Henkilötietojen käsittely hankinnoissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tulli käsittelee henkilötietoja hankkiessaan tuotteita ja palveluita. Tulli käsittelee henkilötietoja julkisia hankintoja koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Tarvitsemme tarjoajien yhteyshenkilöiden yhteystietoja, jotta voimme olla yhteydessä tarjoajiin hankintamenettelyn aikana esimerkiksi silloin, kun annamme hankintapäätökset tiedoksi tarjoajille. Pyydämme yrityksiä ilmoittamaan tarjouksissaan referenssien yhteyshenkilöiden yhteystietoja, jotta voimme tarkistaa referenssitietojen aitouden. Pyydämme yrityksiä myös nimeämään asiantuntijoita kilpailutettavaa toimeksiantoa varten varmistaaksemme, että keskeiset henkilöt, joilla on tarvittava osaaminen ja kokemus, ovat saatavilla tarjouspyynnössä ilmoitettuna ajankohtana.

Liitämme tarjouksen tiedot osaksi hankintasopimusta, ja siksi meillä on tarve käsitellä tarjouksen sisältämiä henkilötietoja hankintasopimuksen voimassaolon ajan sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Hankinta-asiakirjat, kuten tarjoukset, tallennetaan Cloudia-palveluun, jota kautta viestimme tarjoavien yritysten kanssa hankintamenettelyn aikana. Tallennamme vastaavat tiedot yhteishankintayksikkö Hansel oy:n kilpailutuspalveluihin (kisa-apuri, tilausajopalvelu, ajoneuvopalvelu) silloin, kun hankimme tuotteita ja palveluita Hanselin tarjoamien sopimusten puitteissa. Tallennamme vastaanottamamme tarjoukset ja muut hankinta-asiakirjat sekä sopimukset järjestelmistä asianhallintajärjestelmäämme.

Jos asianosainen hakee muutosta tai oikaisua hankintapäätökseen, meidän on välttämätöntä käsitellä valituksen kohteena olevien hankinta-asiakirjojen sisältämiä henkilötietoja muutoksenhakuprosessin ja mahdollisen oikeuskäsittelyn ajan muutoksen tai oikaisun lopputuloksen edellyttämällä tavalla. Saatamme esimerkiksi suorittaa uuden tarjousvertailun, jos tuomioistuimen päätös niin edellyttää.

Sopimusaikana käytämme valtion yhteistä Handi-palvelua tilausten hallintaan ja laskujen maksamiseen. Käytämme tilauksissa ja laskuissa tarjouksen tai sopimuksen mukaisia laskutustietoja, jotka voivat sisältää myös toimittajan henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Tullin lakisääteisen velvoitteen noudattaminen ja yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen (yleinen tietosuoja-asetus 6. artiklan 1. kohdan c- ja e-alakohdat).

Kilpailutukset

Viranomaishankintayksikkönä meidän on noudatettava julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä, kuten lakia julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1397/2016), lakia vesi- ja energiahuollon, liikenteen, postipalvelujen alalla toimivien yksiköiden hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista (1398/2016) sekä lakia julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista (1531/2011)). Hankintalait velvoittavat, että kynnysarvon ylittävät julkiset hankinnat pitää kilpailuttaa.

Lainsäädännön lisäksi noudatamme julkisia hankintoja koskevia valtiohallinnon ohjeistuksia ja suosituksia, kuten valtion hankintakäsikirjaa, Tullin hankintasääntöä ja sisäisiä ohjeistuksiamme. Valitun tarjoajan henkilöstön rikosrekisteriotteiden tarkastaminen perustuu hankintalakien lisäksi rikosrekisterilakiin (770/1993). Laki tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006) velvoittaa meidät selvittämään, että sopimuskumppanit täyttävät sopimuspuolina ja työnantajina lakisääteiset velvoitteensa.

EU:n päätöksen (YUTP) 2022/578 mukaisesti valtiovarainministeriö velvoittaa meidät huomioimaan hankinnoissamme EU:n rajoittavat toimenpiteet eli pakotteet. Tekemämme pakotetarkistukset koskevat sekä yrityksiä että sen edunsaajia.

Muut hankinnat

Meillä on tarve käsitellä henkilötietoja myös sellaisissa hankinnoissa, jotka eivät ylitä hankintalainsäädännössä asettuja kynnysarvoja tai joita ei lainsäädännön soveltamisalan poikkeussäännösten takia ole kilpailutettava. Meillä on tällöin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi peruste käsitellä henkilötietoja hankinnassa Tullin lakiin perustuvien tehtävien suorittamiseksi laadukkaasti ja kustannustehokkaasti silloin, kun varmistamme tarjousten laadulliset ominaisuudet ja olemme yhteydessä tarjoajiin.

Muut käsittelytilanteet

Henkilötietojen käsittelymme perustuu lainsäädäntöön myös hankintapäätöksiä koskevissa muutoksenhakumenettelyissä, valtion talousarvionlainsäädännön mukaisissa tarkastusmenettelyissä sekä hankinta-asiakirjoja koskevien tietopyyntöjen käsittelyssä.

Käsiteltävät henkilötiedot ja rekisteröityjen ryhmät

Käsittelemme mm. seuraavia henkilötietoja, jotka liittyvät meille palveluja ja tuotteita tarjoaviin yrityksiin ja niiden ilmoittamiin alihankkijoihin:

• tarjouksiin ja sopimuksiin liittyvät yhteyshenkilöt
  • nimet, asema, yhteystiedot ja y-tunnus
• toimituksiin osallistuvat henkilöt
  • nimet, kuvaukset kokemuksesta ja ammatillisesta osaamisesta, yhteystiedot ja y-tunnus
• referenssiasiakkaiden yhteyshenkilöt
  • nimet, yhteystiedot ja y-tunnus
• hallinto-, johto- tai valvontaelimen jäsenet tai edustus-, päätös- tai valvontavaltaa käyttävät henkilöt
  • rikosrekisteriotteet
• toimitusta koskevan laskun lähettäjä
  • laskun lähettäjän nimi, yhteystiedot, y-tunnus ja laskun viitetiedot.

Henkilötietojen lähteet

Vastaanotamme henkilötietoja tuotteita ja palveluita tarjoavilta yrityksiltä itseltään. Lisäksi vastaanotamme henkilötietoja yleisistä lähteistä, kuten Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämästä kaupparekisteristä, Vastuu Group oy:n ylläpitämästä Luotettava Kumppani -palvelusta sekä Suomen Asiakastieto oy:n yritysluottotietorekisteristä ja pakotetietorekisteristä. Siirrymme käyttämään Palkeiden pakotelistatarkastuspalvelua syksyn 2025 aikana.

Henkilötietojen luovutukset

Henkilötietojen luovutukset viranomaisille ja rahoittajille

Tietoja luovutetaan Cloudia- ja Handi-palveluista säännöllisesti valtiovarainministeriön hallinnonalan toimijoille lakisääteisen hankintatiedon keräämiseksi.

Valtiontalouden tarkastusvirasto voi pyytää hankinta-asiakirjoja osana valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) ja sen perusteella annettujen säädösten mukaista tarkastusta.

Ulkopuolista rahoitusta saaneissa hankinnoissa rahoittaja voi pyytää hankinta-asiakirjoja osana rahoitusehtojen mukaista tilintarkastusta.

Hankinta-asiakirjoja voidaan luovuttaa myös Kansallisarkistoon siltä osin kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tapauskohtaisesti niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietojen käsittelijät

Tallennamme hankintoihin liittyvät asiakirjat Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoamaan Viva-asianhallintajärjestelmään.

Yhteisrekisterinpito

Teemme tilauksia ja vastaanotamme laskuja sähköisesti Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen (Palkeet) tarjoaman Handi-palvelun avulla.

Tulli on tämän palvelun yhteisrekisterinpitäjä Palkeiden kanssa. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa. Sen mukaan Palkeet vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, muun muassa käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä. Tulli taas vastaa muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista, kuten asiakkaan informoimisesta. Tulli myös toimii yhteyspisteenä asiakkaalle, joka haluaa käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietoja tai tietää mitä tietoja hänestä käsitellään.

Palkeet käsittelee henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjänä tuottaessaan palveluja asiakkailleen. Käsittelyperusteena on tällöin lakisääteisen velvollisuuksien toteuttaminen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta, 179/2019).

Henkilötietojen siirrot EU:n ulkopuolisiin maihin

Tietoja ei säännöllisesti luovuteta EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Kuitenkin tietoja voidaan luovuttaa EU/ETA-alueen ulkopuolelle tietyissä tapauksissa niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) mukaisesti. Viranomaisen tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Säilytämme hankinta-asiakirjoja (hankintailmoitukset, tarjouspyynnöt, tarjoukset, avauspöytäkirjat, tarjoajien arviointipöytäkirjat, hankintapäätökset, perustelumuistiot, sopimukset, tilaukset, tilausvahvistukset, reklamaatiot, ym.) 10 vuotta sopimuksen päättymisestä. Kansainvälistä rahoitusta saaneissa hankkeissa säilytämme tietoja 10 vuotta hankkeen päättymisestä. Säilytämme laskuihin liittyviä tietoja 10 vuotta.

Tiedon säilytysaika perustuu arkisto- ja erityislakeihin sekä toiminnan tarpeeseen dokumentoida ja taata sekä viranomaisen että yksityisen henkilön ja yhteisön oikeusturva. Hankintoihin liittyvien asiakirjojen säilytysajat on täsmennetty Tullin tiedonhallintasuunnitelmaan.

Rikosrekisteriotteita koskevia tietoja ei tallenneta tai säilytetä, vaan ne palautetaan tai hävitetään välittömästi otteiden tarkastuksen päätteeksi.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot ja lisätiedot

Tullin hankintoihin liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjä on Tulli. Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö on hankintajohtaja Sirpa Reunanen-Alatalo, sähköpostiosoite sirpa.reunanen-alatalo@tulli.fi.