Väliaikaisen varaston kirjanpito ja raportit

Väliaikaisen varaston luvanhaltijan on pidettävä tullin hyväksymää kirjanpitoa varastoimistaan tavaroista. Ennen luvan myöntämistä tulli tarkastaa, että varaston kirjanpito soveltuu tähän tarkoitukseen. Kirjanpidon avulla tulli valvoo varastotilojen pitoa sekä tavaroiden tunnistamista, tullioikeudellista asemaa ja liikkumista.

Tulli voi olla vaatimatta joitakin tietoja, jotka eivät vaikuta haitallisesti tavaroiden tullivalvontaan ja tarkastuksiin.

Kirjanpidon tarkoitus ja yleiset vaatimukset

Tulli voi antaa luvan varastoida unionitavaroita väliaikaisen varaston tiloissa, jos tämä ei vaaranna tullivalvontaa. Unionitavarat on eroteltava väliaikaisesti varastoiduista tavaroista, ja niiden tullioikeudellinen asema on merkittävä kirjanpitoon.

Kirjanpito muodostuu kirjanpidon merkinnöistä sekä tositteista, joihin merkinnät perustuvat. Väliaikaisen varastoinnin aloittamista ja päättämistä koskevat tulli-ilmoitukset ja muut asiakirjat ovat osa kirjanpitomateriaalia. Kirjanpidon tositteet voivat olla sähköisessä muodossa.

Kirjanpitoon liitettävän sähköisen tulli-ilmoituksen tai muun tositteen ei tarvitse olla määrämuotoinen pdf-asiakirja. Asiakirja tai sähköinen tieto on tarvittaessa pystyttävä esittämään tullille.

Kirjanpidon on sisällettävä reaaliaikaiset tiedot väliaikaisessa varastossa olevien tavaroiden määristä ja lajeista.

Kirjanpitomateriaalia on säilytettävä kuusi vuotta sen vuoden lopusta lukien, kun tavarat on asetettu tullimenettelyyn tai jälleenviety, hävitetty tai luovutettu valtiolle.

Jos varastokirjanpito ja yrityksen tullitarkoituksiin käytetty pääkirjanpito ovat erillisiä kirjanpitoja, niiden välillä on oltava viittaukset, jotta merkintöjen jäljitysketju on mahdollista todentaa.

Jos varastonpitäjän kirjanpitojärjestelmä muuttuu luvan myöntämisen jälkeen, uusi järjestelmä pitää ennen käyttöönottoa hyväksyttää tullilla.

Huomioi nämä

Ilmoittajalla on velvollisuus arkistoida tulli-ilmoitukseen liittyvät asiakirjat. Jos ilmoittajalla ei tästä huolimatta ole arkistoituna ilmoitukseen liittyvää tullaus- tai luovutuspäätöstä, Tulli voi pyynnöstä toimittaa sen ilmoittajalle jälkikäteen.

Voit pyytää päätöksen sähköpostiosoitteesta arkisto(at)tulli.fi. Tulli perii erikseen toimitettavasta päätöksestä maksun valtion maksuperustelain mukaisesti.

Tulli säilyttää omissa arkistoissaan luovutus- ja tullauspäätöksiä kuusi vuotta. Aika alkaa sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin päätös on tehty.

Tavarat on merkittävä kirjanpitoon tavaraerittäin ja pakkauslajeittain, eivätkä nämä tiedot saa muuttua väliaikaisen varastoinnin aikana niin, että tavaroiden jäljitysketju katkeaa. Tavarat pitää ottaa varastosta samalla paljousyksiköllä, jolla ne on varastoon pantu. Jos tavarat ovat tulleet varastoon ja merkitty kirjanpitoon esimerkiksi laatikoittain, niitä ei voi ottaa ulos kappaleina, paitsi jos tavarat on merkitty myös kappaleina kirjanpitoon.

Väliaikaisen varaston kirjanpitoa on pidettävä ja kirjanpidon merkinnät on tehtävä suomen, ruotsin tai englannin kielellä, siinäkin tapauksessa, että varastointia edeltävän passituksen tavarankuvaus on ilmoitettu jollain muulla lähtömaassa hyväksytyllä kielellä, esimerkiksi hollanniksi.

Väliaikaisen varaston kirjanpidosta on käytävä selville vähintään seuraavat tiedot:

  1. Päiväys ja viite ilmoitukseen, jolla tavarat on otettu väliaikaiseen varastoon
    • (saapumisen) yleisilmoituksen MRN-viitenumero ja tavaraeränumero
    • väliaikaisen varastoinnin ilmoituksen MRN-viitenumero, tavaraeränumero ja alatason kuljetusasiakirjan tunniste, esimerkiksi konossementin tai alarahtikirjan (House Airway Bill) numero ja tarvittaessa kuljetusasiakirjan tyyppi
    • passituksen MRN-viitenumero
    • muu viitenumero (esim. Ahvenanmaan verorajaliikenteessä kuljetusasiakirjan numero)
  2. Varastoinnin päättävän ilmoituksen päiväys ja viite:
    • MRN- ja mahdollinen tavaraeränumero
    • tuonnin luovutuspäätöksen numero
    • muu viitenumero (esim. tavaroiden hävittämistä tai valtiolle luovutusta koskevan asiakirjan viite)
  3. Varastonpitäjän antama tulonumero tai muu valinnainen viitetieto. Tarvittaessa tulli- ja muiden asiakirjojen päivämäärät ja tunnistetiedot.
  4. Tavarankuvaus ja paljous:
    • pakkausten tiedot ja mahdolliset tunnistenumerot, lukumäärä ja laji
    • tavaroiden paljous
    • tavanomainen kaupallinen tai tekninen kuvaus  
    • kontin tunnistetiedot (tarvittaessa)
  5. Tavaroiden sijainti (vähintään varaston osoite)
  6. Tavaroiden tullioikeudellinen asema
  7. Tiedot käsittelyistä tavaroiden kunnon säilyttämiseksi
  8. Tiedot tavaroiden mahdollisista siirroista väliaikaisesti varastoituna

Ilmoita tarvittaessa myös alatason kuljetusasiakirjan tyyppi

Ilmoita alatason kuljetusasiakirjan tyypin tunniste kuljetusasiakirjan tunnisteen kanssa samassa tai eri kohdassa. Jos ilmoitat tiedon esimerkiksi ”Lisätiedot” –kohdassa tai -sarakkeessa, ilmoita asiakirjan tyyppi ennen tunnistetta. Ilmoita tyypiksi meritse saapuneesta N714 ja lentäen saapuneesta N703.

Väliaikaisesti varastoitujen tavaroiden siirtojen tiedot

Jos tavaroita siirretään väliaikaisesti varastoituna, sekä lähettävän että vastaanottavan varaston kirjanpidossa on oltava siirtoon liittyvät tiedot. Näitä ovat muun muassa siirron jälkeisen väliaikaisen varastoinnin ilmoituksen (FI377) MRN-viitenumero, alatason kuljetusasiakirjojen tiedot sekä tavaraerien numerot.

Varastoonpano

  • T-passitus: kopio passituksen saateasiakirjasta
  • TIR-carnet: kopio TIR-carnet'n Volet 2 -irrotelehdestä ja sen mahdollisista liitteistä
  • Saapumisen yleisilmoitus / Yleisilmoitus:  MRN-viitenumero ja tavaraeränumero
  • Väliaikaisen varastoinnin ilmoitus: MRN-viitenumero, tavaraeränumero ja alatason kuljetusasiakirjan numero
  • Siirto väliaikaisesti varastoituna, vastaanottava varasto: siirron jälkeisen väliaikaisen varastoinnin ilmoituksen (FI377) MRN-viitenumero, tavaraerän numero ja alatason kuljetusasiakirjan tunniste.

Varastosta otto

  • Tuonti tai erityismenettely: tuonnin tai erityismenettelyn luovutuspäätös, luovutussanoma tai muu Tullin vahvistama luovutusasiakirja
  • T1-passitus: Riittää, että tavarakirjanpidossa on passituksen MRN-viitenumero. Tulli suosittelee kuitenkin, että liität tavarakirjanpitoon saateasiakirjan kopion ja mahdolliset tavaraerittelyt. 
  • Siirto väliaikaisesti varastoituna, lähettävä varasto: siirron jälkeisen väliaikaisen varastoinnin ilmoituksen (FI377) MRN-viitenumero, tavaraerän numero ja alatason kuljetusasiakirjan tunniste
  • TIR-carnet: kopio TIR-carnet'n Volet 1 -irrotelehdestä ja sen mahdollisista liitteistä 
  • Hävittäminen tullivalvonnassa: tapauskohtaisesti joko Tullin vahvistama hävitystodistus tai sisäisen jalostuksen luovutuspäätös
  • Luovuttaminen valtiolle: Tullin vahvistama asiakirja tavaran luovuttamisesta valtiolle.

Merkintä menettelyn päättämisestä on tehtävä tavarakirjanpitoon viimeistään, kun tavarat siirretään pois väliaikaisesta varastosta. Varastonpitäjän tehtävä on huolehtia siitä, että varastosta luovutettavat tavarat vastaavat määrältään ja laadultaan varastoinnin päättävässä tulli-ilmoituksessa (esim. passitusilmoitus) annettuja tietoja.

Huomioi, että vaikka varastonpitäjä antaisi varastoon vastaanotetuille tavaroille kirjanpidossaan oman viitteen tai tulonumeron, tätä tietoa ei voi käyttää edeltävänä menettelynä tulli-ilmoituksessa. Edeltävänä menettelynä on käytettävä oikeaa asiakirjan koodia, MRN-viitenumeroa ja mahdollista tavaraeränumeroa. Myös kuljetusasiakirjan numero on ilmoitettava niistä lähetyksistä, joista saavuttaessa on annettu väliaikaisen varastoinnin ilmoitus (TSD).

Jos jokin tiedoista on väärä, ilmoitus jää avoimeksi Tullin järjestelmässä eikä menettelyyn asettamista voida todentaa.  Siksi Tulli pyytää väliaikaisen varaston luvanhaltijalta selvityksiä niistä lähetyksistä, joita ei Tullin saamien tietojen perusteella ole asetettu tullimenettelyyn. Kun luvanhaltija luovuttaa tavaraa varastosta, hänen täytyy tarkistaa, että luovutusasiakirjoissa on ilmoitettu oikea edeltävän menettelyn koodi, MRN-viitenumero ja tavaraerän numero, jotka vastaavat kirjanpidon merkintöjä.