Henkilötietojen käsittely tarkastuksessa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelyn tarkoituksena on kerätä, tallettaa ja muutoinkin käsitellä tulli- ja verovalvonnan suorittamiseksi tarpeellisia tietoja lain tai asetuksen perusteella annettavista ilmoituksista ja muista tiedoista, tietoja suoritetuista tulli- ja verovalvonnan tarkastustoimenpiteistä ja niiden perusteella esitetyistä jatkotoimista sekä tunnistetietoja tarkastuksen perusteella annetusta rangaistusvaatimuksesta taikka tehdystä tutkintapyynnöstä tai rikosilmoituksesta.

Reaaliaikaisella tarkastuksella tarkoitetaan ennen tulliselvitystä tai verotusta tehtävää fyysisiin ja sähköisiin asiakirjoihin kohdistuvaa tarkastusta, jolla varmistetaan asiakkaan ilmoittamien tietojen oikeellisuus, täydellisyys ja kelpoisuus.

Etupainotteisella tarkastuksella tarkoitetaan ennen luvan tai aseman myöntämistä tai ennen lupamuutoksen hyväksymistä tehtävää tarkastusta, jolla varmistetaan, että hakija täyttää tai pystyy täyttämään luvan tai asiakkuuden ehdot ja vaatimukset sekä toimittamaan luotettavaa tietoa jälkikäteistä valvontaa varten. Etupainotteinen tarkastus voi toimia myös lausuntona jollekin tarkastuksen sisäiselle sidosryhmälle, esim. Lupakeskukselle. Etupainotteinen tarkastus on pääsääntöisesti yrityksen toiminnallisuuden tarkastamista ja painottuu mm. yrityksen, hallinnon, organisaation, kirjanpitojärjestelmän ja sisäisten valvontakeinojen sekä varastotilojen tutkimiseen.

Jälkikäteisellä tarkastuksella eli jälkitarkastuksella tarkoitetaan tullauksen ja verotuksen jälkeen tehtävää tarkastusta, jolla varmistetaan yrityksen toimintaan, lupiin ja menettelyihin liittyvien säännösten ja vaatimusten noudattaminen ja/tai liiketapahtumien verotuksellinen oikeellisuus. Tarkastustavasta riippuen jälkikäteinen tarkastus voi kohdistua joko yrityksen toiminnallisuuteen tai liiketapahtumiin tai molempiin.

Tarkastukseen liittyviä tietoja käsitellään seuraavissa tarkastuksissa:

etupainotteiset tarkastukset

  • kirjanpidon tarkastus
  • tilatarkastus
  • lupa-arviointi
  • AEO-arviointi

jälkikäteiset tarkastukset

  • yritystarkastus
  • asiakirjatarkastus
  • tasoseuranta
  • muut jälkikäteiset tarkastukset (seurantatarkastus, uudelleen arviointi, menettelytarkastus, va-rastotarkastus ja sisämarkkinatukitarkastus)

reaaliaikaiset tarkastukset

  • asiakirjatarkastus.

Henkilötietoryhmät

Henkilöistä kerättäviä tietoja ovat nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite ja puhelinnumero tai muu yhteystieto, kansalaisuus ja ulkomaalaiselta henkilöltä myös matkustusasiakirjan tiedot sekä tunnistetieto tarkastuksen perusteella annetusta rangaistusvaatimuksesta taikka tehdystä tutkintapyynnöstä tai rikosilmoituksesta. Järjestelmään talletetaan myös ajoneuvon rekisterinumero tai muun kulkuneuvon rekisteritunnus.

Henkilötietojen lähteet

Osa henkilötiedoista saadaan henkilöiltä itseltään. Osa saadaan tarkastussuunnitteluvaiheessa Tullin analyysiltä ja tiedustelulta. Tietoja saadaan myös Väestörekisterikeskukselta ja tullausjärjestelmästä.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain 17. §:n mukaisesti muille viranomaisille sekä 26. §:n mukaisesti ulkomaiselle viranomaiselle ja kansainväliselle järjestölle. Tietoja voidaan luovuttaa lisäksi EU-sopimusten tai kahden- tai monenvälisten kansainvälisten sopimusten nojalla. Tietojen luovutus voi perustua myös kansalliseen erityislainsäädäntöön. Tietoja voidaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai tietojoukkona.

Tietoja voidaan käsitellä Tullin muissa toiminnoissa viranomaistehtävien hoitamiseen perustuen. Lisäksi tietoja voidaan siirtää Kansallisarkistoon siltä osin, kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Tarkastussuunnitelmat ja niihin liittyvät tausta-aineistot säilytetään 10 vuotta. Tarkastussuunnittelua koskevat ohjeet ja pöytäkirjat säilytetään 25 vuotta. Muutoin tiedot poistetaan viimeistään tallettamista seuraavan kuudennen kalenterivuoden lopussa.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Ulla Sinkkilä

Ulla.Sinkkila(at)tulli.fi

Miten kehittäisit tätä sisältöä?

Haluamme kehittää verkkopalveluamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Siirry antamaan kehitysehdotuksesi klikkaamalla "Lähetä kehitysehdotus".

Lähetä kehitysehdotus