Behandling av personuppgifter vid kommunikationen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter
Tullens kommunikationsenhet ansvarar i enlighet med Tullens strategi för Tullens mediekommunikation, webbkommunikation, visuella profil och för rykteshanteringen i olika kanaler samt för att göra Tullens image mångsidigare. Kommunikationsenhetens uppgift är att ge en korrekt bild av Tullens verksamhet och tjänster, upprätthålla uppskattningen för Tullen bland den stora allmänheten och intressentgrupperna samt att göra det lättare för privat- och företagskunder att sköta sina ärenden hos Tullen. Kommunikationsenheten svarar också för Tullens interna översättnings- och tolkningsverksamhet. Därtill har kommunikationsenheten till uppgift att ha hand om dokumentering och arkivering av Tullens verksamhet.
Kommunikationsenheten behandlar personuppgifter för att sköta sina uppgifter i följande fall:
- i samband med avsändning och distribution av nyhetsbrev, mediemeddelanden, kundmeddelanden och meddelanden om störningar
- i samband med organisering av och informationen om olika evenemang för inbjudna gäster
- i samband med enkäter, telefonintervjuer och workshoppar som genomförs för att utveckla kommunikationstjänster
- i samband med tävlingar som arrangeras av kommunikationsenheten
- i samband med dokumentering och arkivering av Tullens verksamhet
- i samband med utveckling och underhåll av webbplatsen tulli.fi (kakorna).
Behandlingen av personuppgifter i samband med avsändning och distribution av nyhetsbrev, mediemeddelanden, kundmeddelanden och meddelanden om störningar är nödvändig för genomförande av Tullens informationsuppgift. Behandlingsgrunden är allmänt intresse (art. 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning). Också i samband med officiell dokumentering och arkivering av Tullens verksamhet är behandlingsgrunden allmänt intresse (art. 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning). Uppgifter om dem som deltar i enkäter och utvecklingen av Tullens tjänster samt tävlingar behandlas med deltagarnas samtycke, likaså e-tjänsternas kakor (art. 6.1 e i EU:s dataskyddsförordning). Personuppgifterna om dem som deltar i Tullens tillställningar behandlas med deltagarna samtycke.
Personuppgiftskategorier
För avsändning av nyhetsbrev, medie- och kundmeddelanden samt meddelanden om störningar behövs mottagarens e-postadress. I fråga om nyhetsbrev följs också hur många av mottagarna öppnar brevet.
I samband med informationen om olika evenemang för inbjudna gäster och vid organisering av dem behandlas följande uppgifter: deltagarens namn, e-postadress, andra behövliga kontaktuppgifter samt eventuella uppgifter om diet.
För genomförande av enkäter samt för utveckling av tjänster behandlas följande uppgifter: deltagarens namn, e-postadress, telefonnummer samt uppgifter som deltagaren uppgett i telefonen eller under tillställningen och som kan innehålla personuppgifter.
I samband med organisering av tävlingar behandlas följande uppgifter: deltagarens namn, adress, telefonnummer, e-postadress och ålder.
I samband med dokumentering och arkivering av Tullens verksamhet behandlas uppgifter om de personer som kan identifieras på fotografier samt uppgifter om var och när fotografierna tagits samt eventuellt dessa personers namnuppgifter. Information om Tullens principer för fotografering
I kakorna på webbplatsen tulli.fi sparas användarens IP-adress. Användningsändamålen för kakorna beskrivs i användarvillkoren.
Källor till personuppgifter
Kunderna förmedlar själva sina e-postadresser när de prenumererar på nyhetsbrev eller meddelanden, eller när de anmäler sig till tävlingar eller till utvecklingen av kommunikationstjänster.
För tillställningar avsedda för inbjudna gäster samlas uppgifter utöver från kundregistret också från intressentgruppers egna officiella källor och från Tullens interna register som innehåller uppgifter om personalen.
Tullen fotograferar och spelar in sin verksamhet samt sådana tillställningar och evenemang som den deltar i.
Regelbundet utlämnande av personuppgifter
Personuppgifter som kommunikationsenheten innehar utlämnas inte för direktmarknadsföring och inte heller för opinions- eller marknadsundersökningar, om det inte separat bestäms om utlämnande av uppgifterna för dessa ändamål.
Kommunikationsenheten anlitar för distribution av nyhetsbrev och störningsmeddelanden personuppgiftsbiträden med vilka avtal ingåtts enligt artikel 28 i dataskyddsförordningen.
Molntjänster som kommunikationsenheten huvudsakligen använder genomförs helt och hållet inom EU. Analysverktyget Hotjars data finns i EU men några tekniska stödprocesser fungerar också i Förenta staterna. Tullen har säkerställt ett tillräckligt skydd av personuppgifter genom att avtala om behandlingen av uppgifterna med tjänsteleverantören, dvs. personuppgiftsbiträdet. Mera information om Hotjars dataskydd
Tidsfrister för lagring och radering av personuppgifter
Prenumeranter kan när som helst avbryta prenumerationen på nyhetsbrev och meddelanden eller återkalla tillståndet till skickandet av kundenkäter via en annulleringslänk i meddelandet. Därefter raderas deras e-postadress från sändlistan.
E-postadressen för den som prenumererar på nyhetsbrev raderas från tjänsteproducentens system sju dagar efter att prenumerationen annullerats.
Kontaktuppgifterna för dem som deltar i utvecklingen av kommunikationstjänster raderas när deras beskrivna användningsändamål har upphört. Maximitiden för lagring av uppgifter anges alltid när uppgifterna samlas. Uppgifterna förvaras dock i högst två år.
Material som deltagit i tävlingar lagras i högst ett år.
Behandlingen av uppgifter som samlats in via responsblanketten beskrivs i dataskyddsbeskrivningen för e-tjänsterna.
Den personuppgiftsansvariges kontaktperson och mera information:
Mervi Korpiaho
viestinta(at)tulli.fi