Tavarat on merkittävä kirjanpitoon tavaraerittäin ja pakkauslajeittain. Nämä tiedot eivät saa muuttua varastoinnin aikana niin, että tavaran jäljitysketju katkeaa. Tavara pitää ottaa varastosta samalla paljousyksiköllä, jolla se on varastoon pantu. Jos tavarat on esimerkiksi merkitty kirjanpitoon laatikoittain ja kappaleittain, niitä ei voi ottaa ulos pelkästään laatikkoina tai palletteina.
Tullivaraston kirjanpitoa on pidettävä ja kirjanpidon merkinnät on tehtävä suomen, ruotsin tai englannin kielellä, siinäkin tapauksessa, että varastointia edeltävän passituksen tavarankuvaus on ilmoitettu jollain muulla lähtömaassa hyväksytyllä kielellä, esimerkiksi hollanniksi.
Tullivaraston kirjanpitoon on kirjattava vähintään laissa vaaditut tiedot. Luvanhaltija voi lisäksi kirjata kirjanpitoon muita itselleen tärkeitä tietoja. Kirjanpidossa on oltava ainakin seuraavat tiedot:
- Varastointimenettelyyn asettamisessa käytetyn tulli-ilmoituksen viite. Kun ilmoitus annetaan sähköisesti, tällä tarkoitetaan Tullin järjestelmästä saatavaa MRN-ja tavaraeränumeroa. Kun vakiomuotoinen tullivarastoinnin tulli-ilmoitus annetaan varamenettelyssä, tällä tarkoitetaan luvanhaltijan tai menettelynhaltijan antamaa varastoonpanonumeroa tai muuta vastaavaa viitettä ja menettelyynasettamispäivää.
- Varastointimenettelyä edeltävän ilmoituksen viite, kuten
- MRN ja mahdollinen tavaraeränumero
- tuonnin luovutuspäätöksen numero
- muu viitenumero, esimerkiksi menettelyssä 7171 lähettävän varaston antamat varastoonpanotiedot, jos siirretään tavaroita, joista ei ole tehty sähköistä tulli-ilmoitusta tai jos tavaroita siirretään samassa luvassa olevien varastojen välillä.
- Varastointimenettelyn päättävän tulli-ilmoituksen viite (MRN) tai vastaavat tiedot asiakirjasta, jolla tavarat on hävitetty tai luovutettu valtiolle. Viite voi olla
- passituksen tai jälleenviennin MRN (katso kohta 5.)
- tuonnin luovutuspäätöksen numero
- muu viitenumero, esimerkiksi tavaroiden hävittämistä tai valtiolle luovutusta koskevan asiakirjan viite.
-
Jos tavaroita ei jälleenviennin jälkeen passiteta, vaan siirretään tullivarastointimenettelyssä poistumispaikkaan, kirjanpitoon on lisättävä tieto tavaran lopullisesta poistumisesta Euroopan unionista 100 päivän kuluessa poistumisesta. Kirjanpidossa on tällöin oltava kaksi erillistä merkintää: merkintä varastosta poistamisesta ja merkintä unionista poistumisesta.
- Tarvittaessa tiedot, joiden avulla voidaan yksiselitteisesti yksilöidä muut tulliasiakirjat kuin tulli-ilmoitukset sekä mahdolliset muut tavaroiden menettelyyn asettamisen tai sen päättämisen kannalta merkittävät asiakirjat. Esimerkiksi, jos tullivarastointi on päätetty jälleenvientiin ja sen jälkeen on avattu passitus, kirjanpitoon on lisättävä myös passituksen tiedot.
- Tiedot tavaroiden tunnistamiseksi: pakkausten merkit, tunnistenumerot, lukumäärä ja laji sekä tarvittaessa kontin tunnistemerkit.
- Tavarankuvaus: tavanomainen kaupallinen tai tekninen kuvaus, jonka on oltava riittävän tarkka ja täsmällinen, jotta tavarat voidaan sen perusteella tunnistaa.
- Tavaroiden paljous:
- bruttopaino
- tullinimikkeen edellyttämä lisäpaljous ja sen yksikkö.
- Tavaroiden sijainti, vähintään varaston osoite.
- Tiedot tavaroiden mahdollisista siirroista.
- Jos kirjanpidollista erottelua vaaditaan, tiedot tavaroiden lajista, tullioikeudellisesta asemasta ja tarvittaessa alkuperästä:
- tullivaraston tilassa säilytettävät unionitavarat
- tullaamattoman ja unionitavaran yhteisvarastointi, esimerkiksi bulk-tavara samassa säiliössä tai siilossa.
- Tiedot tavaroiden tavanomaisista käsittelyistä ja tarvittaessa käsittelystä johtuva uusi tariffiluokittelu.
- Erityistapauksissa tulliviranomaisten perustelluista syistä pyytämät lisätiedot.
Sähköisesti arkistoidut asiakirjat on tarvittaessa pystyttävä esittämään tullille. Liitä tavarakirjanpidon tositteeksi seuraavat asiakirjat:
Varastoonpano:
- Tullin asiointipalveluun annetun tullivarastoinnin tulli-ilmoituksen luovutuspäätös ja mahdolliset liitteet
- sanomalla annettuun tullivarastoinnin tulli-ilmoitukseen saatu luovutussanoma tai luovutuspäätös
- SAD-lomakkeella annettu tullivarastoinnin aloittava tulli-ilmoitus ja mahdolliset liitteet
Varastosta otto:
- Tullin asiointipalveluun annetun tulli-ilmoituksen luovutuspäätös ja mahdolliset liitteet
- sanomalla annettuun tulli-ilmoitukseen saatu luovutussanoma tai luovutuspäätös
- varamenettelyasiakirja, esimerkiksi SAD-lomakkeella annettu tulli-ilmoitus ja mahdolliset liitteet
Huomioi lisäksi seuraavat:
- T1-passitus: riittää, että tavarakirjanpidossa on passituksen MRN-numero .
- Jälleenvienti-ilmoitus: menettelyyn luovutuspäätös ja poistumisvahvistettu luovutuspäätös.
- Jälleenvienti-ilmoitus, jonka jälkeen avattu TIR-carnet: jälleenviennin menettelyyn luovutuspäätös ja kopio TIR-carnet'n Volet 1 -irroitelehdestä ja sen mahdollisista liitteistä. Lisäksi kirjanpitoon voidaan liittää poistumisvahvistettu luovutuspäätös.
- Jälleenvienti-ilmoitus, jonka jälkeen avattu T1-passitus: jälleenviennin menettelyyn luovutuspäätös, sekä T1-passituksen MRN-viitenumero on riittävä merkintä. Varastonpitäjä voi halutessaan liittää kirjanpitoon myös poistumisvahvistetun luovutuspäätöksen.
- Hävittäminen tullivalvonnassa: tapauskohtaisesti joko Tullin vahvistama hävitystodistus tai sisäisen jalostuksen luovutuspäätös.
- Luovuttaminen valtiolle: Tullin vahvistama asiakirja tavaran luovuttamisesta valtiolle.
Merkintä menettelyn päättämisestä on tehtävä tavarakirjanpitoon viimeistään, kun tavarat siirretään pois tullivarastosta tai luvanhaltijan tiloista. Varastonpitäjän täytyy huolehtia siitä, että varastosta luovutettavat tavarat vastaavat määrältään ja laadultaan varastoinnin päättävällä tulli-ilmoituksella (esim. passitusilmoitus) annettuja tietoja.
Luvanhaltija tai menettelynhaltija on velvollinen Tullin pyynnöstä toimittamaan reaaliaikaisen varastonmäärityksen. Varastonmäärityksellä tarkoitetaan tavarakirjanpidosta tulostettavaa tai muulla tavalla toimitettavaa listausta tavaroista, jotka ovat edelleen tullivarastointimenettelyssä.
- Tullikoodeksi 214 artikla ja Delegoitu asetus 178 artikla