringstiderna har specificerats i Tullens informationshanteringsplan. Förvaringstiderna varierar mellan ett och tio år beroende på dokumenttyp. När personuppgifternas lagringstid upp-hör raderas uppgifterna enligt normalt förfarande vid Tullen på basis av en årlig genomgång.

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson och mera information

Jouni Ukko
jouni.ukko(at)tulli.fi