Henkilötietojen käsittely Tullilaboratoriossa

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietoja käsitellään Tullilaboratorion eri tehtävissä, joita ovat:

• ohjaus- ja kehittämistehtävät
• Tullin kulutustavaroiden, elintarvikkeiden, polttoaineiden ja verotuksen valvontatutkimukset
• tutkimukset eri viranomaisten ja yritysten toimeksiannosta
• kasvisten vaatimustenmukaisuus- ja terveystarkastukset
• näytteenottotoiminto
• Tullilaboratorion laadunvarmistus.

Näiden lisäksi Tullilaboratorion järjestelmissä käsitellään henkilötietoja tuoteturvallisuusyksikön tehtävissä, joita ovat

• tuoteturvallisuusvalvontaan liittyvät viranomaistehtävät
• elintarvikelain, kuluttajaturvallisuuslain, kosmetiikkalain ja kemikaalilain nojalla tehtävät päätökset ja niis-tä johtuvat toimenpiteet.

Henkilötietoryhmät

Tullilaboratorion järjestelmiin tallennetaan tai voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

• yritysten ja yritysten henkilökunnan tietoja, kuten etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite ja y-tunnus
• lisäksi asiakkaiden ja Tullin henkilökunnan etu- ja sukunimi, yhteystiedot, kuten sähköposti, puhelinnumero ja osoite, sekä tarvittaessa ajoneuvon rekisterinumero ja kulkuneuvon rekisteritunnus.

Tullilaboratoriossa ja tuoteturvallisuusyksikössä henkilötietoja voidaan ryhmitellä seuraavasti:

• Tullilaboratorion ohjaus- ja kehittämistehtäviin liittyvät henkilötiedot
• Tullin näytteenottoon, kasvisten tarkastuksiin ja laboratoriotutkimuksiin liittyvät henkilötiedot
• Tullilaboratorion laadun ylläpitotehtävissä käytettävät henkilötiedot.
• tuoteturvallisuusyksikön päätösten ja ilmoitusten henkilötiedot, jotka ovat yritysten yhteyshenkilöiden tietoja

• palveluntuottajien henkilöt, jotka on hyväksytty työskentelemään Tullilaboratorion tiloissa.

Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan Tullin eri yksiköiltä/osastoilta, yrityksiltä tai henkilöiltä itseltään

Henkilötietojen säännölliset luovutukset

Tullilaboratorion tietoja luovutetaan Tullin valvontaosaston tuoteturvallisuusyksikölle, Ruokavirastolle ja Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle sopimusten mukaisesti. Yritykselle luovutetaan heidän omat tietonsa sovitun mukaisesti.

Tuoteturvallisuusyksikön tietoja luovutetaan Ruokavirastolle ja Turvallisuus- ja kemikaalivirastolle lakien ja viranomaistehtävien mukaisesti. Yritykselle luovutetaan heidän omat tietonsa sovitun mukaisesti.

Tietoja voidaan viranomaistehtävien hoitamiseen perustuen siirtää Tullin muille toiminnoille tai muille osapuolille, joita ovat Verohallinto, poliisi, ympäristöministeriö, kunnat, Valvira, Terveyden ja hyvinvoinnin laitos ja Fimea. Lisäksi tietoja voidaan siirtää Kansallisarkistoon siltä osin, kuin ne on määrätty pysyvästi säilytettäviksi.

Tullilaboratorion ja tuoteturvallisuusyksikön henkilötietoja käsittelevät Tullilaboratorion ja tuoteturvallisuusyksikön ne työntekijät, joilla on pääsy Tullilaboratorion käyttämiin tietojärjestelmiin.

Henkilötietojen säilytys ja poistoajat

Tullilaboratorion prosessin kautta kertyneitä henkilötietoja säilytetään lakisääteisten velvoitteiden ja toimeksiannoissa sovittujen mukainen aika, joka on 6–25 vuotta.

Mikäli lakisääteinen henkilötietojen säilytysperuste on lakannut, tiedot poistetaan Tullin normaalin käytännön mukaan vuosittain tehtävän läpikäynnin perusteella.

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö ja lisätiedot

Arto Mustonen

arto.mustonen(at)tulli.fi

Points to consider