Behandling av personuppgifter i samband med penningflöden (vid skatteuppbörd)

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Penningflöden omfattar skatteuppbörd som utförs av Tullen och anknytande ekonomiförvaltning. Med detta avses utfärdande av fakturor för tullskulder och -säkerheten, sjöfartsavgifter och offentligrättsliga och företagsekonomiska avgifter, förvaltning av betalningsövervakning, återbetalning, transaktioner, kassaverksamhet, indrivning samt garantier och hjälpbokföring som anknyter till dessa.

Penningflöden gäller inte bland annat förvaltningsprocesser för Tullens verksamhetsutgifter, såsom behandling av löner, hyror och inköpsfakturor. Dessa finansiella uppgifter behandlas i statsförvaltningens gemensamma system.

I samband med penningflöden behandlas personuppgifter i följande sammanhang:

Personuppgifter som gäller penningflöden (utbetalningar, transaktioner och betalningsövervakning samt hantering av garantier) och indrivning samt tillsyn av skattefordringar.
Utveckling av system och program med anknytning till penningflöden.
Lagring av personuppgifter med anknytning till penningflöden.
Behandling av kund- och tillgänglighetsresponsen gällande tjänster inom penningflöden samt svaren på responsen.
Skötsel av Tullens lagstadgade uppdrag som hänför sig till Tullens myndighetsföreskrifter och -anvisningar.

Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen är att fullgöra den registeransvariges lagstadgade skyldighet.

Kategorier av personuppgifter

När det gäller personkunder samlas det in namn, födelsetid, personbeteckning, adress och telefonnummer eller annan kontaktinformation, medborgarskap och för utländska personer även resedokumentets uppgifter, medborgarskap samt kontaktinformation, såsom e-post, telefonnummer, adress och hemvistland.

När det gäller företagens kontaktpersoner samlas in namn, ställning i företaget samt e-post och telefonnummer.

Uppgifter om ärenden och kundhändelser som gäller Tullens penningflöden (utbetalningar, transaktioner och betalningsövervakning samt förvaltning av säkerheter) och utsökning samt tillsyn av skattefordringar är

förtullningsbeslutets nummer
enskilda personers ställning
typ av ombudskap
fordringsbetalarens namn, som kan vara en annan person än gäldenären
namn och bankkonto för återbetalningens mottagare
referensuppgifter som gäller kvarstad och redovisning av utsökning
uppgifter med vilka man kan koppla ett förtullningsbeslut till en identifieringsuppgift i applikationen för anmälning av bedrägerier och missbruk
personuppgifter i betalningsförbuds- och redovisningsspecifikationshandlingar i utsökningssituationer: perso-nens namn, personbeteckning, referenser till rättsprocessen
personuppgifter i handlingar gällande avskrivningar från konto: domar och domstolsbeslut
kund- och leverantörsuppgifter samt uppgifter om prestations- och felavgifter (uppgifter som motsvarar förtullningsbeslut) i Kieku-systemet
uppgifter i manuella skatteåterbäringar och i räkningar och bokföringsmaterialet (förtullnings- och återbetalningsbeslut, bankkontonummer och gränssnittsrapporter med samma uppgifter som finns i debiteringsbeslut och betalningen av dem) i Handi-systemet
tilläggsuppgifter om personer i informationssystemens förklaringsfält, vilka kan innehålla hänvisningar till straff-processer
personuppgifter som gäller hantering av garantier: grunduppgifter om den privatperson som ställer garantin (för- och efternamn), kontaktuppgifter (adressuppgifter), kundens bankkontonummer och bankens BIC-kod, förtullningsbeslutets nummer, transiteringens MRN-nummer, tulldeklarationens MRN, garantins referensnum-mer (GRN), grunduppgifter och kontaktuppgifter för företags kontaktpersoner, utländska kunders identifikation (landskod och utlänningens identifieringskod från Suomi.fi- identifieringstjänsten för utländska medborgare (FinnAuth)) och födelsedatum samt finländska kunders identifikation (landskod och personbeteckning).
personuppgifter som anknyter till betalningsstörningar hos företags ansvarspersoner: namn och ställning i företaget
uppgifter som gäller indrivning av skattefordringar och ärendeövervakning.
personuppgifter i ansökningar om betalningsanstånd och tillgänglighetsrespons.

Källor till personuppgifter

Personuppgifterna erhålls från personen själv, utsökningsmyndigheter, tingsrätterna, Suomen Asiakastieto Oy samt förtullnings- och beskattningssystemen.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Uppgifter som behandlas i samband med penningflöden lämnas ut till utsökningsmyndigheter (inhemska och utländska), Statens revisionsverk (VTV), Europeiska kommissionen, myndigheter för vilka Tullen uppbär eller har uppburit skatter eller avgifter (Traficom, Trafikförsäkringscentralen, Skatteförvaltningen), centralkriminalpolisen (anmälningar om penningtvätt), Posti (betalningsuppmaningar) och tingsrätterna samt andra myndigheter som sköter insolvensförfaranden.

I syfte att sköta myndighetsuppgifter kan uppgifterna överföras till Tullens övriga funktioner eller parter. Dessutom kan uppgifter överföras till Riksarkivet i den omfattning som de ska förvaras varaktigt.

I samband med penningflöden behandlas personuppgifter av anställda vid Tullen i enlighet med personernas behörigheter, av anställda vid Skatteförvaltningen enligt vilken roll de innehar (innehållet i gemensamma personregister) samt av operatörer vid Servicecentret för statens ekonomi- och personalförvaltning. Personuppgifter med anknytning till penningflöden behandlas också av de konsulter som Tullen anställt, när dessa utvecklar program och data-system.

Tidsfrister för lagring och radering av personuppgifter

Personuppgifter som samlats in i samband med penningflöden sparas så länge som de lagstadgade förpliktelserna förutsätter. I fråga om verifikat, bokföringsböcker och annat bokföringsmaterial iakttas bestämmelserna i lagen om statsbudgeten (423/1988) och bokföringslagen (1336/1997). När den lagstadgade lagringsgrunden för personuppgifter upphör att gälla raderas uppgifterna enligt normalt förfarande vid Tullen på basis av en årlig genomgång.

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson och mera information

Pekka Pylkkänen
pekka.pylkkanen(at)tulli.fi