Piilevä potentiaali esiin aloitekanavan avulla
Tulli on täynnä piilevää potentiaalia. Tämä potentiaali ei näy ulospäin ensi vilkaisulla, mutta jos sitä osaa etsiä, niin löytäjällä on edessään monia kultajyviä. Tullilaisilla onkin oman työtehtävän ulkopuolista osaamista reilusti ja tarkkanäköisiä ideoita työn sekä prosessien kehittämiseen liittyen.
Miten nämä kultajyvät sitten löydetään? Tullin strategiassa 2020-2023 haluttiin päästä käsiksi tähän potentiaaliin ja luotiin aloitetoiminnalle yhä vahvempi pohja. Rakensimme konkreettisen aloitekanavan ja loimme aloitetoimintaa kiihdyttäviä rakenteita.
No, miten aloitekykyisiä tullilaiset sitten ovat? Lyhyt vastaus kuuluu, että hyvin! Vuoden 2023 loppuun mennessä Tullissa oli tehty lähes 100 aloitetta vuoden 2022 lopussa perustettuun aloitekanavaan. Aloitteita syntyy, kun tullilaiset havainnoivat sekä digitaalista että fyysistä työympäristöä. Onkin hienoa nähdä, miten arkipäivinä tehdyt huomiot viedään aloitekanavaan jatkoselvitykseen.
Aloitekanavaan on tullut monipuolisesti aloitteita ja olemme siis löytäneet ennen piilevää potentiaalia. Aiheet ovat vaihdelleet laidasta laitaan digituotteiden kehittämisestä aina ulkona työtä tekevien pukeutumisen vahvistamiseen. Näiden aloitteiden lisäksi tullilaiset ovat tehneet lukuisia muita ehdotuksia muun muassa työhön, asiakaspalveluun ja koulutukseen liittyen. Hyväksytyt aloitteet, joita on ollut yli 20, ovat sujuvoittaneet työntekoa ja asiakkaiden palvelemista.
Aloitteiden tekeminen on jo itsessään motivoivaa, sillä se mahdollistaa muutosten ehdottamisen tullilaisten havaitsemiin ongelmakohtiin. Toisinaan aloitteiden tekijät voivat siis nähdä muutoksia omassa työssään ja myös kollegoiden kohdalla, kuten aloite talvella virkavaatteiden alle puettavista merinovillakerrastoista osoittaa. Pahintahan olisi, jos hyvät ideat jäisivät ihmisten pöytälaatikoihin ja takaraivoihin pyörimään näkemättä koskaan päivänvaloa.
Aloitteita ei ole toisaalta haluttu piilottaa tullin tekijöiden silmiltä. Päinvastoin, aloitekanava on rakennettu läpinäkyväksi. Jokainen aloite on esillä jokaiselle tullilaiselle. Onkin hauska käydä välillä lukemassa, millaisia kehityskohteita eri puolilla Tullia on havaittu. Samalla tämä toimintamalli mahdollistaa sen, ettei päällekkäisiä aloitteita tule, kun voi käydä kätevästi katsomassa jo tehdyt aloitteet. Myös aloitteiden käsittely on suunniteltu mahdollisimman läpinäkyväksi ja aloitteiden tekijöille kommentoidaan, mitä toimia aloitteen suhteen on tehty.
Samalla mielestäni on erityisen hienoa huomioida parhaita aloitteita vielä myös ihan erillisellä palkinnolla. Joulukuussa 2023 Tullissa arvioitiin hyväksyttyjä aloitteita ja valittiin kahden parhaan aloitteen kärki. Näiden aloitteiden tekijät haluttiin nostaa vielä omaan valokeilaansa. Näiden aloitteiden tekijät palkittiinkin 250 euron rahapalkinnolla ja Aloitteentekijä -diplomilla. Aloitteet koskivat selkokuvien käyttöä erityisryhmien palvelun kehittämisessä ja Tullilaskurin kehittämistä yhä vastuullisemmaksi. Nämä palkitut ideat helpottivat selkeästi asiakkaidemme tulli-arjen sujumista ja edustivat innovatiivista ajattelua. Lisäksi aloitteentekijät olivat myös erittäin aktiivisia aloitteiden toteuttamisessa.
Aloitetoiminta on jatkuvaa talon kehittämistä ja siinä samalla kulttuurikin muuttuu entistä avoimemmaksi ja hyviä kehitysmahdollisuuksia tähyileväksi. On ilo saada osallistaa tullilaisia yhä enemmän toimintamme kehittämiseen ja vahvistaa tullilaisten mahdollisuuksia esittää kehitysehdotuksiaan. Tulli on nyt päässyt hyvään vauhtiin aloitetoiminnan suhteen ja odotan tänäkin vuonna aloitekanavaan useita innovatiivisia aloitteita.
Kirjoittaja: Mikael Hyövälti, innovaatioasiantuntija ja aloitevastaava