19/2009, JS/AH
Tullihallitus Määräys
Dnro
19/010/09
Antopäivä
12.2.2009
Säädösperusta
Tullikoodeksi 77 artikla 2 kohta
Tullilaki 4 § 2 momentti
Voimassaoloaika 6.3.2009 lukien toistaiseksi
Kohderyhmät
Tullilaitoksen aluehallinto, viejät ja näiden asiamiehet
1. Itsearkistoinnin pääperiaatteet
Jokaisen viejän, joka antaa tai jonka puolesta vienti-ilmoitukset annetaan sähköisesti Suomen Tullille, on itse huolehdittava vientitullaukseen liittyvien kaupallisten asiakirjojen (jäljempänä: vientiasiakirjat) arkistoinnista. Asiakirjoja ei toimiteta Tullille, elleivät säädökset tai tulliviranomainen näin erikseen määrää. Viejän on kuitenkin huolehdittava vientiasiakirjojen arkistoinnista samalla huolellisuudella kuin tulliviranomainen hoitaa omia arkistojaan.
Viejän itsearkistoinnin edellytyksenä on, että ao. viejällä on suomalainen y-tunnus. Niissä tapauksissa, joissa Tulli poikkeuksellisesti sallii toiseen EU-maahan sijoittautuneen viejän tehdä vientiselvitys Suomessa, on tällaisen yrityksen toimitettava Sähköiseen tullauskeskukseen kaikki kyseiseen vientitullaukseen liittyvät asiakirjat: kauppalaskut, mahdolliset vientiluvat ja muut säädösten määräämät tai Tullin vaatimat asiakirjat
2. Arkistointipaikka
Vientiasiakirjat on arkistoitava viejän luona, jollei toimeksiannon perusteella arkistointia ole siirretty esimerkiksi tili- tai kirjanpitotoimiston tai edustajan tehtäväksi.
3. Arkistoaineiston säilytystapa
Vientiasiakirjat voidaan säilyttää asiakirjamuodossa paperitallenteina tai kirjanpitolain mukaisesti koneellisella tietovälineellä. Viranomaisen allekirjoituksellaan, leimallaan tai muulla vastaavalla tavalla vahvistama lupa tai muu asiakirja on kuitenkin säilytettävä alkuperäisenä asiakirjana. Koneellisella tietovälineellä säilytettävät asiakirjat on voitava tarvittaessa saattaa selväkieliseen muotoon ja tulostaa paperille.
Viejän on arkistoitava vientiasiakirjat niin, että asiakirjojen luotettavuus, alkuperäisyys, eheys, käytettävyys ja todistusvoimaisuus säilyvät, ja pidettävä arkistonsa asianmukaisesti suojattuna ja järjestettynä.
4. Asiakirjojen antaminen Tullin käyttöön
Tulliviranomaisen on voitava tarvittaessa tarkastaa vientiasiakirjat vaivattomasti ja ilman aiheetonta viivytystä. Viejän tulee pyydettäessä saattaa vientiasiakirjat omalla kustannuksellaan tulliviranomaisen hyväksymään muotoon ja toimittaa ne viivytyksettä Tulliin. Tulliviranomainen voi vaatia koneellisella tietovälineellä säilytettyjen vientiasiakirjojen toimittamisen Tulliin yleisesti käytössä olevassa tallennusmuodossa.
Jos viejä lopettaa toimintansa tai yritys menee konkurssiin, konkurssipesän tulee omalla kustannuksellaan siirtää arkistoitava materiaali Tulliin arkistoitavaksi. Jos yritys, jonne arkistointi on toimeksiannon perusteella siirretty, lopettaa toimintansa tai menee konkurssiin, yrityksen tulee siirtää arkistoitava materiaali toimeksiannon antaneelle viejälle arkistoitavaksi.
5. Vientiasiakirjojen säilyttäminen
Viejän on säilytettävä vientiasiakirjoja kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jona päätös tavaroiden luovutuksesta vientimenettelyyn on tehty.
6. Muut arkistointivelvoitteet
Tämän määräyksen lisäksi on noudatettava, mitä asiakirjojen ja tietojen säilyttämisestä muualla säädetään tai määrätään.
