Arkivering av importförtullningsdokument

Varje importör (dvs. deklarant) ska ha hand om arkiveringen av förtullningsdokument då tulldeklarationen avgetts elektroniskt. Dessa dokument lämnas inte till Tullen för arkivering. Importdeklarationer som inlämnats i pappersform jämte bilagor arkiveras dock fortfarande vid Tullen.

Arkiveringsskyldighet

Importören eller ombudet har arkiveringsskyldighet i fråga om elektroniska importdokument. Importföretaget svarar för arkiveringen av dessa dokument om företaget

  • själv fungerar som EDI-avsändare
  • använder deklarationstjänsten för import
  • använder direkt ombud
  • använder direkt ombud med garantens ansvar.

Även om importföretaget i dessa fall svarar för arkiveringen kan företaget också ge den i uppdrag till ombudet. Privatpersoner har samma arkiveringsskyldighet som företag vid import.

Ombudet svarar för arkiveringen gällande sådana elektroniska importförtullningar där ombudet avgett importdeklarationer på importörens vägnar som indirekt ombud.

Dokument som ska arkiveras

Exempel på dokument som ska arkiveras är kommersiella dokument som hänför sig till tulldeklarationen och importen. Sådana är t.ex. fakturor, frakt- och transportdokument, ursprungsintyg samt dokument gällande ändringssökande.

Tullen kräver inte att importören ska arkivera förtullnings- eller överlåtelsebeslut, och ställer inte heller separata krav på arkiveringen av dessa. Deklaranten ska dock förvara och arkivera förtullnings- eller överlåtelsebeslut som denne fått från Tullen, om det i bokföringslagen eller annan lagstiftning förutsätts att dessa ska arkiveras. I bokföringslagen förutsätts det t.ex. att förtullningsbeslutet ska arkiveras, eftersom förtullningsbeslutet är en faktura.

Dokumenten kan arkiveras i elektronisk form eller pappersform. Ett tillstånd eller något annat dokument som en myndighet med sin underskrift, stämpel eller på annat motsvarande sätt bestyrkt ska dock alltid förvaras i ursprunglig pappersform. Detta krav gäller t.ex. för följande dokument som ska uppvisas för att man ska erhålla förmånsbehandling vid import:

  • FORM A-ursprungsintyg
  • EUR.1-, EUR-MED- och A.TR.-varucertifikat samt
  • av exportören i exportlandet undertecknade faktura- och ursprungsdeklarationer som inte innehåller den godkända exportörens tillståndsnummer.

Arkiveringsplats

Dokument i pappersform ska alltid förvaras i Finland, antingen hos importören eller enligt uppdrag t.ex. på en revisions- eller bokföringsbyrå eller hos ombudet. Förtullningsdokumentens tillförlitlighet, autenticitet, integritet och beviskraft ska bibehållas under hela arkiveringstiden.

Arkiveringstid

Förtullningsdokumenten ska förvaras i sex (6) år efter utgången av det kalenderår då beslutet om överlåtelse av varorna till importförfarandet fattades.

Ställande av dokument till Tullens förfogande

Tullen har rätt att granska förtullningsdokumenten, och de ska vid behov lämnas till Tullen utan dröjsmål på importörens bekostnad. Dokument som arkiverats i elektronisk form ska vid behov lämnas till Tullen i en allmänt använd lagringsform.

Om importören slutar med sin verksamhet eller går i konkurs ska arkiveringsmaterialet på importörens bekostnad överföras till Tullen för arkivering. Om ett företag till vilket arkiveringen enligt uppdrag har överförts slutar med sin verksamhet eller går i konkurs ska företaget överföra arkiveringsmaterialet till den uppdragsgivande importören.

Importörens kontaktperson i arkiveringsärenden

Importörens kontaktperson i tullärenden är även kontaktperson när det gäller arkiveringsärenden.

Importören på vars vägnar deklarationer avges elektroniskt kan månatligen få en förteckning över de förtullningar som ombudet haft hand om som direkt ombud eller som direkt ombud med garantens ansvar. Förteckningen innehåller uppgift om förtullningsbeslutets nummer, förtullningsdag, deklarant, speditör, referens och tilläggsreferens. En begäran om en sådan förteckning kan skickas till e-postadressen arkistoedi(at)tulli.fi. Handläggningstiden är 2–4 veckor. Tjänsten är avgiftsbelagd.

Beakta följande

Deklaranten har arkiveringsskyldighet i fråga om dokument som hänför sig till tulldeklarationen. Om deklaranten inte har arkiverat förtullnings- eller överlåtelsebeslutet som hänför sig till deklarationen, kan Tullen på begäran skicka det till deklaranten i efterhand. För beslut som skickas separat uppbär Tullen en avgift enligt lagen om grunderna för avgifter till staten.


Ta kontakt

Allmän rådgivning för företagskunder

Allmän rådgivning för företagskunder måndag–fredag per e-post kl. 8–16: [email protected]

Tullrådgivning


Vi vill utveckla vår webbplats tillsammans med våra kunder. Klicka på "Skicka utvecklingsförslag" nedan för att ge ditt utvecklingsförslag.

Skicka utvecklingsförslag