Tuontitullauksen asiakirjojen arkistointi

Jokaisen tuojan eli tavaranhaltijan on huolehdittava tullausasiakirjojen arkistoinnista, kun tulli-ilmoitus on annettu sähköisesti. Asiakirjoja ei toimiteta Tulliin arkistoitaviksi. Sen sijaan paperisena annetut tuonti-ilmoitukset liitteineen arkistoidaan yhä Tullissa.

Arkistointivelvollisuus

Sähköisten tuontiasiakirjojen arkistointivelvollisia ovat tuoja tai asiamies. Tuojayritys on vastuussa sähköisen tuontitullauksen asiakirjojen arkistoinnista, jos tuoja

  • toimii itse EDI-lähettäjänä
  • käyttää nettituontia
  • käyttää asiamiestä suorana edustajana
  • käyttää asiamiestä suorana edustajana takaajan vastuulla.

Vaikka tuojayritys näissä tapauksissa on vastuullinen arkistoinnista, tuoja voi antaa toimeksiannon arkistoinnista myös asiamiehelle. Myös yksityishenkilöllä on tuonnissa sama arkistointivelvollisuus kuin tuojayrityksillä.

Asiamies on vastuussa sellaisten sähköisten tuontitullausten arkistoinnista, joissa asiamies on antanut tuonti-ilmoituksen tuojan puolesta välillisenä edustajana.

Arkistoitavat asiakirjat

Arkistoitavia asiakirjoja ovat kaikki tullausasiakirjat ja tuontiin liittyvät kaupalliset asiakirjat. Näitä ovat esimerkiksi tullaus- ja luovutuspäätös, kauppalasku, rahti- ja kuljetusasiakirjat, alkuperäselvitykset sekä muutoksenhakuun liittyvät oikaisupäätökset.

Asiakirjat voidaan arkistoida sähköisesti tai paperitallenteina. Ainoastaan viranomaisen allekirjoituksellaan, leimalla tai muulla vastaavalla tavalla vahvistettu lupa tai muu asiakirja on arkistoitava paperitallenteena.

Arkistointipaikka

Paperitallenteiset asiakirjat on arkistoitava aina Suomessa joko tuojan tiloissa tai toimeksiannon perusteella esimerkiksi tili- tai kirjanpitotoimistossa tai edustajan tiloissa. Tullausasiakirjojen luotettavuuden, alkuperäisyyden, eheyden ja todistusvoimaisuuden on säilyttävä koko arkistointiaika.

Arkistointiaika

Tullausasiakirjat on arkistoitava kuusi (6) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jolloin päätös tavaroiden luovuttamisesta tuontimenettelyyn on tehty.

Asiakirjojen antaminen Tullin käyttöön

Tullilla on oikeus tarkastaa tullausasiakirjat, ja ne on tarvittaessa toimitettava Tulliin viivytyksettä tuojan kustannuksella. Sähköisesti arkistoidut asiakirjat on tarvittaessa toimitettava yleisesti käytössä olevassa tallennusmuodossa.

Jos tuoja lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, arkistoitava materiaali on siirrettävä tuojan kustannuksella Tulliin arkistoitavaksi. Jos arkistointitoimeksiannon saanut yritys lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, sen on siirrettävä arkistomateriaali toimeksiannon antaneelle tuojalle.

Tuojan arkistoyhteyshenkilö

Tuojan tulliasioiden yhteyshenkilö toimii myös arkistoinnin yhteyshenkilönä.

Tuoja, jonka puolesta ilmoituksia annetaan sähköisesti, voi saada kuukausittain listauksen niistä tullauksista, jotka asiamies suorana edustajana tai suorana edustajana takaajan vastuulla on tehnyt. Palvelu on maksullinen. Listauspyynnön voi lähettää sähköpostiosoitteeseen arkistoedi(at)tulli.fi.

Read more
Contact us
Customs Information Service, Business customers
Monday to Friday 8 am–4 pm

Contact Customs Information

The cost of a call from a landline or mobile phone subscription is 0 cents/min + local network charge/ standard mobile rate.


Keywords

Help us improve our site content

We want to improve our service, which is why your feedback is valuable to us. If you have ideas on how our web services could be developed further or if you wish to give us feedback, please let us know.

Send feedback