Lähetys- ja määrämaa määräytyvät tavaran fyysisen liikkumisen mukaan.
Poikkeuksena merikelpoisten laivojen ja lentokoneiden (omapaino yli 2000 kg) viennin määrämaa on jäsenmaa, johon taloudellisen omistusoikeuden saava yritys on sijoittautunut. Tuonnin lähetysmaa on jäsenmaa, johon taloudellisen omistussuhteen siirtävä yritys on sijoittautunut.
Lähetysmaa ja määrämaa ilmoitetaan seuraavia maakoodeja käyttäen (suluissa tilastoilmoitukseen sisällytettävät sekä ulkopuolelle jätettävät alueet):
Seuraavat Euroopan unionin alv-järjestelmän ulkopuolella olevat alueet eivät kuulu Intrastat-tiedonkeruujärjestelmän piiriin: Büsingenin alue (CH), Ceuta (XC), Melilla (XL), San Marino (SM), Vatikaanivaltio (VA), Andorra (AD), Gibraltar (GI), Agio O'ros (GR), Kanariansaaret (ES) sekä Ranskan merentakaiset departementit Reunion, Guadeloupe, Martinique, Ranskan Guyana (FR) ja Mayotte (YT).
Tiedot Suomen ja yllä lueteltujen alueiden välisestä kaupasta kerätään ulkokaupan tulli-ilmoituksista; ilmoituksessa käytettävä maakoodi on merkitty alueen nimen jälkeen.
Esim. 1: Tavaratoimitus Saksasta Suomeen ja lasku eri EU-maasta
Suomalainen yritys FI ostaa ruotsalaiselta yritykseltä SE tavaroita, jotka toimitetaan Suomeen Saksasta. Tuonnin lähetysmaaksi merkitään Saksa (DE), vaikka lasku tuleekin ruotsalaiselta yritykseltä.
Esim. 2: Tavaratoimitus Saksasta Suomeen
Tavarat lähetetään Saksasta ja ne kuljetetaan Alankomaihin laivattavaksi Suomeen. Lähetysmaa on Saksa (DE).
Esim.3: Tavaratoimitus Suomesta Ranskaan ja lasku eri EU-maahan
Suomalainen yritys FI myy ruotsalaiselle yritykselle SE tavaroita, jotka toimitetaan Suomesta suoraan Ranskaan. Viennin määrämaaksi merkitään Ranska (FR), vaikka lasku meneekin ruotsalaiselle yritykselle.
Esim.4:
Tavaratoimitus Saksasta Alankomaihin jalostettavaksi ja jalostuksen jälkeen valmiit tuotteet tuodaan Suomeen. Lähetysmaa on Alankomaat (NL).
Esim.5:
Tavaratoimitus Saksasta Alankomaihin kaupintavarastoon. Varastosta myydyt tuotteet toimitetaan Suomeen. Lähetysmaa on Alankomaat (NL).