Henkilötietojen käsittely viestinnässä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tullin viestinnän ylläpitämien tiedostojen sisältämien henkilötietojen käsittely perustuu asiakkaan suostumukseen. Viestinnässä henkilötietoja kerätään seuraavissa yhteyksissä:

• uutiskirjeet sisältäen sähköisten järjestelmien häiriötiedotteet ja palvelutoiminnan kehittämiskyselyt
• mediatiedotteiden jakelulista
• tiedotteiden tilauspalvelu
• tulli.fi-sivuston palautelomakkeet sekä evästeiden käyttö
• kutsuvieraslistat
• valokuvat, videot ja piirustukset.

Uutiskirjeiden tilauslomakkeella, käyttökatko- ja häiriötiedotteiden tilauslomakkeella ja tiedotteiden tilauslomakkeella kerätään tietoa uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähettämistä varten sekä Tullin asiakas- ja sidosryhmätiedotukseen, asiakaskyselyiden lähettämiseen Tullin asiakkaille ja sidosryhmille ja palvelutoiminnan kehittämiseen.

Tulli.fi-sivuston palautekanavan Miten kehittäisit tätä sivua kautta kerätään palautteita sähköpostilla sivustosta vastaaville.

Valokuvien, piirustusten ja videoiden henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on toiminnan dokumentointi ja siitä viesti-minen sekä kilpailuihin osallistuneiden palkitseminen.

Henkilötietoryhmät

Kaikissa edellä mainituissa yhteyksissä kerätään asiakkaan sähköpostiosoite. Tulli.fi sivuston evästeiden käytössä tallennetaan ip-osoite.

Valokuvissa, piirustuksissa ja videoissa voi olla seuraavia henkilötietoja: nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite sekä kilpailuihin osallistuneilta ikä.

Henkilötietojen lähteet

Asiakkaat itse välittävät sähköpostiosoitteensa viestinnälle. Kutsuvieraslistoissa tieto perustuu entiseen työsuhteeseen tai asiakas- tai yhteistyökumppanuuteen.

Tulli kuvaa ja videoi Tullin toimintaa sekä sellaisia tilaisuuksia ja tapahtumia, joissa se on mukana. Henkilöille, joita kuvataan tai videokuvataan yleisillä paikoilla tai yleisötilaisuuksissa ei erikseen kerrota kuvaamisesta, ellei henkilö ole kuva- tai videomateriaalista selvästi tunnistettavissa. Tällöin Tullin edustaja pyytää erikseen suullisen tai kirjallisen luvan käyttää kuvaa Tullin materiaaleissa.

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Viestinnän hallussa olevia henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin.

Viestinnän tukipalveluja voidaan mahdollisesti toteuttaa Yhdysvalloissa. Tulli varmistaa riittävän henkilötietosuojan sopimalla henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja käsittelystä henkilötietojen käsittelijän kanssa esimerkiksi EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen ja huolehtimalla, että henkilötietojen käsittely tapahtuu tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

Valokuvia ja videoita voidaan julkaista Tullin intranetissä, verkkosivuilla, sosiaalisen median kanavissa sekä painetussa materiaalissa. Verkkosivujen uutishuoneen ja mediatiedotteiden jakelussa kuvat ovat vapaasti median ja muiden käytettävissä. Sosiaalisen median kuvat ovat vapaasti kaikkien nähtävillä.

Henkilötietojen säilytys- ja poistoajat

Tulli.fi-sivustolla olevien lomakkeiden tietoja ei tallenneta sivuston julkaisujärjestelmään, vaan ne välitetään sähkö-postilla asian käsittelijöille.

Tilaaja voi milloin tahansa lopettaa uutiskirjeiden ja tiedotteiden lähetyksen tai peruuttaa luvan asiakaskyselyiden lähettämiseen viestintäpalvelussa olevan peruutuslinkin kautta, jonka jälkeen sähköpostiosoite poistuu lähetyslistalta.

Uutiskirjepalvelun tilaajan sähköpostiosoite poistuu palvelun tuottajan järjestelmästä seitsemän päivän kuluttua peruutuksesta. Lisätietoa järjestelmästä on Postiviidakon sivuilla.

Nettipalautteissa vapaaehtoisesti annetut yhteystiedot poistetaan vastaamisen jälkeen. Palautteet arkistoidaan ilman palautteiden lähettäjien tietoja.

Haluatko antaa palautetta -lomakkeella kerättävät tiedot, Kysy tullineuvonnasta (henkilöasiakkaat ja yritysasiakkaat) -lomakkeilla  kerättyjen tietojen käsittely on  kuvattu Asiakaspalvelujen tietosuojaselosteessa.

Mediatiedotteiden jakelusta lisätietoa löytyy epressin sivuilta.

Valokuvat on tallennettu Tullin tai Tullin yhteistyökumppanin tietokantoihin, pilvipalvelussa olevaan taitto-ohjelmaan ja museotietojärjestelmä Muskettiin. Valokuvia arkistoidaan myös paperitallenteina. Tullin tietokannoissa olevat kuvat ja videot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, ja niihin pääsevät vain käyttöoikeuden saaneet henkilöt. Keskeiset Tullin toimintaa koskevat valokuvat ja videot säilytetään pysyvästi. Kilpailuun osallistuneita materiaaleja säilytetään vähintään vuoden ja enintään viisi vuotta.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot
Mervi Korpiaho
viestinta(at)tulli.fi