Tullens föreskrift 9/2016 om arkivering av handlingar vid elektronisk deklarering

1. Huvudprinciperna vid arkivering

Varje deklarant som lämnar in deklarationer eller på vars vägnar deklarationer lämnas in elektroniskt ska själv ha hand om arkiveringen av handlingarna.

Handlingarna ska inte tillställas Tullen, om inte författningarna eller Tullen så särskilt bestämmer. 

Deklaranten ska dock arkivera sina handlingar lika noggrant som Tullen sköter om sina egna arkiv.

2. Arkiveringsplats

Handlingarna ska arkiveras hos deklaranten, om inte arkiveringen getts i uppdrag åt t.ex. en räkenskaps- eller bokföringsbyrå eller ett ombud.

3. Arkiveringsmaterialets förvaringssätt

Handlingarna kan förvaras i pappersform eller i ett maskinläsbart datamedium enligt bokföringslagen. Ett tillstånd eller någon annan handling som en myndighet med sin underskrift, stämpel eller på annat motsvarande sätt bestyrkt ska dock förvaras i ursprunglig form. Handlingar som förvaras i ett maskinläsbart datamedium ska vid behov kunna tas fram i läsbar form och skrivas ut på papper.  Deklaranten ska arkivera handlingarna så att handlingarnas tillförlitlighet, autenticitet, integritet, användbarhet och beviskraft bibehålls. Deklaranten ska också skydda och organisera sitt arkiv på ett behörigt sätt.

4. Ställande av handlingar till Tullens förfogande

Tullen ska vid behov lätt och utan onödigt dröjsmål kunna granska handlingarna. Deklaranten ska på begäran på egen bekostnad överföra handlingarna till sådan form som godkänns av Tullen och tillställa Tullen handlingarna utan dröjsmål. Tullen kan kräva att sådana handlingar som förvaras i ett maskinläsbart datamedium tillställs Tullen i en allmänt använd lagringsform.

Om deklaranten slutar med sin verksamhet eller företaget går i konkurs ska konkursboet på egen bekostnad överföra arkiveringsmaterialet till Tullen för arkivering. Om ett företag till vilket arkiveringen enligt uppdrag har överförts slutar med sin verksamhet eller går i konkurs, ska företaget överföra arkiveringsmaterialet till den uppdragsgivande deklaranten för arkivering.

5. Förvaring av handlingar

Deklaranten ska förvara handlingarna i sex år efter utgången av det kalenderår under vilket beslutet om överlåtelse av varorna till ett tullförfarande fattades.

Andra handlingar inlämnade till Tullen än handlingar som hänför sig till ett tullförfarande ska förvaras i enlighet med det som föreskrivs i bokföringslagstiftningen.

6. Övriga arkiveringsskyldigheter

Utöver denna föreskrift ska man iaktta det som i övrigt bestämts om förvaring av handlingar och uppgifter.

Generaldirektör                                                   
Antti Hartikainen

Chefsjurist                                                           
Arto Lillman