Henkilötietojen käsittely lupapalveluissa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tullin lupapalvelut myöntää hakemuksesta yrityksille ja yksityishenkilöille tullimenettelyjen käyttöä yksinkertaistavia, verojen ja tullimaksujen maksamista siirtäviä tai tavaralle tullittomuuden myöntäviä lupia. Henkilötietoa käsitellään lupahakemusten käsittelyssä, lupien myöntämisessä sekä niiden hallinnassa.

Lupapalvelut käsittelee hakemukset Tullin asiakkaaksi rekisteröimisestä, sanoma-asiakkaaksi rekisteröimisestä sekä EORI- ja REX-rekisteröinneistä. Se hallinnoi yritysasiakkaiden Tullille velkojensa vakuudeksi antamia vakuuksia, ylläpitää Tullin asiakasrekisteriä tallentamalla sinne tietoa Tullin lupa- ja sanoma-asioinnin asiakkaista sekä tarjoaa lupaprosessin aikaista asiakasneuvontaa Tullin lupa-asiakkaille.

Lupapalvelut käsittelee lupapalveluita koskevat asiakas- ja saavutettavuuspalautteet ja vastaa niihin. Lupapalvelut käsittelee lupapalveluiden asiakaskyselyihin annettuja vastauksia. Lupapalvelut käsittelee myös Asiakasrekisteristä ja Luparekisteristä koottujen henkilötietojen tarkastusraporttien tietoja sekä Asiakasrekisterin ja Luparekisterin asiakkaiden sähköpostiosoitteista asiakaskyselyitä varten koottuja luetteloita.

Lupapalveluissa henkilötietoa käsitellään myös asiakassuhteiden ylläpidossa, lupapalveluiden laadun ja tullitoiminnan oikeellisuuden seurannassa, lupapalveluiden suunnittelussa, palvelutoiminnan sekä palvelu- ja asiointikanavien kehittämisessä.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin. Henkilötietoja käsitellään Tullin lakisääteisten tehtävien hoitamiseksi niin kuin tullilaissa (304/2016) ja unionin tullikoodeksissa (EU 952/2013) säädetään. Komission delegoidun asetuksen (EU 2015/2446) liitteessä A ja komission täytäntöönpanoasetuksen (2015/2447) liitteessä A on määritelty tietovaatimukset lupapalveluille toimittaville hakemuksille ja päätöksille. Tietosuoja-asetuksen mukainen henkilötietojen laillinen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.
  

Henkilötietoryhmät

Henkilöasiakkaista kerätään seuraavia henkilötietoja: 

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet)
  • syntymäpäivä, passin numero, muut puhelinnumerot kuin matkapuhelinten numerot kotiosoite tai muu osoite
  • arvo, ammatti, koulutus, asuinmaa, äidinkieli, asiointikieli, tilinumero, edustuksen laatu ja valtuutus

  • tulliasioimiseen liittyvät tunnistenumerot

  • asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot.

Yritysasiakkaiden vastuu- ja yhteishenkilöistä kerätään seuraavia henkilötietoja:

  • etu- ja sukunimet, henkilötunnukset, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (matkapuhelimet)
  • arvo, ammatti, koulutus, asuinmaa, äidinkieli, asiointikieli, tilinumero, edustuksen laatu ja valtuutus

  • tulliasioimiseen liittyvät tunnistenumerot

  • asiointi- ja asiakastapahtumia koskevat tiedot. 

Erityisiin henkilötietoryhmiin (aiemmin käsitteellä arkaluonteiset henkilötiedot) kuuluvia henkilötietoja saattaa sisältyä asiakkaiden hakemuksiin tai niiden liitteisiin.

Henkilötietojen lähteet

Tullin lupapalveluihin asiakastietoja kertyy lupa- ja sanoma-asioissa asioinneista sekä tullauksesta, yritystarkastuksesta ja asiakaspalveluilta. Tietoja saadaan myös Tullin toimipaikkojen tulliselvityksiltä ja Tullin valvonnalta sekä muilta Tullin toiminnoilta Intran ”Tullimenettelyjen havaintotietoilmoitus” -lomakkeella saapuvina ilmoituksina. Henkilötietoja toimitetaan Lupapalveluihin myös Omat tiedot –palvelun muutospyyntölomakkeilla sekä asiakaskyselyihin annetuilla vastauksilla..

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Lupapalveluiden tietoja luovutetaan asianosaisille.

Lupapalveluiden tietoja voidaan luovuttaa Tullin sisällä muille Tullin toiminnoille virkatehtävän hoitamiseen liittyvästä perustellusta syystä.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa muille viranomaisille virkatehtävien hoitamiseksi viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain (21.5.1999/621) ja henkilötietojen käsittelystä Tullissa annetun lain (639/2015) mukaisesti. Tiedot annetaan silloin, kun tiedonsaantioikeudesta on säädetty laissa erityissäännöksin. Yleisimmin tietoja siirretään pyynnöstä seuraaville viranomaisille lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla:

  • Verohallinnolle verotuksen toimittamiseksi ja verovalvontaan
  • Poliisille rikosten selvittämiseen ja paljastamiseen, oikeus- ja yhteiskuntarauhan turvaamiseen sekä yleisen järjestyksen ja turvallisuuden ylläpitämiseen liittyviin tehtäviin.

Tietoja käsittelevät työtehtävissään Tullin lupa-asioiden käsittelijät sekä muut tietoja työtehtävissään tarvitsevat tullilaiset.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Luvan myöntämisen arviointiin liittyviä materiaaleja ja siihen liittyviä tietoja (Lupahallintajärjestelmän tiedot) on säilytettävä vähintään luvan voimassaoloaika ja sitä seuraavat kolme vuotta. Lupien voimassaoloajat ovat kuudesta kuukaudesta toistaiseksi voimassa oleviin. Vaatimus vähimmäissäilytysajasta perustuu komission täytäntöönpanoasetuksen (2015/2447) 13 artiklaan.

Lupapäätöksiä (Luparekisterin tiedot) säilytetään pysyvästi sähköisessä muodossa vuodesta 2016 alkaen. Säilytysaika perustuu Kansallisarkiston päätökseen 15.3.2018, KA/10021/07.01.01.03.02/2017.

Lupahakemuksia säilytetään lupapäätöksen antamisvuosi ja sitä seuraavat kuusi vuotta.

EORI- ja REX-rekisteröintien tiedot poistetaan järjestelmistä 10 vuoden kuluttua siitä päivästä, kun rekisteröinti on päätetty. Säilytysaika perustuu komission delegoidun asetuksen liitteeseen 12-01.

Tullin tiedonhallintasuunnitelmaan on kirjattu lupamenettelyiden asiakirjojen tarkemmat säilytysajat, jotka ovat 3-10 vuotta asiakirjatyypistä riippuen (tuonnin, passituksen, varastointien, erityismenettelyiden, yksinkertaistuslupien ja verotuksen lupamenettelyiden asiakirjat).

Lupapalveluiden muita tietoja säilytetään seuraavanlaisia aikoja: 

  • Asiakasrekisteröintien tietoja säilytetään rekisteröinnin voimassaoloajan ja seuraavat 6 vuotta.
  • Omat tiedot -palvelun kautta saapuvia toimipaikkatietojen muutospyyntöjä säilytetään luvan/rekisteröinnin voimassaoloajan ja seuraavat 6 vuotta.
  • Asiakaskyselyihin annettuja vastauksia säilytetään luvan/rekisteröinnin voimassaoloajan ja seuraavat 6 vuotta.
  • Henkilötietojen tarkastusraporttien tietoja säilytetään pysyvästi. 
  • Asiakkaiden sähköpostiosoitteista koottuja luetteloita säilytetään luvan/rekisteröinnin voimassaoloajan. 
  • Asiakaspalautteita ja niihin annettuja vastauksia säilytetään enintään kaksi vuotta.
  • Saavutettavuuspalautteita ja niihin annettuja vastauksia säilytetään pysyvästi.

Kun henkilötietojen säilytysaika on päättynyt, tiedot poistetaan Tullin normaalin käytännön mukaan vuosittain tehtävän läpikäynnin perusteella.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Sari Bjong
sari.bjong(at)tulli.fi