Bokföring och rapportering vid tillfällig lagring

Innehavare av tillstånd att driva ett tillfälligt lager ska föra bok över de lagrade varorna på ett av Tullen godkänt sätt. Innan Tullen beviljar tillståndet kontrollerar den att bokföringen lämpar sig för ändamålet i fråga. Med hjälp av bokföringen övervakar Tullen driften av anläggningen samt identifieringen av varorna, varornas tullstatus och befordran av varorna.

Tullen kan låta bli att kräva vissa uppgifter om detta inte inverkar negativt på tullövervakningen och kontrollerna av varorna.

Bokföringens syfte och allmänna krav

Tullen kan ge tillstånd att lagra unionsvaror i anläggningen för tillfällig lagring, om det inte äventyrar tullövervakningen. Unionsvarorna ska skiljas åt från de tillfälligt lagrade varorna och deras tullstatus ska noteras i bokföringen.

Bokföringen består av bokföringsregistreringar och de verifikat som registreringarna grundar sig på. Tulldeklarationerna för hänförande till och avslutande av tillfällig lagring och övriga handlingar utgör en del av bokföringsmaterialet. Bokföringsverifikaten får vara i elektronisk form.

En elektronisk tulldeklaration eller ett annat verifikat som bifogas till bokföringen behöver inte vara ett formbundet pdf-dokument. Dokumenten eller de elektroniska uppgifterna ska vid behov kunna visas upp för Tullen.

Bokföringen ska ske i realtid och innehålla uppgifter om hur mycket och vilka varor som finns i det tillfälliga lagret.

Bokföringsmaterialet ska förvaras i sex år från utgången av det år då varorna hänfördes till ett tullförfarande eller återexporterades, förstördes eller överläts till staten.

Om lagerbokföringen och företagets huvudsakliga bokföring för tulländamål är separata bokföringar ska det finnas hänvisningar mellan dem för att det ska uppstå en verifieringskedja mellan noteringarna.

Om lagerhavarens bokföringssystem ändras efter beviljande av tillståndet, ska det nya bokföringssystemet godkännas av Tullen innan det tas i bruk.

Beakta följande

Deklaranten är skyldig att arkivera dokument som hänför sig till tulldeklarationen. Om deklaranten trots detta inte har arkiverat förtullningsbeslutet eller beslutet om frigörande som hänför sig till deklarationen, kan Tullen på begäran skicka det till deklaranten i efterhand.

Du kan begära att få beslutet genom att skicka e-post till adressen arkisto(at)tulli.fi. För beslut som skickas separat uppbär Tullen en avgift enligt lagen om grunderna för avgifter till staten.

Tullen förvarar besluten om frigörande och förtullningsbesluten i sex år i sina egna arkiv. Tiden börjar räknas från utgången av det kalenderår då beslutet har fattats.

Varorna ska upptas i bokföringen per varupost och förpackningsslag, och dessa uppgifter får inte förändras under den tillfälliga lagringen så att varornas spårbarhet försvinner. Varorna ska tas ut ur lagret med samma kvantitetsenhet med vilken de lagts upp på lagret. Om varorna lagts upp på lagret i t.ex. lådor och antecknats så i bokföringen, kan de inte tas ut styckevis ur lagret, utom när varorna också antecknats i bokföringen styckevis.

Bokföringen i tillfälligt lager ska hållas och registreringarna anges på finska, svenska eller engelska även i det fall att varubeskrivningen vid transiteringen före lagringen angetts på något annat, i avgångslandet godkänt språk, t.ex. på holländska.

Det tillfälliga lagrets bokföring ska innehålla åtminstone följande uppgifter:

  1. Datum och referens för den deklaration med vilken varorna placerats i tillfälligt lager
    • den summariska (införsel)deklarationens MRN-referensnummer och varupostnummer
    • MRN-referensnummer, varupostnummer, nummer på transportdokumentet på undernivå (house), t.ex. konossementets eller underfraktsedelns (House Airway Bill) nummer, från deklarationen för tillfällig lagring samt vid behov transportdokumentets typ.
    • transiteringens MRN-referensnummer
    • annat referensnummer (t.ex. transportdokumentets nummer i skattegränstrafiken på Åland)
  2. Datum och referens till deklarationen för avslutande av lagring:
    • MRN-referensnummer och eventuellt varupostnummer
    • nummer på överlåtelsebeslutet vid import
    • annat referensnummer (t.ex. referens till dokumentet som gäller förstöring av varor eller överlåtelse av varor till staten)
  3. Ankomstnummer eller annan valfri referensuppgift som lagerhavaren gett. Vid behov datum och identifieringsuppgifter för tull- och andra dokument.
  4. Varubeskrivning och kvantitet:
    • förpackningsuppgifter och eventuella identifieringsnummer, antal och slag
    • varornas kvantitet
    • sedvanlig handelsbeskrivning eller teknisk beskrivning
    • containeruppgifter (vid behov)
  5. Varornas förvaringsplats (åtminstone lagrets adress)
  6. Varornas tullstatus
  7. Uppgifter om de former av hantering som utförs för att bevara varorna i oförändrat skick
  8. Uppgifter om eventuella flyttningar (befordringar) av varor under tillfällig lagring

Ange vid behov också typen av transportdokument på undernivå 

Om det i bokföringen inte finns någon egen punkt eller kolumn för transportdokumentets nummer ska också typen av transportdokumentet anges. Ange som typ av transportdokumentet på undernivå N714 för varor som anlänt sjövägen och N703 för varor som anlänt med flyg. Om du anger typen och numret för transportdokumentet på undernivå på samma ställe, t.ex. i punkten eller kolumnen för ytterligare uppgifter, ange dokumentets typ före numret.

Uppgifter om befordran av varor under tillfällig lagring

Om varor befordras under tillfällig lagring ska både det avsändande och mottagande lagrets bokföring innehålla uppgifter om befordran.  Dessa uppgifter är bl.a. MRN-referensnummer för deklarationen för tillfällig lagring efter befordran (FI377) samt uppgifter om transportdokumentet på undernivå och varupostnummer. 

Uppläggning på lager

  • T-transitering: kopia av transiteringsföljedokumentet
  • TIR-carnet: kopia av TIR-carnetens blad 2 (Volet 2) och dess eventuella bilagor
  • Summarisk införseldeklaration / Summarisk deklaration: MRN-referensnummer och varupostnummer

  • Deklaration för tillfällig lagring: MRN-referensnummer, varupostnummer och nummer på transportdokumentet på undernivå (house)

  • Befordran under tillfällig lagring, mottagande lager: MRN-referensnummer, varupostnummer och nummer på transportdokumentet på undernivå från deklarationen för tillfällig lagring efter befordran (FI377). 

     

Uttag ur lager

  • Import eller särskilt förfarande: beslut om frigörande vid import eller särskilt förfarande, meddelande om frigörande eller annat frigörandedokument som fastställts av Tullen
  • T1-transitering: Transiteringens MRN-nummer i bokföringen räcker, men Tullen rekommenderar att du bifogar en kopia av följedokumentet samt eventuella lastspecifikationer till bokföringen.
  • Befordran under tillfällig lagring, avsändande lager: MRN-referensnummer, varupostnummer och nummer på transportdokumentet på undernivå från deklarationen för tillfällig lagring efter befordran (FI377).
  • TIR-carnet: kopia av TIR-carnetens blad 1 (Volet 1) och dess eventuella bilagor
  • Förstöring under tullövervakning: beroende på fallet antingen ett förstöringsbevis som bestyrkts av Tullen eller ett beslut om frigörande för aktiv förädling.
  • Överlåtelse till staten: Dokument om överlåtelse till staten, bestyrkt av Tullen.

En anteckning om avslutande av förfarandet ska göras i lagerbokföringen senast när varorna lämnat det tillfälliga lagret. Lagerhavaren ska se till att de varor som tas ut ur lagret till sin mängd och art motsvarar uppgifterna i den tulldeklaration (t.ex. transiteringsdeklaration) som avslutar lagringen.

Observera att även om lagerhavaren i sin bokföring gett en egen referens eller ett ankomstnummer för de varor som tagits emot i lagret kan denna uppgift inte användas som föregående förfarande i tulldeklarationen. Som föregående förfarande ska man använda rätt kod för handling, MRN-referensnummer och eventuellt varupostnummer. Transportdokumentets nummer ska också anges för de försändelser för vilka det vid ankomsten ingetts en deklaration för tillfällig lagring (TSD).

Om någon av uppgifterna är felaktig, förblir deklarationen öppen i Tullens system, och hänförandet till förfarandet kan inte verifieras. Därför ber Tullen innehavaren av tillståndet till tillfälligt lager om utredningar gällande de försändelser som enligt de uppgifter som Tullen erhållit inte har hänförts till något tullförfarande. När tillståndshavaren lämnar ut varor från lagret måste hen kontrollera att utlämningsdokumenten har rätt kod för föregående förfarande, MRN-referensnummer och varupostnummer vilka motsvarar uppgifterna i bokföringen.