Tullissa on tehty vuoden ajan monipaikkaista työtä – miltä monipaikkaisuus näyttää eri osastoilla?

Viime vuoden lokakuussa julkaistiin Tullin monipaikkaisen työn ohje, joka mahdollisti etä- ja lähityön yhdistämisen kullekin osastolle ja toiminnolle soveltuvimmalla tavalla. Tullissa on tehty nyt vuoden ajan monipaikkaista työtä ja selvitimme Tullin eri osastoilta kuulumisia menneeltä vuodelta. Miten vuosi on sujunut? Entä miten monipaikkainen työ on osastoilla käytännössä toteutettu ja minkä verran eri osastoilla on edes mahdollista tehdä monipaikkaista työtä?

Suurin osa tullilaisista tekee paikkasidonnaista työtä, jota on tehtävä virkapaikalla Tullin toimipisteessä työn luonteen, asiakkaiden tai työvälineiden takia. Monipaikkaisuus tarkoittaa Tullissa vapaaehtoista järjestelyä, jossa työtä voi tehdä myös muualla, esimerkiksi kotoa, toisesta Tullin toimipisteestä tai virastojen yhteiskäyttötilasta käsin. Valtionhallinnon yhteisen linjan mukaan molemmat ovat samanarvoisia työtapoja.

Lokakuussa 2021 julkaistun Tullin monipaikkaisen työn ohjeen mukaan Tullin toimipisteillä voi taas järjestää kokouksia, tapahtumia ja vaikkapa työkavereiden merkkipäiviä tavalliseen tapaan. Myös kotimaan virkamatkoja on mahdollista tehdä normaalisti. Monitilatoimistoissa on nimeämättömät työpisteet, eli voit vapaasti valita sopivimman työpisteen työskentelyysi. Mutta miten monipaikkaisuus on käytännössä toteutunut tullilaisten arjessa? Eri osastojen edustajat kertovat kuluneen vuoden kuulumisia. 

Ulkomaankauppa- ja verotusosasto

Ulkomaankauppa- ja verotusosaston johtaja Jarkko Saksa kertoi, että pandemia-aika pakotti osaston ottamaan käyttöön uusia tapoja työn tekemiseen. Pandemian pahimpina aikoina työtä tehtiin paljon etänä, mutta muutamien toimintojen työt oli tehtävä myös toimistolla.

- Onneksi meillä oli jo kohtuullisen hyvin jokaisella tietokone ja pääosin toimivat etäjärjestelmät. Henkilöstöllä oli osaamista sekä halukkuutta etätyöskentelyyn. Tietyissä toiminnoissa, kuten oikaisussa, oli tarvetta lähityöhön esimerkiksi paperisen materiaalin ja postitusten takia. Lähityö oli koko pandemian ajan mahdollista terveystilanteen salliessa, Saksa kertoo.

Monipaikkaisen työn malli on sujunut ulkomaankauppa- ja verotusosastolla hyvin.  Etätyöt ovatkin osastolla jääneet pääasialliseksi työn tekemisen tavaksi.

- Monipaikkaista työtä on osastollamme tehty pitkään. Käytännössä se tarkoittaa, että saman yksikön työntekijöitä on sijoittuneena useissa Tullin toimipisteissä, Saksa mainitsee.

Monipaikkaisen työn haasteiksi Saksa kertoo etätyön johtamisen, yhteisöllisyyden ja hiljaisen tiedon jakamisen. Erityisesti uusien tullilaisten huomioiminen on vaatinut tarkkuutta.

- Yhteisiä kokoontumisia, kokouksia ja suunnittelutyyppisiä töitä toteutetaan myös lähitapaamisina. Lähi- ja etätyön käytännöt kehittyvät ja asettuvat ajan saatossa sopivaan tasapainoon. Tullin ympäristötavoitteiden näkökulmasta etätyöllä on kiistaton positiivinen vaikutus matkustamisen vähentymiseen. Etätyö mahdollistaa myös toimitilojen supistamisen, Saksa mainitsee. 

Hallinto-osasto

Hallinto-osastolla työskentelee joukko hyvin erilaisia asiantuntijoita hyvin erilaisissa tehtävissä. Suurimmalle osalle yhteistä on kuitenkin päiväaikaan tehtävä työ tietokoneen äärellä – ja monesti myös etänä.

Tullin hallinto-osaston puhelinvaihteesta kerrotaan, että  ryhmällään on käytössä hybridimalli, jossa osa viikosta työskennellään etänä ja osa toimistolla.

- Puhelinvaihteella monipaikkainen työ on sujunut hyvin. Puheluiden välitystyötä pystyy tekemään täysin etänä, mutta osa vaihteen lisätehtävistä on hoidettava toimistolla.

Käytännössä työt tehdään vuoroviikoin kiertävänä hybridimallina. Ryhmäläiset työskentelevät yhdellä viikolla kaksi päivää toimistolla ja kolme etänä. Seuraavalla viikolla kolme päivää työskennellään toimistolla ja kaksi etänä.

- Pyrimme tasapuoliseen jakoon ryhmän sisällä työaikojen sekä työtapojen suhteen. Toimistopäiviä on säännöllisesti työviikossa ja niiden ajankohta vaihtelee.

Lue lisää, miten tietohallinnon ICT-työtä tekevät hyödyntävät etä- ja monipaikkaista työtä.

Tullilaboratorio

Myös Tullilaboratorion johtaja Pirjo Sainio kertoo, että monipaikkainen työ on sujunut hyvin, siltä osin kuin sitä on pystytty tekemään.

- Jaostoissa on sovittu päivittäisen työn ohjauksen vastuuvuorot, jolloin muut pystyvät töiden salliessa olemaan etätöissä. Mahdollisuus tehdä etätyötä laajenee, kun LIMS tullaan avaamaan etäkäyttöön, Sainio kertoo.

Tullilaboratoriossa on tunnistettu paikkariippumattomiksi töiksi kaikki muut kuin laite ja toimitilasidonnaiset tehtävät. Tällaisia ovat esimerkiksi ohjeiden tekeminen ja raporttien laatiminen tietyt näytteenoton ohjaukseen liittyvät tehtävät. Toimistopäiviä Tullilaboratoriossa ei ole otettu käyttöön, sillä työ tehdään pääasiassa laboratoriossa.

Toimipaikkaosasto

Toimipaikkaosastolla suurin osa henkilöstöstä tekee paikkasidonnaista työtä. Etätyötä tai muualla kuin virkapaikassa tehtävää työtä voivat käytännössä tehdä toimipaikkojen tai ryhmien esihenkilö- tai asiantuntijatehtävissä työskentelevät.

- Toimisto- ja etäpäivät sovitaan esihenkilön kanssa. Tehtävän luonne myös määrittää, tuleeko työ suorittaa toimipaikalla, toimipaikkaosaston erityisasiantuntija Sari Rantaharju

Toimipaikkaosaston monipaikkainen työ on sujunut hyvin ja osaston tullilaiset, jotka voivat tehdä monipaikkaista työtä, ovat olleet järjestelyyn tyytyväisiä. Monipaikkainen työ on ollut toimipaikkaosastolla suurimmaksi osaksi etätyötä, mutta joissakin tapauksissa töitä on tehty myös muissa Tullin toimipaikoissa esihenkilön luvalla.

- Monipaikkainen työ koetaan hyväksi tilanteissa, joissa työtehtävät vaativat keskittymistä ja rauhallisen työympäristön.

Valvontaosasto

Valvontaosaston johtaja Sami Rakshit kertoo, että valvontaosastolla monipaikkainen työ on sujunut hyvin niissä työtehtävissä, joihin monipaikkaista työtä on pystytty soveltamaan.

- Etätyö on mahdollistanut sen, että työntekijöiden ei ole työpäivän aikana tarvinnut käyttää aikaa työmatkoihin. Tämä on tarjonnut monelle mahdollisuuden siirtyä työskentelemään työpisteelle, jossa keskittymistä vaativa työ on ollut helpompi toteuttaa, Rakshit kertoo.

Valvontaosastolla on huomattu, miten tärkeää on vahvistaa työyhteisön yhteisöllisyyttä. Se ei ole aina helppoa teknologian välityksellä, eikä sitä Rakshitin mukaan voi verrata perinteiseen kasvotusten työpisteellä tai kahvitilassa toisiinsa tutustumiseen ja epämuodolliseen tiedonvaihtoon. 

- Kokonaisuutena asiat ovat sujuneet erittäin hyvin, mutta työyhteisön tiiviyden ja yhteenkuuluvuuden tunteen osalta on vielä töitä tehtävänä tulevaisuudessa. Sähköisin kohtaamistavoin on pyritty lisäämään keskinäistä, sosiaalista kanssakäymistä.

Valvontaosastolla monipaikkaista on tuettu mahdollistamalla eri järjestelmien etäkäyttöä niiltä osin, kun se on ollut tietoturvallisesti ja teknisesti mahdollista. Valvontaosastolla noin kolmasosa voi tehdä pääasiallisesti etätyötä.

Näissä toiminnoissa on erikseen sovittu kullekin yksikölle tai ryhmälle sopivat käytännöt kokoontua toimistolle. Toimistolle tullaan lähtökohtaisesti kerran viikossa, jolloin tavoitteena on luonnollisesti myös tavata kollegoja muun työn ohessa. Kaksi kolmasosaa henkilöstöstä lähtökohtaisesti työskentelee toimistolla päivittäin käsiteltävien virka-asioiden luonteen vuoksi. Vuorotyötä tehdään vuorojen mukaisesti.

Lue lisää:

ICT-työ Tullissa – merkityksellistä kehitystyötä ja yhteisöllisyyttä

Lue lisää Tullista työpaikkana ja katso avoimet työpaikkamme rekrysivuiltamme!