Behandling av personuppgifter i samband med tillståndstjänster

Ändamålet med behandlingen av personuppgifter

Tullens tillståndstjänster beviljar efter ansökan företag och privatpersoner tillstånd för förenklat tullförfarande, förflyttning av betalning av skatter och tullavgifter eller beviljar tullfrihet för varor. Personuppgifter behandlas vid handläggning av tillståndsansökningar, beviljande av tillstånd och vid förvaltning av tillstånd.

Tillståndstjänsterna handlägger ansökningar om registrering som kund hos Tullen, registrering som meddelandedeklareringskund samt EORI- och REX- registreringar. Tillståndstjänsterna förvaltar företagskundernas säkerheter som de lämnat till Tullen för sina skulder, upprätthåller Tullens kundregister genom att införa uppgifter om kunder som uträttar tillståndsärenden och meddelandedeklareringsärenden hos Tullen samt erbjuder Tullens tillståndskun-der kundrådgivning under tillståndsprocessen.

Tillståndstjänsterna behandlar svaren till kundenkäterna samt kund- och tillgänglighetsresponsen gällande tillståndstjänsterna och svarar på dem. Tillståndstjänsterna behandlar också uppgifterna i granskningsrapporter gällande personuppgifter som samlats från kundregistret och tillståndsregistret samt förteckningar som sammanställts för kundenkäter av e-postadresserna till kundregistrets och tillståndsregistrets kunder.

Vid tillståndstjänsterna behandlas personuppgifter även i syfte att upprätthålla kundrelationer, följa upp tillstånds-tjänsternas kvalitet och tullverksamhetens riktighet, utforma tillståndstjänsterna samt utveckla serviceverksamhet-en och servicekanalerna.

Behandlingen av personuppgifterna bygger på lagen. Personuppgifter behandlas för att sköta Tullen lagstadgade uppgifter på det sätt som föreskrivs i tullagen (304/2016) och unionens tullkodex (EU 952/2013). I bilaga A till kommissionens delegerade förordning (EU 2015/2446) och i bilaga A till kommissionens genomförandeförordning (2015/2447) fastställs uppgiftskrav för ansökningar som lämnas till tillståndstjänsterna och beslut. Den lagliga grunden för behandling av personuppgifter enligt dataskyddsförordningen är att fullgöra den registeransvariges lagstadgade skyldighet.
 

Personuppgiftskategorier

Följande personuppgifter samlas in från personkunder:  

• för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner)
• födelsedatum, passnummer, andra telefonnummer än mobiltelefonnummer hemadress eller annan adress
• grad, yrke, utbildning, hemvistland, modersmål, kontonummer, typ av ombudskap och fullmakt
• identifieringsnummer som hänför sig till skötsel av tullärenden
• uppgifter om ärende- och kundhändelser

Följande personuppgifter samlas in från företagskundernas ansvars- och kontaktpersoner:

• för- och efternamn, personbeteckningar, e-postadresser och telefonnummer (mobiltelefoner)
• grad, yrke, utbildning, hemvistland, modersmål, kontonummer, typ av ombudskap och fullmakt
• identifieringsnummer som hänför sig till skötsel av tullärenden
• uppgifter om ärende- och kundhändelser

Personuppgifter som ingår i särskilda personuppgiftskategorier (tidigare under begreppet känsliga personuppgifter) kan förekomma i kundernas ansökningar eller bilagor till dessa.

Källor till personuppgifter

I Tullens tillståndstjänster samlas kunduppgifter med anknytning till tillstånds- och meddelandedeklareringsärenden samt förtullning, företagsgranskningar och kundtjänster. Uppgifter fås även från tullklareringar vid tullkontoren och från Tullens bevakning samt från Tullens övriga funktioner. Personuppgifter lämnas ut till Tillståndstjänsterna också med Egna uppgifter -tjänstens blanketter för begäran om ändring samt i svaren på kundenkäter.

Regelbundet utlämnande av personuppgifter

Uppgifter som tillståndstjänsterna besitter lämnas ut till berörda parter.

Tillståndstjänsternas uppgifter kan lämnas ut inom Tullen till Tullens övriga funktioner av motiverad anledning som har med utförande av tjänsteåligganden att göra.  

Därtill kan uppgifter lämnas ut till andra myndigheter i syfte att sköta tjänsteåligganden enligt lagen om offentlighet i myndigheters verksamhet (621/21.5.1999) och lagen om behandling av personuppgifter inom Tullen (650/2019).  Uppgifter lämnas ut när det genom specialbestämmelser föreskrivs i lag om rätt till information.

Uppgifterna behandlas av personer vid Tullen som handlägger tillståndsärenden samt övriga anställda vid Tullen som behöver uppgifterna i sina arbetsuppgifter.

Personuppgifternas lagringstid och radering

Personuppgifter som samlats in i tillståndstjänsterna sparas så länge som de lagstadgade förpliktelserna förutsätter eller i enlighet med den förvaringstid som bestämts. Förvaringstiderna har specificerats i Tullens informationshanteringsplan. Förvaringstiderna varierar mellan 150 dagar och tio år beroende på dokumenttyp. När personuppgifternas förvaringstid upphör raderas uppgifterna på basis av en genomgång enligt normalt förfarande vid Tullen.

Den personuppgiftsansvariges kontaktperson och mera information

Sari Bjong

sari.bjong(at)tulli.fi

Beakta följande