Henkilötietojen käsittely videoneuvottelupalveluissa

1. Rekisterinpitäjä

Tulli

Käyntiosoite: Pasilan virastokeskus, Opastinsilta 12, 00520 Helsinki

Postiosoite: PL 512, 00101 Helsinki

Sähköposti: kirjaamo(at)tulli.fi 

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot:
Teams-palvelu: Marianne Vuolli
Valtorin videoneuvottelupalvelu: Mika Parkkonen

Sähköpostiosoite: kirjaamo(at)tulli.fi
Tietosuojavastaavan nimi ja yhteystiedot: Anne Mäkisalo
Sähköpostiosoite: tietosuoja(at)tulli.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tulli käyttää Microsoftin Teams-palvelua ja Valtorin videoneuvottelupalvelua kokousten sekä Tullin toimintaan ja palveluihin liittyvän viestinnän järjestämiseen.

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Henkilötietojen käsittely Teams-palvelussa ja Valtorin videoneuvottelupalvelussa perustuu Tullin yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen (yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) 6. artiklan 1. kohdan e-alakohta).

4. Rekisteröidyt

Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka käyttävät Teams-palvelua ja Valtorin videoneuvottelupalvelua.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Tulli kerää Teams-palvelun ja Valtorin videoneuvottelupalvelun käyttäjistä seuraavia henkilötietoja:

  • Nimi
  • Sähköpostiosoite

Lisäksi Tulli voi käsitellä käyttäjistä seuraavia henkilötietoja: 

  • Valokuva, jos käyttäjä on tallentanut profiilikuvan palveluun.
  • Videokuva, jos käyttäjällä on kokouksessa kamera päällä.
  • Ääni, jos käyttäjällä on kokouksessa mikrofoni päällä.
  • Muut käyttäjän palveluun, esim. keskusteluikkunaan, syöttämät henkilötiedot.

Tullin henkilöstöä informoidaan henkilötietojen käsittelystä Teams-palvelussa ja Valtorin videoneuvottelupalvelussa henkilöstön tietosuojaselosteella, joka on julkaistu Tullin intranetissä.

6. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot on kerätty ulkoisilta käyttäjiltä itseltään.

7. Henkilötietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti, vaan ainoastaan erityistapauksissa

Teams-palvelu on osa Microsoftin pilvipalvelukokonaisuutta, joten Microsoftilla tai sen alihankkijoilla voi olla pääsy henkilötietoihin.

8. Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin

Tulli ei lähtökohtaisesti luovuta tietoja EU- tai Eta-alueen ulkopuolelle. Teams-palvelu on kuitenkin osa Microsoftin pilvipalvelukokonaisuutta, jossa tietoja voi siirtyä myös kolmansiin maihin. Tiedonsiirroissa siirtoperusteena toimii tietosuoja-asetuksen 45. artiklan 1. kohdan mukainen päätös Euroopan komission tietosuojan riittävyydestä.

9. Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Teams-palvelu: Tietoja kokoukseen osallistumisesta säilytetään siihen asti, kunnes Tullin pääkäyttäjä tai käyttäjä itse poistaa ne.

Valtorin videoneuvottelupalvelu: Jos videoneuvottelua ei tallenneta, tiedot poistuvat kokouksen päättymisen jälkeen. Jos videoneuvottelu tallennetaan (esim. koulutustallenne), tallenne ja tiedot säilyvät järjestelmässä 3 kuukautta.

Kokousten ulkopuoliset keskusteluviestit säilyvät 6 kuukautta. Järjestelmään tallennetut jaetut tiedostot säilyvät 7 päivää.

Lokitiedot säilyvät palvelussa 2 vuoden ajan.