Erillistä saapumisen yleisilmoitusta ei tarvita, jos maantieliikenteessä saapuvasta tavarasta on annettu etukäteen sähköinen passitusilmoitus, jossa on ilmoitettu myös turvatiedot.
Jos passitusilmoituksessa ei ole annettu turvatietoja, ne on annettava erikseen Turvatietojärjestelmään (AREX) Saapumisen yleisilmoitus -sanomalla IE315.
Meriliikenteessä tavaroiden saapumiseen liittyviä ilmoituksia voivat antaa esimerkiksi laivayhtiöt, operaattorit, varustamot, väliaikaisen varaston pitäjät ja huolintaliikkeet.
Meritse tuotaessa konossementin (B/L) laatinut laivayhtiö on vastuussa saapumisen yleisilmoituksen antamisesta.
Saapumisen yleisilmoitus on annettava kaikesta EU:n ulkopuolelta saapuvasta tavarasta ensimmäisessä unionin saapumispaikassa. Ei ole merkitystä, puretaanko tavara ensimmäisessä satamassa vai jatkaako se aluksessa toiseen EU-maahan tai EU:n ulkopuolelle. Myös aluksella mahdollisesti oleva aiemmin lastattu unionitavara on ilmoitettava, jos alus on käynyt reitillään EU:n ulkopuolella.
Myös tyhjät kontit, joita kuljetetaan kuljetussopimukseen perustuen (eivät ole kuljetusliikkeen omia tai vuokrattuja) on ilmoitettava.
Saapumisen yleisilmoituksen antamisesta vastaa rautatieyhtiö, joka voi käyttää edustajaa ilmoitusten antamiseen.
Ilmoitus annetaan kaikista junalla saapuvista tavaroista.