Behandling av personuppgifter i samband med rådgivningstjänster

Syftet med behandlingen av personuppgifter

Tullens rådgivningstjänster (kundrådgivning) delas in i allmän rådgivning och företagsrådgivning. I samband med kundrådgivningsuppgifter inom rådgivningstjänsterna behandlas personuppgifterna på följande sätt.

Den allmänna rådgivningen erbjuder Tullens personkunder och små företagskunder stöd vid deklaration via nätet och tullrådgivningstjänster per telefon, post, e-post, chatt samt vid behov på förhand överenskomna rådgivningsmöten i Tullens lokaler. Den allmänna rådgivningen svarar även på kundrespons och ordnar kundnöjdhetshetsundersökningar.

Företagsrådgivningen erbjuder Tullens företagskunder (inklusive Tulli+-kunder) allmän kundrådgivning i frågor gällande tull och meddelandedeklarering. Dessutom erbjuder företagsrådgivningen specifik företagsrådgivning för tullförfarande vid import och export, tullförfarande vid transport och lagring samt anmälan om säkerhetsuppgifter (AREX). Företagsrådgivning ges per telefon, post, e-post, via Skype samt vid behov på förhand överenskomna företagsrådgivningsbesök i kundens eller Tullens lokaler. Företagsrådgivningen omfattar även vissa tillståndsbeslut.

I samband med rådgivningstjänsterna behandlas personuppgifterna dessutom i Tullens information till kunder och intressentgrupper, vid upprätthållande av kundrelationer, uppföljning av kundservicens kvalitet och tullverksamheten, planering av kundservicen samt utveckling av serviceverksamheten och elektroniska servicekanaler och annat utvecklingsarbete.

Personuppgifterna behandlas för att sköta Tullens lagstadgade uppgifter på det sätt som föreskrivs i tullagen (304/206) och unionens tullkodex (EU 2013/952). Personuppgifterna behandlas för att tillgodose rådgivningsskyldigheten och serviceprincipen som avses i förvaltningslagen (434/2003).

Personuppgiftskategorier

Vid Tullens rådgivningstjänster insamlas på basen av ärendets och kundrelationens art följande personuppgifter om personkunder:

  • För- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner) och internetadresser.
  • För- och efternamn, födelsedatum, hemadresser, registernummer på fordon och passnummer.
  • Grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombudskap, modersmål, servicespråk, medborgarskap samt uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Vid Tullens rådgivningstjänster insamlas på basen av ärendets och kundrelationens art följande personuppgifter om företagskunder:

  • Ansvars- och kontaktpersonernas för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner).
  • Ansvars- och kontaktpersonernas för- och efternamn, födelsedatum, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer, hemadresser eller andra adresser, registernummer på fordon och passnummer.
  • Ansvars- och kontaktpersonernas grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombudskap, modersmål, servicespråk, medborgarskap samt uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Personuppgifter som ingår i särskilda personuppgiftskategorier (tidigare under begreppet känsliga personuppgifter) kan omfattas i kundrespons och frågor från kunder.

Personuppgifternas källor

Personuppgifterna erhålls från kunderna. Stödet för deklarering via nätet får dessutom uppgifter från förtullnings-systemet. Företagsrådgivare får därutöver uppgifter från Tullens tillståndstjänster.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Information som omfattas av rådgivningstjänsterna lämnas ut till berörda parter.

I syfte att utföra tjänsteåligganden kan rådgivningstjänsternas uppgifter överföras inom Tullen till Tullens övriga funktioner då motiverad anledning finns. Dessutom kan uppgifter överföras till Riksarkivet  om de omfattas av bestämmelser om varaktigt förvar.

Dessutom kan uppgifter överföras till andra myndigheter i syfte att sköta tjänsteuppgifter enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999) och lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (639/2015). Uppgifterna lämnas ut i enlighet med vad som föreskrivs i specialbestämmelserna i lagen om rätt till information.

Alla anställda vid Tullen behandlar följande personuppgifter:

  • Kundkort över Tullens företagskunder som sparats i ASPA-arbetsmiljön, tillstånd för meddelandedeklarering, uppgifter om förfarandeutvärderingar och förfarandetillstånd samt företagsrådgivningspromemorior.
  • Uppgifter som sparats i kundarbetsgruppernas mötespromemorior.

Följande personuppgifter behandlas endast av de anställda vid Tullen som har en för detta ändamål avsedd separat användarrättighet som kundbetjäningsuppgiften förutsätter:

  • Kundrespons och -förfrågningar som innehåller personuppgifter (blanketter, brev och e-post samt Skype-, chatt- och telefonsamtal).
  • Material som gäller ansökan om att bli Tull+-kund.
  • Material som gäller kundutbildningar som ordnas av Tullskolan.
  • Material som gäller AEO-kundrelationer.
  • Anmälningsuppgifter till webbinarieutbildningar som erhållits via Webropol.
  • Uppgifter om mottagare av kundnöjdhetsundersökningar.

Personuppgifternas lagringstid och radering

Kundrespons som erhållits via kundservicens gemensamma e-post och Tullens e-blanketter lagras i högst en månad, varpå kundens namn och kontaktuppgifter raderas medan responsen arkiveras. Skriftliga frågor som skickas till företagsrådgivningens gemensamma e-post lagras i e-postens arkivmapp från ett till två år. Frågor som skickas till den allmänna rådgivningen på Tullens e-blanketter lagras i e-postens arkivmapp från ett till två år.

Kontaktuppgifter i chattjänsten lagras från ett till två år, varpå uppgifterna anonymiseras och används för maskin-inlärning samt för att lära chattbottar och utveckla tjänsten.

Kundkort inom kundservicen lagras i två år från och med att kundrelationen upphör gälla.

Rådgivningspromemorior lagras i tre år.

Kundnöjdhetsundersökningar, svar på förfrågningar, sammandrag och resultat av förfrågningar, resultatanalyser och utvecklingsåtgärder samt kundrespons lagras i tio år.

Uppgifter om mottagare av kundnöjdhetsundersökningar lagras under tiden opinionsundersökningen genomförs, i högst sex månader.

Mötespromemorior som upprättas av kundsamarbetsgrupper inom Tullen lagras varaktigt medan sådana som inte upprättats av Tullen lagras i tio år.

Uppgifter om ansökan till kontokund lagras så länge kundrelationen gäller.

Uppgifter om ansökan till Tulli+-kund lagras i sex år, med undantag av kartläggning av riskfaktorer och utvärderingsblanketter, rapporter över kontinuerlig uppföljning samt allmänna förmåner och servicehelheter, vilka lagras i två år från och med att de upphör gälla.

Material i anknytning till egenkontroll gällande AEO-kundrelationer lagras i tio år. För lagring av övrigt AEO-material ansvarar tillståndstjänsterna och företagsgranskningen.

Bedömningar av förfaranden lagras i tre år.

Anmälningsuppgifter till webbinarieutbildningar (via Webropol) lagras i syfte att skicka ut begäran om respons under tiden opinionsundersökningen genomförs, högst sex månader.

Uppgifter hos rådgivningstjänsterna raderas efter lagringstiden upphör.

Personuppgiftsansvarigas kontaktperson och ytterligare information

Juha H Lempiäinen

juha.h.lempiainen(at)tulli.fi

Hur skulle du utveckla innehållet?

Vi vill utveckla vår webbplats tillsammans med våra kunder. Klicka på "Skicka utvecklingsförslag" nedan för att ge ditt utvecklingsförslag.

Skicka utvecklingsförslag