Henkilötietojen käsittely neuvontapalveluissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tullin neuvontapalvelut (asiakasneuvonta) jakautuu yleisneuvontaan ja yritysneuvontaan. Henkilötietoja käsitellään neuvontapalveluiden asiakasneuvontaan liittyvissä tehtävissä seuraavasti.

Yleisneuvonta tarjoaa Tullin henkilöasiakkaille ja pienyritysasiakkaille netti-ilmoittamisen tuen ja tullineuvonnan palveluita puhelimitse, kirjeitse, sähköpostineuvontana, chat-neuvontana sekä tarvittaessa ennakkoon sovitussa neuvontatapaamisessa Tullin tiloissa. Yleisneuvonta vastaa myös asiakaspalautteisiin ja järjestää asiakastyytyväisyyskyselyitä.

Yritysneuvonta tarjoaa Tullin yritysasiakkaille (mukaan lukien Tulli+-asiakkaat) yleistä asiakasneuvontaa tulli- ja sanoma-asiointiin liittyvissä kysymyksissä. Lisäksi yritysneuvonta tarjoaa menettelykohtaista yritysneuvontaa tuonnin ja viennin tullimenettelyissä, kuljetuksen ja varastoinnin tullimenettelyissä sekä turvatieto-ilmoittamisessa (AREX). Yritysneuvontaa annetaan puhelimitse, kirjeitse, sähköpostitse, Skypen välityksellä sekä tarvittaessa ennakkoon sovituilla yritysneuvontakäynneillä asiakkaan tai Tullin tiloissa. Yritysneuvonta käsittelee myös eräitä lupapäätöksiä.

Neuvontapalveluissa henkilötietoja käsitellään lisäksi Tullin asiakas- ja sidosryhmätiedotuksessa, asiakassuhteiden ylläpidossa, asiakaspalvelun laadun ja tullitoiminnan oikeellisuuden seurannassa, asiakaspalveluiden suunnittelussa sekä palvelutoiminnan ja sähköisten asiointikanavien kehittämisessä ja muunlaisessa kehittämistyössä.

Henkilötietoja käsitellään Tullin lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi niin kuin tullilaissa (304/2016) ja unionin tullikoodeksissa (EU 952/2013) säädetään. Henkilötietoja käsitellään hallintolaissa (434/2003) säädetyn viranomaisen neuvontavelvollisuuden ja palveluperiaatteen toteuttamiseksi.

Henkilötietoryhmät

Tullin neuvontapalveluihin kerätään asiointeihin ja asiakkaaksi tuloon perustuen seuraavia henkilöasiakkaiden henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet) ja Internet-osoitteet
  • etu- tai sukunimet, syntymäpäivät, kotisosoitteet, ajoneuvon rekisterinumero ja passin numero
  • arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus sekä asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Tullin neuvontapalveluihin kerätään asiointeihin ja asiakkaaksi tuloon perustuen seuraavia yritysasiakkaiden henkilötietoja:

  • vastuu- ja yhteyshenkilöiden etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet)
  • vastuu- ja yhteyshenkilöiden etu- tai sukunimet, syntymäpäivät, muut puhelinnumerot kuin matkapuhelinnumerot, kotiosoitteet tai muut osoitteet, ajoneuvon rekisterinumerot ja passin numerot
  • vastuu- ja yhteyshenkilöiden arvo, ammatti, asema, asuinmaa, edustuksen laatu, äidinkieli, asiointikieli, kansalaisuus sekä asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Erityisiin henkilötietoryhmiin (aiemmin käsitteellä arkaluonteiset henkilötiedot) kuuluvia henkilötietoja saattaa sisältyä asiakaspalautteisiin ja asiakkaiden kysymyksiin.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan asiakkailta. Netti-ilmoittamisen tuki saa lisäksi tietoa tullausjärjestelmästä. Yritysneuvojat saavat lisäksi tietoa Tullin lupapalveluilta.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Neuvontapalveluiden tietoja luovutetaan asianosaisille.

Neuvontapalveluiden tietoja voidaan siirtää Tullin sisällä Tullin muille toiminnoille virkatehtävän hoitamiseen liittyvästä perustellusta syystä. Lisäksi tietoja voidaan siirtää Kansallisarkistoon siltä osin kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Lisäksi tietoja voidaan siirtää muille viranomaisille virkatehtävien hoitamiseksi viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) ja henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain (639/2015) mukaisesti. Tiedot annetaan silloin, kun tiedonsaantioikeudesta on säädetty laissa erityissäännöksin.

Kaikki tullilaiset käsittelevät seuraavia henkilötietoja:

  • ASPA-työtilaan tallennetut Tullin yritysasiakkaiden asiakaskorttien, sanoma-asioinnin lupien, menettelyarviointien ja menettelylupien sekä yritysneuvontamuistioiden tiedot
  • asiakastyöryhmien kokousmuistioihin tallennetut tiedot.

Seuraavia henkilötietoja käsittelevät vain sellaiset Tullin työtekijät, joilla on siihen erillinen asiakaspalvelutehtävien edellyttämä käyttöoikeus:

  • henkilötietoja sisältävät asiakaspalautteet ja -kyselyt (lomakkeet, kirjeet ja sähköpostit sekä Skype-, chat- ja puhelinkeskustelut)
  • Tulli+-asiakkaaksi hakeutumista koskeva aineisto
  • Tullikoulun järjestämiin asiakaskoulutuksiin liittyvät aineistot
  • AEO-asiakkuutta koskeva aineisto
  • Webropolilla saapuneiden webinaari-koulutusten ilmoittautumisten tiedot
  • asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaanottajia koskevat tiedot

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Asiakaspalveluiden yhteissähköpostiin sähköpostein ja Tullin Internet-sivujen lomakkeella saapuneita asiakaspalautteita säilytetään enimmillään yhden kuukauden ajan, jonka jälkeen asiakkaan nimi ja yhteystiedot poistetaan palautteiden arkistointia varten. Yritysneuvonnan yhteissähköpostiin saapuvia kirjallisia kysymyksiä säilytetään sähköpostin arkisto-kansiossa yhdestä kahteen vuoteen. Yleisneuvontaan Tullin Internet-sivujen lomakkeella saapuneita kysymyksiä säilytetään sähköpostin arkistokansiossa yhdestä kahteen vuoteen.

Chat-palvelun kontaktien tietoja säilytetään yhdestä kahteen vuoteen, jonka jälkeen tiedot anonymisoidaan ja niitä käytetään koneoppimiseen, chatbottien opettamiseen ja palvelun kehittämiseen.

Asiakaspalvelujen asiakaskortteja säilytetään kaksi vuotta asiakkuuden voimassaoloajan päättymisestä lukien. Neuvontamuistioita säilytetään kolme vuotta.

Asiakastyytyväisyyskyselyitä, kyselyiden vastauksia, kyselyiden yhteenvetoja ja tuloksia, tulosanalyysejä ja kehittämistoimenpiteitä sekä asiakaspalautteita säilytetään 10 vuotta.

Asiakastyytyväisyyskyselyjen vastaanottajien tietoja säilytetään kyselyn toteutuksen ajan, enintään 6 kuukautta.

Asiakasyhteistyöryhmien Tullissa laadittuja kokousmuistioita säilytetään pysyvästi ja muiden kuin Tullin laatimia 10 vuotta.

Tiliasiakkaaksi hakeutumisen tietoja säilytetään asiakkuuden voimassaoloaika.

Tulli+-asiakkaaksi hakeutumisen tietoja säilytetään kuusi vuotta, lukuun ottamatta riskitekijöiden kartoituksia ja arviointilomakkeita, jatkuvan seurannan raportteja sekä yleisiä etuja ja palvelukokonaisuuksia, joita säilytetään kaksi vuotta voimassaoloajan päättymisestä lukien.

AEO-asiakkuutta koskevaa omavalvontaan liittyvää aineistoa säilytetään 10 vuotta. Muun AEO-aineiston säilytyksestä vastaa lupapalvelut ja yritystarkastus.

Menettelyarviointeja säilytetään kolme vuotta.

Webinaari-koulutuksiin ilmoittautumisen tietoja (Webropolilla saapuneet) säilytetään palautekyselyn lähettämistä varten kyselyn toteutuksen ajan, enintään 6 kuukautta.

Neuvontapalvelujen tiedot poistetaan säilytysajan päätyttyä.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Juha H Lempiäinen

juha.h.lempiainen(at)tulli.fi

Miten kehittäisit tätä sisältöä?

Haluamme kehittää verkkopalveluamme yhteistyössä asiakkaidemme kanssa. Siirry antamaan kehitysehdotuksesi klikkaamalla "Lähetä kehitysehdotus".

Lähetä kehitysehdotus