Valtuutetun antajan varustamon tavaraluettelo tai muu unioniaseman todistava asiakirja pitää toimittaa tavaran vastaanottaneelle väliaikaisen varaston pitäjälle. Varastonpitäjä voi luovuttaa tavaran tätä asiakirjaa vastaan ja poistaa sen väliaikaisen varaston kirjanpidosta. Varastonpitäjän täytyy liittää asiakirja kirjanpitoonsa todisteeksi tavaran unioniasemasta.
Väliaikaiselle varastolle toimitettavaan asiakirjaan täytyy lisätä tavaroista annetun saapumisen yleisilmoituksen viitenumero (MRN) sekä ilmoituksen tavaraeränumerot tai väliaikaisen varastoinnin ilmoituksen viitenumero (MRN), alatason kuljetusasiakirjan viite sekä ilmoituksen tavaraeränumerot.
Varastonpitäjän on lähetettävä unioniaseman osoittavat asiakirjat Tullille sen jälkeen, kun tavaroista on annettu saapumisen esittämisilmoitus. Asiakirjat pitää lähettää skannattuina sähköpostiin unioniasema(at)tulli.fi. Asiakirjoja voi lähettää kootusti esimerkiksi kalenteriviikon ajalta, enintään kuitenkin yhdeltä kalenterikuukaudelta kerrallaan.