Diginurkkien tomutus osaksi organisaation toimintatapoja

Tieto- ja viestintäteknologian (ICT) kehitys on ollut huimaa. Siinä missä painokone oli oman aikakautensa mullistava keksintö, vei kuitenkin satoja vuosia ennen kuin kirjoista tai luku- ja kirjoitustaidosta tuli kaikille saatavissa olevia hyödykkeitä länsimaissa. 1800-luvulla keksittyjen lennättimen ja radion siivittämänä ICT-ala on kehittynyt alati kiihtyvällä tahdilla. Viimeisten muutaman kymmenen vuoden aikana uusimmista teknologioista on tullut sekä työelämän että vapaa-ajan välttämättömyyksiä. Kannettavat tietokoneet, netti, hakukoneet, älypuhelimet, some ja uutuutena tekoäly. Kuinka monta päivää viikossa vietät käyttämättä mitään näistä?

Digiloikalla myös digitaakka

Painettu teksti on paljolti syrjäytetty ja esimerkiksi moni toimisto on siirtynyt lähes paperittomaan toimintaan. Enää ei tarvita riveittäin mappihyllyjä eikä posteljoonin laukku pursua, sillä aineisto säilyy ja siirtyy kätevästi näkymättömissä bittiavaruudessa. Datan määrä ei kuitenkaan ole vähentynyt – päinvastoin. Digitaalisen datan kulutus on kasvanut koko ICT-alan kehityksen ajan ja jatkaa edelleen kasvuaan. Suomalaiset ovat OECD-maiden suurimpia mobiili- ja laajakaistadatan kuluttajia, ja kulutuksen ennustetaan vielä tuplaantuvan 2030-luvulle saavuttaessa erityisesti videosisältöjen kasvun ja tekoälyn käytön vuoksi.

Datalla on kuitenkin kääntöpuolensa. Paperittomassakin toimistossa erilaisia dokumentteja lojuu itse kunkin verkkolevyjen ja sähköpostien kansioissa sekä erilaisten järjestelmien uumenissa. Ne myös helposti unohtuvat, sillä toisin kuin mappiarkiston täyttymistä, ei verkkolevyn datamäärää havaitse yhtä helposti. Digiaineiston huomaamaton kertyminen ei kuitenkaan ole merkityksetöntä, sillä siihen liittyy sekä kustannuksia että ympäristö- ja tietosuojavaikutuksia, tiedonhallintanäkökulmaa unohtamatta.

Tietoa ja digisiivousta

Lokakuun ajan vietimme Tullissa ensimmäistä kertaa Digisiivousviikkoja. Kampanjakuukauden tavoitteena oli lisätä tietoutta digitaalisen aineiston erilaisista vaikutuksista, sekä antaa vinkkejä ja kannustaa diginurkkien tomutukseen. Aiheen rajaamiseksi keskityimme ensivaiheessa sähköpostin ja verkkolevyjen siivoukseen. Saimme kampanjasta pelkästään positiivista palautetta, ja opimme itsekin paljon. Seuraavassa tiivistettynä digisiivouksen hyötyjä ja oppeja kampanjan varrelta.

Miksi digiaineistoja kannattaa siivota?

1. Digitaalisen aineiston säilyttäminen ei ole ilmaista. Mitä enemmän dataa itse kullakin on tallessa ja mitä suurempi organisaatio, sen suuremmat kustannukset. Kallein kustannusvaikutus on turhalla datalla. Kannattaa selvittää, kuinka paljon esimerkiksi sähköpostin tai verkkolevyjen kapasiteetti kustantaa ja viestiä siitä henkilöstölle. Kulut voivat olla yllättävän suuria, ja esimerkiksi suurin yksittäinen datan säilyttäjä saattaa kustantaa toistakymmentä tuhatta euroa organisaatiolle vuodessa. 
2. Mitä vähemmän organisaatiolla on tallennettua dataa, sitä vähemmän sitä voi mahdollisen tietomurron mukana päätyä vääriin käsiin. Tästä päästään kohtaan kolme.
3. Mitä vähemmän organisaatiolla on tallennettua dataa, sitä paremmassa järjestyksessä se todennäköisesti on. Ilman aktiivista tallennetun tiedon järjestelyä tiedonhallinnasta ja asianmukaisesta säilytyksestä on vaikea huolehtia. On hyvä tunnistaa vanhentunut ja tarpeeton tieto, sekä kiinnittää huomiota tiedon luokitteluun ja henkilötietojen säilyttämiseen.
4. Mitä paremmassa järjestyksessä tallennetut aineistot ovat, sitä helpommin voidaan määrittää mahdollisen tietomurron sattuessa sen vakavuus ja kohdentaa tarvittavat jatkotoimet.
5. Digitaalisella aineistolla on myös ympäristövaikutuksia. Käyttäjälle ja organisaatiolle ne ovat usein piilossa, sillä ne eivät näy esimerkiksi sähkölaskussa. Datan siirron lisäksi säilyttäminenkin vie energiaa, ja mitä enemmän dataa on säilössä, sen enemmän se kuluttaa energiaa datakeskuksessa. Lisäksi datan säilytys kuluttaa myös puhdasta vettä, sillä datakeskuksia jäähdytetään. Vedenkulutuksen suuruus riippuu datakeskuksen sijainnista ja jäähdytystavasta.
   
   Digisiivoukselle on siis monta perusteltua syytä. Viimeisimpinä kuitenkin ehkä ne kaikkein tärkeimmät.
6. Diginurkkia kannattaa siivota säännöllisesti. Jos kotona tai työpaikalla ei siivoaisi kukaan kymmeneen vuoteen, paisuu urakka melkoiseksi suoritukseksi. Digiaineistoakin kannattaa siis siivota säännöllisesti, jotta siivottavaa ei olisi ylitsepääsemättömän paljon esimerkiksi ennen eläkkeellä jäämistä.
7. Digisiivouksen pitäisi olla yhtä vakiintunut osa organisaation toimintatapoja ja työkulttuuria siinä missä mappihuoneen siivoaminenkin sen täyttyessä on ollut.  Ottamalla digisiivous osaksi organisaation toimintatapoja ja työkulttuuria, vältytään jatkuvalta lisäkapasiteetin hankkimiselta sekä edistetään kestäviä toimintatapoja tietoturvan, tiedonhallinnan ja ympäristön näkökulmista.

Tullilaiset kannustavat kaikkia pölyttämään diginurkkiaan!

Kirjoittaja: Paula Heikkinen, vastuullisuusasiantuntija