Bokföring och rapportering vid tillfällig lagring

Innehavare av tillstånd att driva ett tillfälligt lager ska föra bok över de lagrade varorna på ett av Tullen godkänt sätt. Innan Tullen beviljar tillståndet kontrollerar den att bokföringen lämpar sig för ändamålet i fråga. Med hjälp av bokföringen övervakar Tullen driften av anläggningen samt identifieringen av varorna, varornas tullstatus och befordran av varorna.

Tullen kan låta bli att kräva vissa uppgifter om detta inte inverkar negativt på tullövervakningen och kontrollerna av varorna.

Bokföringens syfte och allmänna krav

Tullen kan ge tillstånd att lagra unionsvaror i anläggningen för tillfällig lagring, om det inte äventyrar tullövervakningen. Unionsvarorna ska skiljas åt från de tillfälligt lagrade varorna och deras tullstatus ska noteras i bokföringen.

Bokföringen består av bokföringsregistreringar och de verifikat som registreringarna grundar sig på. Tulldeklarationerna för hänförande till och avslutande av tillfällig lagring och övriga handlingar utgör en del av bokföringsmaterialet. Bokföringsverifikaten får vara i elektronisk form.

En elektronisk tulldeklaration eller ett annat verifikat som bifogas till bokföringen behöver inte vara ett formbundet pdf-dokument. Dokumenten eller de elektroniska uppgifterna ska vid behov kunna visas upp för Tullen.

Bokföringen ska ske i realtid och innehålla uppgifter om hur mycket och vilka varor som finns i det tillfälliga lagret.

Bokföringsmaterialet ska förvaras i sex år från utgången av det år då varorna hänfördes till ett tullförfarande eller återexporterades, förstördes eller överläts till staten.

Om lagerbokföringen och företagets huvudsakliga bokföring för tulländamål är separata bokföringar ska det finnas hänvisningar mellan dem för att det ska uppstå en verifieringskedja mellan noteringarna.

Om lagerhavarens bokföringssystem ändras efter beviljande av tillståndet, ska det nya bokföringssystemet godkännas av Tullen innan det tas i bruk.

Beakta följande

Deklaranten har arkiveringsskyldighet i fråga om dokument som hänför sig till tulldeklarationen. Om deklaranten inte har arkiverat förtullnings- eller överlåtelsebeslutet som hänför sig till deklarationen, kan Tullen på begäran skicka det till deklaranten i efterhand. För beslut som skickas separat uppbär Tullen en avgift enligt lagen om grunderna för avgifter till staten.

Varorna ska upptas i bokföringen per varupost och förpackningsslag, och dessa uppgifter får inte förändras under den tillfälliga lagringen så att varornas spårbarhet försvinner. Varorna ska tas ut ur lagret med samma kvantitetsenhet med vilken de lagts upp på lagret. Om varorna lagts upp på lagret i t.ex. lådor och antecknats så i bokföringen, kan de inte tas ut styckevis ur lagret, utom när varorna också antecknats i bokföringen styckevis.

Bokföringen i tillfälligt lager ska hållas och registreringarna anges på finska, svenska eller engelska även i det fall att varubeskrivningen vid transiteringen före lagringen angetts på något annat, i avgångslandet godkänt språk, t.ex. på holländska.

Det tillfälliga lagrets bokföring ska innehålla åtminstone följande uppgifter:

  1. Datum och referens gällande den deklaration med vilken varorna placerats i tillfälligt lager
    • den summariska (införsel)deklarationens MRN- och varupostnummer
    • transiteringens MRN-nummer
    • annat referensnummer (t.ex. transportdokumentets nummer i skattegränstrafiken på Åland)
  2. Datum och referens till deklarationen för avslutande av lagring:
    • MRN-nummer och eventuellt varupostnummer
    • nummer på överlåtelsebeslutet vid import
    • annat referensnummer (t.ex. referens till dokumentet som gäller förstöring av varor eller överlåtelse av varor till staten)
  3. Ankomstnummer eller annan valfri referensuppgift som lagerhavaren gett. Vid behov datum och identifieringsuppgifter för tull- och andra dokument.
  4. Varubeskrivning och kvantitet:
    • förpackningsuppgifter och eventuella identifieringsnummer, antal och slag
    • varornas kvantitet
    • sedvanlig handelsbeskrivning eller teknisk beskrivning
    • containeruppgifter (vid behov)
  5. Varornas förvaringsplats (åtminstone lagrets adress)
  6. Varornas tullstatus
  7. Uppgifter om de former av hantering som utförs för att bevara varorna i oförändrat skick
  8. Uppgifter om eventuella flyttningar (befordringar) av varor under tillfällig lagring

Uppläggning på lager:

  • T-transitering: kopia av transiteringsföljedokumentet
  • TIR-carnet: kopia av TIR-carnetens blad 2 (Volet 2) med eventuella bilagor
  • Summarisk införseldeklaration / Summarisk deklaration: en hänvisning till MRN-nummer och eventuellt varupostnummer i bokföringen räcker.

Uttag ur lager:

  • Import eller särskilt förfarande: överlåtelsebeslut gällande importen eller det särskilda förfarandet.
  • T1-transitering: Transiteringens MRN-nummer i bokföringen räcker, men Tullen rekommenderar att en kopia av följedokumentet samt eventuella lastspecifikationer bifogas till bokföringen.
  • TIR-carnet: kopia av TIR-carnetens blad 1 (Volet 1) med eventuella bilagor
  • Förstöring under tullens övervakning: beroende på fallet antingen ett förstöringsbevis som bestyrkts av Tullen eller ett överlåtelsebeslut för aktiv förädling.
  • Överlåtelse till staten: Dokument om överlåtelse till staten, bestyrkt av Tullen.

En anteckning om avslutande av förfarandet ska göras i lagerbokföringen senast när varorna lämnat det tillfälliga lagret. Lagerhavaren ska se till att de varor som tas ut ur lagret till sin mängd och art motsvarar uppgifterna i den tulldeklaration (t.ex. transiteringsdeklaration) som avslutar lagringen.

Observera att även om lagerhavaren gett en egen referens eller ett ankomstnummer för de varor som tagits emot i lagret kan denna uppgift inte användas som föregående förfarande i tulldeklarationen. Som föregående förfarande ska man använda rätt kod för handling, MRN-nummer och eventuellt varupostnummer.

Om någon av uppgifterna är felaktig, förblir deklarationen öppen i Tullens system, och hänförandet till förfarandet kan inte påvisas. Tullen ber innehavaren av tillståndet till tillfälligt lager om utredningar gällande de försändelser som enligt de uppgifter som Tullen erhållit inte har hänförts till något tullförfarande. När tillståndshavaren lämnar ut varor från lagret måste hen kontrollera att utlämningsdokumenten har rätt kod för föregående förfarande samt ett MRN och varupostnummer som motsvarar uppgifterna i bokföringen.