Tullin määräys 9/2016 asiakirjojen arkistoinnista annettaessa ilmoitukset sähköisesti

9/2016

1. Arkistoinnin pääperiaatteet

Jokaisen ilmoittajan, joka antaa tai jonka puolesta ilmoitukset annetaan Tullille sähköisesti, on huolehdittava itse asiakirjojen arkistoinnista.

Asiakirjoja ei toimiteta Tullille, ellei säännöksissä näin säädetä tai ellei Tulli näin erikseen määrää. 

Ilmoittajan on huolehdittava asiakirjojen arkistoinnista samalla huolellisuudella kuin Tulli hoitaa omia arkistojaan.

2. Arkistointipaikka

Asiakirjat on arkistoitava ilmoittajan luona, jollei toimeksiannon perusteella arkistointia ole siirretty esimerkiksi tili- tai kirjanpitotoimiston tai edustajan tehtäväksi.

3. Arkistoaineiston säilytystapa

Asiakirjat voidaan säilyttää asiakirjamuodossa paperitallenteina tai kirjanpitolain mukaisesti koneellisella tietovälineellä. Viranomaisen allekirjoituksellaan, leimallaan tai muulla vastaavalla tavalla vahvistama lupa tai muu asiakirja on kuitenkin säilytettävä alkuperäisenä asiakirjana. Koneellisella tietovälineellä säilytettävät asiakirjat on voitava tarvittaessa saattaa selväkieliseen muotoon ja tulostaa paperille. Ilmoittajan on arkistoitava asiakirjat niin, että asiakirjojen luotettavuus, alkuperäisyys, eheys, käytettävyys ja todistusvoimaisuus säilyvät, ja pidettävä arkistonsa asianmukaisesti suojattuna ja järjestettynä.

4. Asiakirjojen antaminen Tullin käyttöön

Tullin on voitava tarvittaessa tarkastaa asiakirjat vaivattomasti ja ilman aiheetonta viivytystä. Ilmoittajan tulee pyydettäessä saattaa asiakirjat omalla kustannuksellaan Tullin hyväksymään muotoon ja toimittaa ne viivytyksettä Tullille. Tulli voi vaatia koneellisella tietovälineellä säilytettyjen asiakirjojen toimittamisen Tullille yleisesti käytössä olevassa tallennusmuodossa.

Jos ilmoittaja lopettaa toimintansa tai yritys menee konkurssiin, konkurssipesän tulee omalla kustannuksellaan siirtää arkistoitava materiaali Tullille arkistoitavaksi. Jos yritys, jonne arkistointi on toimeksiannon perusteella siirretty, lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, yrityksen tulee siirtää arkistoitava materiaali toimeksiannon antaneelle ilmoittajalle arkistoitavaksi.

5. Asiakirjojen säilyttäminen

Ilmoittajan on säilytettävä asiakirjoja kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona päätös tavaroiden luovutuksesta johonkin tullimenettelyyn on tehty.

Muut Tullille annettavat asiakirjat kuin tullimenettelyyn liittyvät on säilytettävä sen mukaan kuin kirjanpitolainsäädännössä säädetään.

6. Muut arkistointivelvoitteet

Tämän määräyksen lisäksi on noudatettava, mitä asiakirjojen ja tietojen säilyttämisestä muualla säädetään tai määrätään.

Pääjohtaja                                                            
Antti Hartikainen

Päälakimies                                                          
Arto Lillman