Behandling av personuppgifter vid kundtjänsterna

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Tullens kundtjänster erbjuder kundrådgivning (rådgivningstjänster) och e-tjänster för skötsel av tullärenden.

Kundtjänsternas kundrådgivning indelas i allmän rådgivning och företagsrådgivning. Personuppgifter behandlas i kundrådgivningsuppgifter på följande sätt:

  • Den allmänna rådgivningen erbjuder Tullens personkunder och småföretagskunder stöd vid webbdeklarering och tullrådgivning per telefon, brev, e-post och chat.
  • Företagsrådgivningen erbjuder Tullens företagskunder allmän kundrådgivning i frågor som gäller tullärenden och meddelandedeklarering. Därtill erbjuder företagsrådgivningen specifik företagsrådgivning för tullförfaranden vid import och export, tullförfaranden vid transport och lagring samt för deklarering av säkerhetsuppgifter (AREX). Företagsrådgivning ges per telefon, per post, per e-post, via Skype samt vid behov på förhand överenskomna företagsrådgivningsbesök i kundens eller Tullens lokaler. Företagsrådgivningen har också hand om vissa tillståndsbeslut.
  • Kundrådgivningen behandlar personuppgifter från Tullens kundregistreringar och statistikkunders uppgifter i  samband med kundrådgivningen.
  • Kundrådgivningen behandlar uppgifter med anknytning till förtullning, tillståndstjänster och skatteuppbörd för att erbjuda kundstöd samt för att utveckla tjänster för förtullning, tillståndshantering och skatteuppbörd.
  • Kundrådgivningen svarar på kundrespons och ordnar enkäter om kundtillfredsställelse och kundernas behov samt samlar i samband med utvecklingsprojekt in kundernas behov och synpunkter för att utveckla deklarationssystemen.
  • Kundrådgivningen har hand om kundsamarbetet med Tullens kundsamarbetsgrupper och kundsamarbetsnätverk.

Personuppgifter som samlats hos kundrådgivningen i ovannämnda uppgifter används vid informering av Tullens kunder och intressentgrupper, vid skötsel av kundrelationer, vid uppföljning av kvaliteten på kundservicen och tullverksamhetens riktighet, vid planering av kundtjänster samt vid utveckling av serviceverksamheten.

Kundtjänsternas enhet för e-tjänster utvecklar Tullens digitala tjänster, svarar för utrikeshandels- och beskattningsavdelningens dataskyddsärenden samt handlägger begäranden om handlingar och uppgifter.  Personuppgifter behandlas vid enheten för e-tjänster på följande sätt:

  • Enheten för e-tjänster behandlar personuppgifter med anknytning till kundrådgivning, förtullning, skatteuppbörd och tillståndstjänster samt statistikkundernas uppgifter när enheten utvecklar Tullens digitala tjänster. Enheten för e-tjänster behandlar personuppgifter i ovannämnda funktioner i kundsamarbete och i kontakter med kunder, i kundenkäter, i kontakter med leverantörer, i tjänstedesignprojekt, vid uppföljning av kvaliteten på kundservicen och tullverksamhetens riktighet, vid planering och utveckling av digitala tjänster, servicekanaler och serviceverksamheten.
  • Vid utveckling av meddelandedeklarering vid enheten för e-tjänster behandlas förteckningen över programvaruhusens kontaktpersoner som Tullen har publicerat med kontaktpersonernas samtycke på sin webbplats.
  • Juristen vid enheten för e-tjänster behandlar begäranden om kontroll av personuppgifter samt begäranden om handlingar och uppgifter.
  • Vid enheten för e-tjänster behandlas personuppgifter från Tullens kundregistreringar vid utförande av uppgifter som huvudanvändare och programansvarig för kundregistret när andra användare vid Tullen handleds.
  • I Tullens elektroniska tjänster på Tullens webbplats samlas besökarnas IP-adresser för mätning av besökarantalet och utveckling av serviceverksamheten på basis av kundernas samtycke för användning av cookies.  Dessa uppgifter samlas för kundtjänsterna av Fonecta Ab:s verktyg Snoobi Analytics som gallrar bort personuppgifterna från dessa uppgifter. Av uppgifterna sammanställs besökarstatistik för Tillståndstjänsternas och statistikenhetens behov.

Personuppgifter behandlas för att sköta Tullen lagstadgade uppgifter på det sätt som föreskrivs i tullagen (304/2016) och unionens tullkodex (EU 952/2013). Personuppgifter behandlas för att fullgöra myndighetens rådgivningsskyldighet och serviceprincip enligt förvaltningslagen (434/2003).

Personuppgiftskategorier

Vid kundtjänsterna insamlas följande personuppgifter om personkunder:

  • för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner), internetadresser och IP-adresser.
  • för- och efternamn, födelsedatum, hemadresser, registreringsnummer på fordon och passnummer.
  • grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombudskap, modersmål, servicespråk, medborgarskap samt uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Vid kundtjänsterna insamlas på basis av ärenden och kundrelation följande personuppgifter om företagskunder:

  • ansvars- och kontaktpersonernas för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner)
  • ansvars- och kontaktpersonernas för- och efternamn, födelsedatum, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer, hemadresser eller andra adresser, registreringsnummer på fordon och passnummer.
  • ansvars- och kontaktpersonernas grad, yrke, ställning, hemvistland, typ av ombudskap, modersmål, servicespråk, medborgarskap samt uppgifter om ärende- och kundhändelser.

Personuppgifter som ingår i särskilda personuppgiftskategorier (tidigare under begreppet känsliga personuppgifter) kan förekomma i kundrespons och frågor från kunder.

Källor till personuppgifter

Uppgifterna som behandlas vid kundtjänsterna erhålls från Tullens personkunder och företagskunder. Uppgifterna om kundregistreringarna erhålls från Tullens kundregister. Uppgifterna med anknytning till förtullning, tillståndstjänster och skatteuppbörd erhålls från förtullningssystemen, tillståndssystemen och skatteuppbördsystemen.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Personuppgifter som finns hos kundrådgivningen lämnas ut till berörda parter. Enheten för e-tjänster lämnar inte ut sådana uppgifter hos kundrådgivningen som är nödvändiga i utvecklingsarbete eller uppgifter som enheten fått från andra funktioner, utom då enheten svarar på begäranden om kontroll av personuppgifter och begäranden om handlingar och uppgifter.

I syfte att utföra tjänsteåligganden kan kundtjänsternas uppgifter överföras inom Tullen till Tullens övriga funktioner då motiverad anledning därtill finns. Uppgifter kan också överföras till Riksarkivet till den del som de omfattas av bestämmelserna om varaktigt förvar.

Därtill kan uppgifter överföras till andra myndigheter i syfte att sköta tjänsteåligganden enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/1999) och lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (639/2015). Uppgifter lämnas ut när det genom specialbestämmelser föreskrivs i lag om rätt till information.

Följande personuppgifter behandlas bara av sådana anställda vid Tullens kundtjänster som har en särskild rätt till det förutsatt av arbetsuppgifterna vid kundtjänsterna (kundrådgivning och e-tjänster).

  • kundrespons och -förfrågningar som innehåller personuppgifter (blanketter, brev och e-post samt Skype-, chatt- och telefonsamtal).
  • material med anknytning till kundutbildningar som ordnas av Tullskolan. 
  • material som gäller AEO-kundrelationer
  • anmälningsuppgifter till webbseminarier via Webropol. 
  • uppgifter om svaren på kundförfrågningar, om dem som tagit emot förfrågan och om dem som svarat
  • uppgifter från kundregistreringar och statistikkundernas uppgifter
  • uppgifter med anknytning till förtullning, tillståndstjänster och skatteuppbörd
  • kundsamarbetsgruppernas och kundsamarbetsnätverkens material
  • kunders kontaktuppgifter som behövs i utvecklingsarbete och kundsamarbete
  • förteckning över kontaktpersonerna för programvaruhusen för direkt meddelandedeklarering
  • begäranden om kontroll av personuppgifter och begäranden om handlingar och uppgifter.

Andra tullanställda behandlar kundtjänsternas uppgifter i sina arbetsuppgifter på följande sätt:

  • tulltjänstemännen vid tullkontoren tar emot kundrespons och kunders frågor muntligt och skriftligt, svarar på dem eller skickar dem vidare till kundtjänsterna för svar.
  • Tullens kommunikationsenhet tar emot kundtjänsternas kundförfrågningar och förmedlar dem vidare till kundrådgivningen.
  • Tullskolan skickar responsförfrågningar om webbseminarier till kunder, behandlar sammandragen av förfrågningarna och responsen om seminarierna samt förmedlar dessa till kundrådgivningen.

Alla tullanställda behandlar följande personuppgifter:

  • uppgifterna i kundkorten över Tullens företagskunder som sparats i ASPA-arbetsytan samt uppgifterna i tillstånden till meddelandedeklarering, förfarandetillstånden och företagsrådgivningspromemoriorna
  • uppgifterna i kundsamarbetsgruppernas mötespromemorior.

Andra som behandlar kundtjänsternas uppgifter:

  • Fonecta Ab:s verktyg Snoobi Analytics behandlar i Tullens elektroniska tjänster på Tullens webbplats besökarnas IP-adresser när verktyget anonymiserar/pseudonymiserar personuppgifterna i adresserna.

Tidsfrister för lagring och radering av personuppgifter

Kundrespons som kommit till kundtjänsterna per e-post eller via blanketterna på Tullens webbplats lagras i högst två år, varpå kundens namn och kontaktuppgifter raderas medan responsen arkiveras. Skriftliga frågor som kommit till kundrådgivningen förvaras i högst två år.

Chat-tjänstens kontaktuppgifter förvaras från ett till två år varefter uppgifterna anonymiseras och används till maskininlärning samt för att lära chattbottar och utveckla tjänsten.

Kundtjänsternas kundkort lagras i sex år plus innevarande år från och med att kundrelationen upphört att gälla.

Rådgivningspromemorior lagras i sex år plus innevarande år.

Kundenkäterna och svaren på dem förvaras i 10 år. Uppgifterna om dem som tagit emot kundenkäter och svarat på dem förvaras i 3 år.

Kundsamarbetsgruppers och kundsamarbetsnätverks mötespromemorior som upprättas av Tullen förvaras varaktigt medan sådana som inte upprättats av Tullen lagras i sex år. Kundsamarbetsgruppernas och kundsamarbetsnätverkens andra personuppgifter förvaras så länge medlemskapet varar. Uppgifterna raderas efter att medlemskapet upphört. Kontaktuppgifter gällande kundsamarbetsgrupper av engångskaraktär förvaras dock i tre år för att trygga utvecklingsarbetet och responsen om det.

Material med anknytning till egenkontroll gällande AEO-kundrelationer lagras i tio år. För lagring av övrigt AEO-material ansvarar tillståndstjänsterna och företagsgranskningen.

Anmälningsuppgifter till webbseminarier (via Webropol) lagras i högst tre år i syfte att kunna skicka ut begäranden om respons eller behov.

Uppgifterna om kontaktpersonerna för programvaruhusen för direkt meddelandedeklarering förvaras och hålls uppdaterade på Tullens webbplats den tid som programvaruhusen tillhandahåller programvaror som behövs för tulldeklarering via direkt meddelandedeklarering.

Uppgifterna från kundregistreringar, förtullningssystem och tillståndstjänster ingår i kundrådgivningens ovannämnda uppgifter i vilka de förvaras den tid som fastställts för kundrådgivningens uppgift i fråga.

IP-adresser som samlats in av Fonecta Ab:s verktyg Snoobi Analytics förvaras inte utan de förstörs vid pseudonymiseringen/anonymiseringen.

Tillståndstjänsterna svarar för förvaring och radering av tillstånden till meddelandedeklarering och förfarandetillstånden.

Tullskolan svarar för förvaring och radering av personuppgifter som ingår i kundutbildningsmaterialen.

Uppgifterna hos kundtjänsterna raderas efter att förvaringstiden gått ut.

Personuppgiftsansvarigas kontaktperson och ytterligare information

Juha H Lempiäinen
juha.h.lempiainen(at)tulli.fi

Hur skulle du utveckla innehållet?

Vi vill utveckla vår webbplats tillsammans med våra kunder. Klicka på "Skicka utvecklingsförslag" nedan för att ge ditt utvecklingsförslag.

Skicka utvecklingsförslag