Tullin asiointipalvelujen kehittäminen

Tietosuojaseloste sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 679/2016 mukaiset tiedot rekisteröidylle luonnolliselle henkilölle siitä, miten rekisteröidyn henkilötietoja käsitellään silloin, kun hän on ilmoittautunut vapaaehtoiseksi asiakasosallistujaksi Tullin asiointipalveluiden kehittämisprojektiin. Rekisteröity voi edustaa itseään (ns. henkilöasiakas) tai työnantajaansa (ns. yritysasiakas).

Vapaaehtoisia osallistujia haetaan Tulli.fi-sivulla ja Tullin sosiaalisen median kanavissa olevien ilmoitusten avulla kevään 2022 aikana. Ilmoittautuneiden tietoja ei yhdistetä asiointitapahtumiin Tullin kanssa.

Rekisterinpitäjä

Tulli
Pasilan virastokeskus, Opastinsilta 12, 00520 Helsinki
PL 512, 00101 Helsinki
kirjaamo(at)tulli.fi
p. 0295 5299

Tietosuojavastaava

Katja Kapanen
tietosuoja(at)tulli.fi

Rekisterin yhteyshenkilö

Maarit Karhu
maarit.karhu(at)tulli.fi

Rekisterin tietosisältö 

Käsittely koskee seuraavia henkilötietoja:

  • sähköpostiosoite tai puhelinnumero
  • asiointikieli sekä ikä tai ikähaarukka (heterogeenisuuden varmistamiseksi)
  • tarvittaessa haastattelutallenne eli äänitiedosto.

Lisäksi ilmoittautumisvaiheessa kysytään osallistujan tullauskokemuksesta, jotta osallistujat voidaan rajata henkilöihin, joilla on aitoa käyttökokemusta Tullin palveluista. Tätä tietoa ei yhdistetä Tullin asiakastietoihin tai todellisiin tullaustapahtumiin.

Yritysasiakkaita edustavien luonnollisten henkilöiden vastauksiin voidaan yhdistää tieto työnantajayrityksen nimestä sekä muita yrityksen julkisia tietoja.

Käsittelyn oikeusperuste

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6. artiklan 1 a -kohta: Rekisteröity on antanut
suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

  • Asiakasymmärryksen kerääminen Tullin palvelujen kehittämiseksi 
  • Kehitteillä olevien Tullin palvelujen testaaminen näiden palveluiden oikeilla käyttäjäryhmillä

Tietojen säilytys ja luovuttaminen

  • Henkilötietoja säilytetään Tullin tietojärjestelmissä, joihin on rajattu pääsy myös Tullin sisällä.
    • Vapaaehtoiset osallistujat ilmoittautuvat ja lähettävät henkilötietonsa Webropol-järjestelmän kautta. Tämä ilmoittautuminen katsotaan suostumukseksi osallistua.
    • Henkilötietona kerättävää sähköpostiosoitetta käytetään, kun vapaaehtoinen osallistuja kutsutaan etänä tai paikan päällä Tullin tiloissa järjestettävään haastatteluun tai työpajaan. Tällöin sähköpostiosoite tallentuu Outlook-sähköpostiohjelmaan, jolla kutsut lähetetään. 
    • Etätilaisuudet järjestetään Skype-ohjelmalla, johon voi liittyä anonyymisti verkkoselaimen kautta.
  • Henkilötietoja käsittelevät vain kehittämistyössä mukana olevat virka- tai työsuhteiset Tullin työntekijät.
  • Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin rekisteröity henkilö on mukana tässä selosteessa tarkoitetussa kehittämisprojektissa, johon hän on itse ilmoittautunut mukaan. Henkilötiedot hävitetään, kun henkilö itse pyytää sitä, kyseinen kehittämisprojekti päättyy tai viimeistään 31.3.2024. Henkilötietojen poistoa voi pyytää osoitteesta maarit.karhu(at)tulli.fi tai anna.melgin(at)tulli.fi.
  • Edellä olevaan muodostavat poikkeuksen mahdolliset haastattelutallenteet. Ne hävitetään välittömästi, kun niiden sisältö on purettu.
  • Rekisteröidyn henkilön haastattelu- tai työpajatilanteessa itsensä kertomasta tai tuottamasta tiedosta tehtyjä koosteita, muistiinpanoja ja muita tuotoksia säilytetään kehittämisen kannalta tarpeellisen ajan. Kyseistä tietoa ei voi yhdistää rekisteröityyn eikä myöskään erottaa muiden vapaaehtoisten osallistujien tuottamasta tiedosta. 
  • Edellä mainittuja koosteita, muistiinpanoja ja muita tuotoksia voidaan käyttää muissa Tullin kehitysprojekteissa. 

Henkilötietojen luovutus

  • Henkilötietoja ei luovuteta Tullin ulkopuolelle. 
  • Henkilötietoja ei siirretä tai käsitellä Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Henkilötietojen tietolähteet

Henkilötiedot kerätään suoraan henkilöltä itseltään.

Täydennykset

Tietojen käsittelyä ohjaava lainsäädäntö sekä tarkennukset rekisteröidyn oikeuksiin ja henkilötietojen käsittelyn suojaamiseen on esitelty Tullin tietosuojaselosteiden pääsivulla.