Behandling av personuppgifter i samband med tillståndstjänster

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Tullens tillståndstjänster beviljar efter ansökan företag och privatpersoner tillstånd för förenklat tullförfarande, förflyttning av betalning av skatter och tullavgifter eller beviljar tullfrihet för varor. Personuppgifter behandlas vid handläggning av tillståndsansökningar, beviljande av tillstånd och vid förvaltning av tillstånd.

Tillståndstjänsterna handlägger ansökningar om registrering som kund hos Tullen, registrering som meddelandedeklareringskund samt EORI- och REX- registreringar. Tillståndstjänsterna förvaltar företagskundernas säkerheter som de lämnat till Tullen för sina skulder, upprätthåller Tullens kundregister genom att införa uppgifter om kunder som uträttar tillståndsärenden och meddelandedeklareringsärenden hos Tullen samt erbjuder Tullens tillståndskun-der kundrådgivning under tillståndsprocessen.

Tillståndstjänsterna behandlar kund- och tillgänglighetsresponsen gällande tillståndstjänsterna och svarar på responsen. Tillståndstjänsterna behandlar svaren på kundtjänsternas  kundenkäter. Tillståndstjänsterna behandlar också uppgifterna i granskningsrapporter gällande personuppgifter som samlats från kundregistret och tillståndsregistret samt förteckningar som sammanställts för kundenkäter av e-postadresserna till kundregistrets och tillståndsregistrets kunder.

Vid tillståndstjänsterna behandlas personuppgifter även i syfte att upprätthålla kundrelationer, följa upp tillstånds-tjänsternas kvalitet och tullverksamhetens riktighet, utforma tillståndstjänsterna samt utveckla serviceverksamhet-en och servicekanalerna.

Behandlingen av personuppgifterna bygger på lagen. Personuppgifter behandlas för att sköta Tullen lagstadgade uppgifter på det sätt som föreskrivs i tullagen (304/2016) och unionens tullkodex (EU 952/2013). I bilaga A till kommissionens delegerade förordning (EU 2015/2446) och i bilaga A till kommissionens genomförandeförordning (2015/2447) fastställs uppgiftskrav för ansökningar som lämnas till tillståndstjänsterna och beslut. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen är att fullgöra den registeransvariges lagstadgade skyldighet.
 

Personuppgiftskategorier

Följande personuppgifter samlas in från personkunder:  

• för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner)
• födelsedatum, passnummer, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer hemadress eller annan adress
• grad, yrke, utbildning, hemvistland, modersmål, kontonummer, typ av ombudskap och fullmakt
• identifieringsnummer som hänför sig till skötsel av tullärenden
• uppgifter om ärende- och kundhändelser

Följande personuppgifter samlas in från företagskundernas ansvars- och kontaktpersoner:

• för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner)
• grad, yrke, utbildning, hemvistland, modersmål, kontonummer, typ av ombudskap och fullmakt
• identifieringsnummer som hänför sig till skötsel av tullärenden
• uppgifter om ärende- och kundhändelser

Personuppgifter som ingår i särskilda personuppgiftskategorier (tidigare under begreppet känsliga personuppgifter) kan förekomma i kundernas ansökningar eller bilagor till dessa.

Källor till personuppgifter

I Tullens tillståndstjänster samlas kunduppgifter med anknytning till tillstånds- och meddelandedeklareringsärenden samt förtullning, företagsgranskningar och kundtjänster. Uppgifter fås även från tullklareringar vid tullkontoren och från Tullens bevakning samt från Tullens övriga funktioner i form av anmälningar som lämnas in på blanketten ”Tullimenettelyjen havaintotietoilmoitus” på intranätet. Personuppgifter lämnas ut till Tillståndstjänsterna också med Egna uppgifter -tjänstens blanketter för begäran om ändring samt i svaren på kundenkäter.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Uppgifter som tillståndstjänsterna besitter lämnas ut till berörda parter.

Tillståndstjänsternas uppgifter kan lämnas ut inom Tullen till Tullens övriga funktioner av motiverad anledning som har med utförande av tjänsteåligganden att göra.  

Därtill kan uppgifter lämnas ut till andra myndigheter i syfte att sköta tjänsteåligganden enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/21.5.1999) och lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (650/2019).  Uppgifter lämnas ut när det genom specialbestämmelser föreskrivs i lag om rätt till information.

Uppgifterna behandlas av personer vid Tullen som handlägger tillståndsärenden samt övriga anställda vid Tullen som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter.

Personuppgifternas lagringstid och radering

Material som gäller bedömning av beviljande av tillstånd och anknytande uppgifter (uppgifter i tillståndsförvaltningssystemet) ska lagras minst så länge tillståndet gäller och därefter i tre år. Tillståndens giltighetstid varierar mellan sex månader och tills vidare. Kravet på minimilagringstid grundar sig på artikel 13 i kommissionens genomförandeakt (2015/2447).

Tillståndsbeslut (uppgifter i tillståndsregistret) lagras varaktigt i elektronisk form från och med 2016. Lagringstiden bygger på Riksarkivets beslut 15.3.2018, KA/10021/07.01.01.03.02/2017.

Uppgifter från EORI- och REX-registreringar raderas från systemet tio år efter att registreringen har slutförts. Lagringstiden bygger på bilaga 12-01 till kommissionens delegerade förordning.

I Tullens informationshanteringsplan har antecknats närmare lagringstider för tillståndsförfarandenas handlingar, vilka är tre till tio år beroende på typen av dokument (tillståndsförfarandedokument för import, transitering, lagring, särskilda förfaranden, förenklingstillstånd och beskattning).

Tillståndstjänsternas uppgifter förvaras enligt följande: 

• Uppgifterna från kundregistreringar förvaras under giltighetstiden för registreringen och i följande sex år.
• Begäranden om ändring av uppgifter om verksamhetsställen via tjänsten Egna uppgifter förvaras under giltighetstiden för tillståndet/registreringen och i följande sex år. 
• Svaren på kundenkäter förvaras under giltighetstiden för tillståndet/registreringen och i följande sex år.
• Uppgifterna i granskningsrapporter gällande personuppgifter förvaras permanent. 
• Förteckningarna över kundernas e-postadresser förvaras under giltighetstiden för tillståndet/registreringen. 
• Kundresponsen och svaren på den förvaras i högst två år.
• Tillgänglighetsresponsen och svaren på den förvaras permanent.

När personuppgifternas lagringstid upphör raderas uppgifterna enligt normalt förfarande vid Tullen på basis av en årlig genomgång.

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson och mera information

Sari Bjong

sari.bjong(at)tulli.fi

Beakta följande